檔案管理現(xiàn)代化：檔案管理中技術(shù)革命進(jìn)程的動(dòng)態(tài)審視

　　第四章現(xiàn)代化檔案管理環(huán)境——硬件設(shè)備的配置實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要建立一個(gè)良好的檔案信息處理環(huán)境。這個(gè)環(huán)境是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為核心，以通信系統(tǒng)為支柱，配置各種以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的自動(dòng)化管理設(shè)備，包括各種輸入輸出設(shè)備、海量存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備、各種接口設(shè)備以及各種計(jì)算機(jī)軟件，包括系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、各種程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言、各種辦公信息處理的支撐軟件、各種事務(wù)處理的應(yīng)用軟件等。因此，建立現(xiàn)代化檔案管理環(huán)境，實(shí)質(zhì)上就是從檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)和建設(shè)規(guī)模的大小出發(fā)，合理選配以計(jì)算機(jī)為核心的硬件結(jié)構(gòu)和軟件系統(tǒng)。本章講述的是硬件環(huán)境的建立。與檔案管理現(xiàn)代化最為密切的硬件設(shè)備有計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、海量存儲(chǔ)設(shè)備、輸人輸出設(shè)備，還有日常的自動(dòng)化辦公設(shè)備。第一節(jié)計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)一、計(jì)算機(jī)對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的重要性與任何管理行為一樣，檔案管理現(xiàn)代化首先是以信息處理計(jì)算機(jī)化為開(kāi)端的。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的建立與發(fā)展的重要性主要體現(xiàn)在：第一，計(jì)算機(jī)是檔案管理現(xiàn)代化賴以建立和發(fā)展的基礎(chǔ)，是檔案管理系統(tǒng)的核心設(shè)備。雖然“檔案管理現(xiàn)代化”屬于一個(gè)國(guó)家的整體現(xiàn)代化建設(shè)領(lǐng)域，但與其他領(lǐng)域的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程相比，檔案管理現(xiàn)代化卻顯得相對(duì)滯后。“檔案管理現(xiàn)代化”一詞與計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生有關(guān)，但真正完整意義上的檔案管理現(xiàn)代化在計(jì)算機(jī)普及運(yùn)用后才形成。而且，從已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)代化管理功能上看，其他硬件設(shè)備只有與計(jì)算機(jī)相連接，或結(jié)合運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)之后，才能發(fā)揮出更大的功能。第二，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的選擇與檔案管理系統(tǒng)的類型和層次密切有關(guān)。20世紀(jì)80年代之前，檔案機(jī)構(gòu)的部分自動(dòng)化管理功能都是借助主機(jī)系統(tǒng)或集中式網(wǎng)絡(luò)形式實(shí)現(xiàn)的，這是一個(gè)與大、中、小型計(jì)算機(jī)與多用戶操作系統(tǒng)發(fā)展密切相關(guān)的時(shí)代。然而，自從20世紀(jì)80年代以來(lái)，由于微機(jī)技術(shù)的成熟、功能的擴(kuò)大，微機(jī)進(jìn)入了廣大的管理與辦公領(lǐng)域，從單項(xiàng)業(yè)務(wù)處理到綜合業(yè)務(wù)處理，都可以借助于微機(jī)實(shí)現(xiàn)。因此檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，無(wú)論是單項(xiàng)業(yè)務(wù)或是綜合業(yè)務(wù)，都可以利用單機(jī)單用戶系統(tǒng)或微機(jī) 局域網(wǎng)形式加以實(shí)現(xiàn)。二、檔案管理現(xiàn)代化與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的選擇（一）檔案管理系統(tǒng)對(duì)于計(jì)算機(jī)的要求由于檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)主要依托計(jì)算機(jī)而得以建立，因而，檔案管理現(xiàn)代化對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也提出了較高的要求。1．要有高速的運(yùn)算速度和較強(qiáng)的邏輯判斷能力。在檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中，最為頻繁的操作是信息的檢索。要在一個(gè)大型的信息庫(kù)中快速地找到所需的信息，也就要求計(jì)算機(jī)有較高的運(yùn)算速度和較強(qiáng)的邏輯判斷能力。2．要有大容量的存儲(chǔ)空間。檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的另一特點(diǎn)是信息量大，所以大容量的輔助存儲(chǔ)器和具有一定容量及較高存取速度的主存儲(chǔ)器是必不可少的。信息處理的速度不僅取決于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算能力，而且還和主存儲(chǔ)器的容量有關(guān)。有了巨大的存儲(chǔ)空間，才能使數(shù)據(jù)庫(kù)、操作系統(tǒng)和各類應(yīng)用軟件充分發(fā)揮其作用。3．高性能的通信能力。在檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中，經(jīng)常需要將分散在不同地理位置的數(shù)據(jù)進(jìn)行分發(fā)、集中、交換和再分配等工作，數(shù)據(jù)隨時(shí)產(chǎn)生、隨時(shí)處理。為了解決信息的傳遞、共享以及協(xié)同處理問(wèn)題，要求計(jì)算機(jī)有高性能的通信能力，以便和其他計(jì)算機(jī)或外部設(shè)備構(gòu)成一個(gè)可相互通信聯(lián)絡(luò)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。4．有豐富的軟件、方便的使用方式，使辦公人員只需稍加培訓(xùn)就能掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用操作，這就需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提供良好的用戶環(huán)境和豐富的應(yīng)用軟件。5．信息能以各種形式表示，計(jì)算機(jī)能和多種外部設(shè)備相連接，如打印機(jī)、顯示器、繪圖儀、微型膠卷顯示裝置等，以各種直觀的形式向用戶提供所需的信息。6．計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)具有高度的可靠性、可用性、可維護(hù)性和可保密性。（二）檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中配置計(jì)算機(jī)的原則目前，我國(guó)的計(jì)算機(jī)種類繁多，市場(chǎng)上國(guó)內(nèi)、國(guó)外的機(jī)型琳瑯滿目，常使用戶眼花繚亂，猶豫不決。在檔案現(xiàn)代化管理環(huán)境的建立時(shí)．應(yīng)該如何選擇計(jì)算機(jī)呢？1．要從實(shí)際需要出發(fā)計(jì)算機(jī)只是一種先進(jìn)工具，并不能解決一切問(wèn)題。因此在選機(jī)之前，必須把所要解決的問(wèn)題和所要達(dá)到的目標(biāo)加以明確。購(gòu)置計(jì)算機(jī)之前，要對(duì)本單位計(jì)算機(jī)的應(yīng)用進(jìn)行認(rèn)真分析。如應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理哪些類型的檔案信息，辦公室自動(dòng)化或檔案現(xiàn)代化管理要發(fā)展到哪一步等，從實(shí)際需要提出各種具體的計(jì)算機(jī)應(yīng)用項(xiàng)目。更深一步的就要了解如下問(wèn)題：實(shí)際工作中要處理問(wèn)題的信息量有多大？為了處理這類問(wèn)題程序規(guī)模有多大？處理這類問(wèn)題時(shí)真正的計(jì)算量有多大？被處理的問(wèn)題所涉及的數(shù)據(jù)、程序需要保存嗎？要保存多久？在保存過(guò)程中要修改嗎？修改得頻繁嗎？將會(huì)有多少人同時(shí)使用這個(gè)系統(tǒng)？他們要處理的問(wèn)題彼此之間有聯(lián)系嗎？聯(lián)系的深度和廣度有多大？你對(duì)結(jié)果的精確度要求如何？你希望得到什么格式的輸出結(jié)果？你的系統(tǒng)允許出故障嗎？允許在處理過(guò)程中停止嗎？允許停多久？你的系統(tǒng)將安裝在什么地方？周圍的環(huán)境如何？所有這些，都要作為購(gòu)置計(jì)算機(jī)的依據(jù)。2．選擇與國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀系列機(jī)兼容、售后服務(wù)好的機(jī)種用戶要購(gòu)買計(jì)算機(jī)，應(yīng)選擇國(guó)際上或國(guó)內(nèi)優(yōu)秀系列機(jī)及其兼容機(jī)為宜。國(guó)際上計(jì)算機(jī)型號(hào)很多，但有名的系列不多，應(yīng)選如IBM、AST、DEC、AT

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