管理者的管理工具

　　目標受眾坦率他說，沒有人需要從頭至尾通讀本書，就象沒有人會去逐字逐頁地閱讀字典一樣，這也是我寫這本書的主要原因之一。目前，管理人員肩上的壓力空前加重，在工作中總是因為時間緊迫和壓力過大而感到無所適從。本書直接反映出眾多管理者和決策者的心聲，他們期望對自己面臨的眾多管理理念進行實戰(zhàn)總結，也就是對大量有效的管理方法進行簡單而實用的概括，以便提高整個團隊人員的工作效益。讓我們再回到先前的問題上，并不是人人都必須閱讀這本書，因為您可能沒有太多的時間。您所需要做的就是把它放在手邊，在遇到問題或需要回顧以前曾使用過的方法時馬上拿出來翻一翻。所得所獲這本書是我們在工作過程中經(jīng)驗教訓的精華提煉，參考了我們解決問題和闡述觀念時所使用的各種不同方法。其中一些方法是我們自己的經(jīng)驗所得，而更多的則來源于業(yè)界經(jīng)驗和學術研討。下面我將圍繞三個目標來闡述這些方法：一、從眾多類別的方法中精選出對實踐工作確實有效的方法。二、提供適應于解決各種商業(yè)問題的一系列方法。三、采用便于快速查詢和使用的排版格式介紹各種方法本著這些原則，在本書中我盡可能地減少了對各種方法的理論性介紹，而是用大量的篇幅講解如何正確地使用這些方法，以及根據(jù)我們自己的使用經(jīng)驗總結的在應用時應注意的事項。另外，我還為很多方法提供了模板和圖表，以便讀者在需要時直接拷貝使用。對于有源可溯的那些方法，我都盡可能在參考書目中列出了這些方法的原著和其他與該方法相關的材料，為需要深入了解這些方法的讀者提供方便。組織結構本導言的其它部分介紹了以下內(nèi)容。首先介紹了各種方法的排版格式，其次將所有的方法羅列在參照表格上，并講解了如何使用這些表格迅速找到行之有效的方法，最后討論了使用各種方法的一些注意事項和技巧，其余部分則是各種方法的詳細介紹。排版格式為使本書盡可能地簡單易用，我采用了標準排版格式來介紹這些方法。盡可能將方法的相關論述編排在同一頁上，而在相對應的另一頁上則列出該方法的表格范例。這種排版格式便于讀者將其影印下來以備個人所用。下面介紹描述這些方法的版式結構的各組成部分。方法名稱很明顯，這里所說的就是這些方法的名稱，遺憾的是，許多方法的存在由來已久，因此不斷有人對它們進行不同程度的修改，這使得那些完全相同或十分類似的方法常常被冠以各種不同的名稱。在這些情況下，我采用的是該方法最具代表性的名稱，在索引中也提供了這些方法的其它名稱。使用時機當然，您可以隨時選用任何一種方法。但是，如果您以前沒有使用過某種方法，那么在選用這種方法時，您從中得到一些該方法何時適用的啟示也是非常有益的。受益比照本節(jié)將簡要闡明您通常所期望取得的各種效果，從而幫助您決定哪種方法對您來說是行之有效的。創(chuàng)益時限使用一種方法，需要多少時間才能創(chuàng)造出預期的生產(chǎn)效益，這在本節(jié)中將做出粗略的估計。當然，這只能作為一種參考，因為使用這種方法的方式不同，所需的時間也不盡相同。所需人數(shù)此項在于提示讀者如何才能更有效地使用各項方法。簡單他說，就是告訴您某一方法是用于團體時，還是僅用于個人時才能發(fā)揮最大的作用。所需工具背景資料的最后一部分內(nèi)容為您介紹了對于方法的使用能起幫助作用的相關工具，以便您在使用前做好充分準備。執(zhí)行步驟這部分為您詳細介紹了使用方法的技巧和步驟。具體的運用手法被盡可能地分解成了多個簡單易懂的步驟。盡管這部分的內(nèi)容看上去并不多，但它所涵蓋的信息足以讓您在方法的使用上運用自如。實用范例為了能進一步幫助您了解方法的使用，對每一方法的介紹都包括了一個范例，形象地介紹其使用方法。實踐練習如果在看了對使用方法和范例的介紹后，您還不能很好地掌握某一方法，可以試著做一個簡單的練習。就像正規(guī)的方式一樣，通過先告訴您該怎么做，再加以演示，然后讓您獨立去試著完成，這樣您就能夠進一步認識到如何才能更有效地使用這種方法。關鍵所在這部分中列出了使用時的許多要點，以備您在使用方法時牢記在心。其中一部分涉及到使用方法的理論問題。但大多數(shù)要點所涉及的內(nèi)容與使用中的實際問題緊密聯(lián)系。附加說明這部分內(nèi)容包括了與方法有關的其它一些附加說明，例如方法本身存在的局限性。其它信息在最后一部分中，我盡可能地列出了所引用原著的出處，并為您介紹在哪里能獲得進一步的信息。提示（在"文件卡"中）最后，我給出了大量額外的提示，以便于您對方法的使用。這些建議覆蓋了一定的范圍，包括使用方法的多種途徑以及需要避免的一些問題等。方法查找我最初考慮寫作本書時，最關心的一個問題就是要保持其有效性。憑借自身的經(jīng)驗以及與實踐中的管理者的討論，我認識到，解決持續(xù)有效性的關鍵就在于能否為一項工作迅速找到適合的方法。嘗試了大量用于查找方法的方案后，我決定選擇三種方案來滿足不同的需要。它們是：方案矩陣。日常矩陣和索引。項目矩陣項目矩陣針對不同的項目為管理者推薦適用的工具。矩陣的縱軸列出了公司中主要的項目類型，比如經(jīng)營戰(zhàn)略、銷售及市場營銷、制造、客戶服務和供應鏈、質(zhì)量管理、設計以及信息技術等。矩陣橫軸列出了項目的各個階段。當然，不同的項目所經(jīng)歷的階段可能會各不相同，但根據(jù)經(jīng)驗，大多數(shù)項目都會經(jīng)歷6個基本的階段。第一階段是項目定義階段，其目的是確定項目目標。第二階段是問題分析階段。一旦目標確定，就可以對該項目涉及領域的企業(yè)內(nèi)部情況和企業(yè)外部環(huán)境進行分析。第三階段是方案設計階段。主要任務是根據(jù)問題分析結果提出備選方案，在比較理想的情況下，此階段應該能夠產(chǎn)生比較多的方案以供選擇。第四階段是方案選擇階段，其任務是從眾多的備選方案中選擇一個最佳方案。第五階段是方案實施階段。第六階段是反饋評估階段。該矩陣可以通過兩種方式來使用。第一種，當你所面臨的任務屬于某一特定項目階段時，你可以通過查項目矩陣，快速地找到可以幫助你解決該問題的工具或方法，比如，當你面臨的任務是從多個戰(zhàn)略計劃提案中選擇最佳提案，那么此項任務對應的矩陣橫軸的位置應該是"方案選擇"，對應的矩陣縱軸的位置應該是"經(jīng)營戰(zhàn)略"，在矩陣中，由以上的橫軸和縱軸位置確定了一些數(shù)字編號，這些編號代表了本書中提供的可以用來解決"經(jīng)營戰(zhàn)略方案選擇問題"的工具或方法。比如其中有一個數(shù)字為26，在書中找到序號為26的方法，這是一張"成就效果圖"，它也許能夠幫助您解決所面臨的任務：從多個戰(zhàn)略計劃提案中選擇最佳提案。第二種，當你所面臨的任務是一個完整的項目時，比如你正在領導一個"質(zhì)量改進"項目，那么，你通過查看項目矩陣中橫軸為"質(zhì)量管理"的所有數(shù)字編號，就可以找到該項目運行的每一階段所對應的工具和方法。日常矩陣與第一種矩陣使用于特定項目相反，第二種矩陣模式是基于各種日常管理問題來對方法進行分類。具體分類如下：分析：此欄中列出的方法可以幫助您進行情景分析。其中一些偏重定量或財務分析，其它則主要用于促進討論。創(chuàng)造力：此欄中所列方法有助于新的觀念、解決方案及產(chǎn)品的開發(fā)，尤其適合賦予老問題以新的看法。解決問題：此欄中所列方法針對特定問題，找出解決辦法。交流：此欄中所列方法有助于讓別人清楚了解您所要傳達的信息。其中一些還能為有效交流提供特別指導。其它方法則對加深理解很有幫助。時間安排：這里的方法能幫助您有效地利用時間。其中一些可幫助您提高做事的主次劃分能力，從而收到最大效益。其它則有助于確認浪費的時間及精力。項目計劃，此欄中所列方法有助于各種類型項目管理活動。提高效率：許多管理人員非常注重其經(jīng)營效率及有效性。這些方法可用來幫助分析問題，提高效率。外部的改進措施：主要是指就經(jīng)營的外部環(huán)境作出一些改進，例如，致力于改進與供應商或客戶間的關系。銷售與市場營銷：這些方法可以幫助您更好地理解客戶的需求。另外也有助于審視產(chǎn)品范疇及有關廣告、定價和分銷的手段。討論切人點：此欄中多數(shù)方法可用于發(fā)起討論，尤其有利于發(fā)起旨在增進理解的討論。戰(zhàn)略：最后一欄所列的方法有助于分析您所處的商業(yè)環(huán)境，為未來發(fā)展提供依據(jù)。在用此矩陣尋找合適的方法時，首先應找到與您所需相符的屬類，接著順著該列向下搜索。找到帶有"X"標記的方法項。這些方法應該能針對您目前的特定情況提供相應幫助。一般地，每一列中會有許多符合條件的方法項。因此，為進一步精簡搜索結果，看該方法項是否也被列入其它相關屬類。這樣能幫您找出最符合條件的方法。例如，要找一個簡單的方法來協(xié)助一個小團隊去解決生產(chǎn)車間中的質(zhì)量問題。您可能會確定"解決問題"為最符合條件的屬類，然后從該屬類中尋找方法。因為列出的方法數(shù)量很多，您必須進一步精簡搜索結果。在此例中，您的目標是想找一個適合團隊合作的方法，這就表示凡是有助于增進彼此交流的方法就應有些幫助。同樣，因為這個團體對于解決問題方面沒有經(jīng)驗，他們也許會希望得到些關于如何有創(chuàng)意地找到解決方案的幫助。經(jīng)過分析，您就可以尋找同時符合"解決問題"、"交流"、"創(chuàng)造力"這幾項條件的方法，得出的結果為方法16："扇形概念圖"。索引最后一種方法是索引。如果您對一些特定方法早已熟知，或他人向您推薦一種方法，或對某些方法的了解是基于它們的名稱，該方法會比較適合您。這里，您只需在索引中按字母順序進行簡單搜索即可。使用竅門導言的最后一部分介紹了一些有助于成功使用方法的小竅門。這也是專門為那些在實際應用過程中缺少經(jīng)驗的使用者而準備的。方法類型書中列舉的大量方法大致可歸為下列幾類：框架式、流程圖式。目錄式、分格式、表各式、曲線圖式、圖解?？蚣苁酱祟惙椒ㄊ亲罹呔C合性的。它們往往是由一系列更小的方法組成的完整的方法論，能夠考慮到問題的各個方面。此方法的代表類型是方法82："戰(zhàn)略框架"。而它們的缺點是不如您自己進行方法組合靈活。流程圖式此類方法類似于框架式方法，因為它們都為解決問題提供了一個系統(tǒng)的方法。無論您對于借助方法開展工作還很陌生，或希望保持連貫性，還是僅希望以系統(tǒng)的方式工作，流程圖式方法會很有幫助的。此類方法的代表為方法21："以客戶為中心"。以"循序漸進"法來描述方法的使用，使此種方法與框架式方法很類似。不過流程圖方法的缺點是限制了使用者的創(chuàng)造力。目錄式目錄類方法看起來很簡單，往往只表現(xiàn)為一個基本的清單格式。但其實每一個目錄都包含了與主題相關的最重要的問題。因此，通過它可最大限度地減少出錯的幾率。此類方法也能為旨在增進理解的群體討論中提供討論的切人點。代表方法是79："創(chuàng)新與機遇的來源"。分格式圖此類方法與目錄類方法相似，但它還將涉及的問題與其它因素聯(lián)系起來。例如方法65："產(chǎn)品：市場分析"同時以"競爭性"與"復雜性"為軸。這些軸可用來確認適用于一個公司的各種特征。此類方法能夠幫助您對問題進行思考并展開討論，還可以幫助您將觀點闡述給聽眾，這種方法的缺點通常是過于簡單化及大眾化。表格式表格式方法一般比分格式和目錄式方法要更完整。它們促使您針對與主題有關的最重要的問題進行思考，同時提供與這些問題有關的分類選擇或方案。它的代表是方法49："生產(chǎn)基準"。它的缺點是有時過于繁瑣。曲線圖曲線圖方法一般是為表達一個特定的概念，而并非為提供詳細的答案而制。它有助于對人們闡述新觀點以及對設想提出挑戰(zhàn)，此類方法的典型是方法87："技術與人"。圖解與統(tǒng)計數(shù)據(jù)式此類方法為處理大量數(shù)據(jù)而設。以圖表格式反映數(shù)據(jù)更容易使人們理解。其它的統(tǒng)計方法能幫您對信息及其蘊涵的意義作出客觀判定。例如方法63號："程序控制圖解"。此類方法的不足之處在于它們有時將使用者的注意力脫離問題的實質(zhì)，尤其是在沒有真正理解的狀態(tài)下。方法是您工作的助手，并非前進的檔路石書中所列的方法在很大程度上與您在家自己動手做事（DIY）很相似。換句話說，它們都是為簡化工作而設的。例如，您新買了一個電動剝墻紙器，卻發(fā)現(xiàn)還不如舊的手工鏟好使，您就會把它退回給商店。當使用商務方法時，您也應有這種心態(tài)。別強迫自己使用那些廣受贊譽，卻對您的工作沒有多大幫助的方法。不同的方法適合不同的環(huán)境正如您可從前面的列表中看到的，本書包含了許多不同類型的方法，每一種都有其各自的優(yōu)缺點。因此它們只會適用于某些特定而并非所有的情況。再回到DIY方法的例子上，錘子和釘子可以有效地將木頭一點點地釘?shù)交h笆上，但若要將鏡子鑲在浴室的瓷磚墻上，它們就無能為力了。所以一種方法在某個項目上使用極為成功，而在另一個項目上并未有所幫助，這是不足為怪的。方法的用途不拘一格有時方法也會以其非設定的方式發(fā)揮很好的作用。您有沒有用螺絲刀開過油漆罐呢？關鍵在于，方法的使用能夠簡化工作，至于其是否有某些設定的用途，又有什么關系呢？方法的多種環(huán)境使用性與上述論點相似，許多方法的使用不局限于一個環(huán)境。這在策略及營銷類方法中體現(xiàn)得更為明顯。比如，您可以使用方法91："展望未來"對某一產(chǎn)業(yè)做整體觀察。您也可以用它來衡量自己部門的發(fā)展，甚至進一步聚集于自己的事業(yè)。如果它有助于您理解身邊發(fā)生的事情，怎么用都可以。不要讓方法替您做決定另一點需要牢記的是，不管使用什么方法，方法本身不會告訴您不應該怎么做。它們只會為您指出在哪些領域的操作風險大，或對您在某些地方從事不同尋常的嘗試提出警告。而您的工作就是去決定風險是否可以接受，或者是否能降低到可接受的程度。方法只是為了更有利于問題的提出，并發(fā)起適當?shù)挠懻?。人人都有各自的偏愛，就好象方法在特定環(huán)境下的功效有好有壞一樣，不同的人使用同一種方法也會產(chǎn)生不同的效果，尤其是在團體合作時要特別注意這一點。千萬記住，不能僅僅因為您偏好使用某種方法就將其強加于一個團體。如果它確實增加了大家工作的難度，那就試試別的。關于此書的使用這一部分主要傳遞的信息是，如果手頭上有大量方法可供選擇的話，您就很容易找到較適合的一種。令人欣慰的是，現(xiàn)在您已經(jīng)得到了這本書，也就是說您將會很容易找到所需的方法。因此請盡量把它隨身攜帶，別嫌麻煩，遇到問題時拿出來翻一翻。如果它所提供的方法有助于工作的順利進行，那是再好不過了。當然，如果您對這些方法都很熟悉，那一切將會更簡單，只需偶爾參考一下。那么，為什么不把翻看書中范例，以求得到符合您工作實際的方法的做法養(yǎng)成一種習慣呢？相信到真正需要時，這種習慣會給予您很大幫助的。不管怎樣，非常感謝您能購買本書。我希望您能夠享受其中的樂趣，我相信只要用智慧、用心去使用它，一定會使您自己、您的團隊和您的公司的業(yè)績發(fā)生改觀的。

　　蘇珊娜·特納博土擁有并經(jīng)營著波坦察有限公司。這是一家咨詢服務公司，主要從事開發(fā)組織內(nèi)個人的潛力。特納博士還與沃威克大學臺作參與了高級和中級管理工作的改進。她以前曾分別擔任過Anderson Consu-ltingComputervision以及Rossm-ore Dempsey公司的顧問。作者與大到全球公司、小到平民百姓之間都存在著普遍的臺作關系。