片斷：（二）領導指導作用行政公文是傳達政令的工具。各級行政機關通過制發(fā)各種公文，傳達國家的方針政策，貫徹領導意圖，有針對性地解決實際工作問題，因而具有領導作用。有些領導機關下發(fā)的公文，或比較靈活地提出“供各地參照”、“可參考執(zhí)行”等，或對下級機關的業(yè)務、事務進行具體指導，則具有指導作用。后記：后記本書的梓行面世融入了領導、師長和朋友的心血，它是眾慧共發(fā)的產物。編寫一本標準行政公文讀本，是于成鯤老師促成的。于老師作為中國內地、港澳臺通用應用文叢書編委會主要負責人之一，不但在上海、香港成功地組織并主持了兩次高層次學術研討會，而且為獎掖后學，將編寫《中國標準行政公文》一書的任務交給了我。1996年，于老師在香港講學期間，多次給我來信，對本書框架作了總體設計。12月我到香港參加會議時，又耳提面命，對本書內容進行詳細詢問和具體指導，比如每章一節(jié)《說明》文字，就是于老師在香港替我敲定的。我由于教學任務、行政雜務和家務纏身，書稿寫作斷斷續(xù)續(xù)，進展緩慢，每欲中輟，于老師總是熱情鼓勵，使我增添了信心，堅持下來。1997年4月中旬，書稿初成，于老師又親自出面邀請國內公文學方面有關專家，會同復旦大學出版社同志，在杭州新新飯店對本書進行仔細審稿?？梢赃@樣說，沒有于老師自始至終的厚愛、鼓勵和指導，本書是不可能與讀者見面的。本書在撰寫和審稿期間，得到了著名化學家、杭州大學校長鄭小明教授，浙江省委辦公廳主任俞文華同志和副主任葉明同志，杭州大學中文系系主任肖瑞峰教授以及我的好友、溫州甌海區(qū)工商銀行連振泉同志的關心、支持和有力幫助，在此特致誠摯的謝忱。我還要衷心感謝為本書審稿的領導和專家，感謝為本書作序的李欣老和李昌遠同志，感謝復旦大學出版社的領導和責任編輯杜榮根先生。本書名為《中國標準行政公文》，這“標準”二字僅僅是相對而言，只是想說明本書是嚴格按國務院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》的有關規(guī)定撰寫，取比較規(guī)范之意而已。限于時間的匆促和學識的淺疏，書中定會有錯訛之處，特別是少數例文尚欠“標準”，自己都不夠滿意，對此我感到不勝愧惶，只有祈請專家和同行師友的批評、指正。作者1997年7月于杭州大學中文系本書前言序言（一）努力提高我國行政公文質量李欣為適應中國內地與香港、澳門、臺灣往來和交流日益頻繁的形勢需要，進一步提高我國行政公文的撰寫質量與處理效率，由“中國內地、港、澳、臺通用應用文叢書”編委會委托李孝華先生編寫的《中國標準行政公文》一書，即將付梓出版。時值1997年7月1日香港回歸祖國之際，舉國共賀，普天同慶，本書出版更加一層喜迎氣氛，為此，我感到由衷的欣慰并表示熱烈祝賀。香港、澳門和臺灣，都是我們偉大祖國的一部分。由于各自社會制度不同，又各自處在不同地區(qū)，因而行政公文與祖國內地有很多不同之處；即使港、澳、臺之間，也有不小差異。本書的編寫出版，對相互交流情況、取長補短、逐漸貼近將起很好的作用。中國行政公文有它特定的功能、特點和行文條件。它們構成了撰發(fā)公文的規(guī)矩。人們行文、撰寫公文都必須遵循它的規(guī)矩，按規(guī)矩辦事。俗話說：沒有規(guī)矩不成方圓。行文要遵守行文規(guī)矩，否則就會失去文效，乃至亂了套，導致行文全盤失敗。中國行政公文的功能，不外乎行令、明法、宣意、傳情、為證、紀實。說得清楚一點，就是傳載領導、管理集團的決策，載明法規(guī)條令，宣傳行文者的主張、意見，為決策和實施決策傳遞信息，為管理者辦事提供憑證，記錄公務活動的歷史等?？梢?，它為領導者、管理者、社會活動者的統(tǒng)治、管理和交流活動——治國理政充當有力的工具。行文者都想使其公文體現上述功能的一項或幾項，都期望自己的行文達到預期目的。可是要收到預期效果必須具備一定的條件：一是行文單位必須被賦予相應的權力，而且行文內容必須限在其權力所及范圍之內，否則沒有人會理會他的行文意圖。受文者會說：“他管不著我們”，“我們的事與他無關”。二是行文單位必須嚴肅認真，對自己的行文內容負責，不是隨意說話，不是言而無信，否則也不會有人理會他的意圖。受文者會說：“他們說話不算數，不理他們”。三是行文必須符合行文規(guī)范，否則，受文者會說：“這哪里是文件”。四是行文內容必須意精事確、切實可行。否則，即使寫得天花亂墜，也難收行文之效，受文者會說：“脫離實際，滿紙荒唐”。這些都是行文收效的必須條件，也是它的規(guī)律。有些人以為行文萬能，以為發(fā)一紙公文就能解決存在的一切實際矛盾，動輒說：“發(fā)個文件，規(guī)定幾條”！豈不知，文件是發(fā)了，因為不具備上述條件，徒是一張廢紙而已。中國行政公文還有自己的特點。這就是：事主，即必須忠實于制發(fā)者的意圖，為他的利益服務；定向，即在制發(fā)時先定下是對誰而發(fā)，多數是一對一，少部分是一對眾多家，例如通發(fā)文件，但也有范圍限定；直書，即秉筆直言，注重準確、明白、流暢，使讀者一看就懂，不可拐彎抹角，吊懸念，搞曲折，把讀者引向渺茫；有式，即有格式約束，如有上行文、下行文、平行文之分，有報告、請示、通知、指示等文種的區(qū)別，還有這個那個很多附加要求。這些不同于其他文章的特點，要求撰制者一一遵守，如有差錯，輕者鬧出笑話，重者可能鑄成工作失誤。中國行政公文的以上這些功能、條件和特點等等，是公文撰發(fā)者必須明了、遵守的規(guī)矩。歷史已經證明，要提高公文制發(fā)水平，進行優(yōu)質高效的行政管理，都應遵循這些規(guī)矩。中國現行行政公文的寫作與處理，除臺灣、香港、澳門地區(qū)或另有規(guī)定，或有實際運作外，在近年，是以1994年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》作為規(guī)范和準繩。因為《公文處理辦法》是迄今為止我國行政公文歷史上最新、最完整、最全面的法規(guī)。它的實施，昭示著我國行政公文處理工作步入了法制化軌道，昭示著我國行政公文處理的規(guī)范化、制度化和科學化，并為辦公自動化提供了基礎。它實施以來，我國行政公文的撰制質量和處理效率有了明顯的提高，這是有目共睹的事實。但是，在肯定已有成績的同時，在行政公文具體撰制和處理中，我們還應看到存在著的不盡如人意的地方，如文理和體式不斷改善又不斷出現毛病，行文不夠規(guī)范，內容平庸無力，乃至套話、大話、空話連篇，文字錯訛，邏輯混亂，文種混用誤用等現象是常見的毛病。此外，就是公文仍嫌量多、篇長，多到成山、成災；長到令人望而生畏。這些通病，說明我們的公文狀況并不是各方面都好。公文內容的優(yōu)與劣，公文篇幅的長與短，公文數量的多與少，是我國歷史上公文改革也是現代公文改革的主題。一切公文工作者、秘書人員都應把握這個主題，把公文行文和撰寫工作做好，共同努力，把公文質量全面搞上去。李孝華先生撰寫《中國標準行政公文》，就是在這方面所做的一件很有意義的工作。無論對于內地、港澳臺廣大民眾了解、學習和使用行政公文，還是對于提高秘書人員和公務員的公文寫作水平，都不無裨益。縱觀《中國標準行政公文》，我認為至少有三點值得肯定：一是規(guī)范。全書嚴格按照《公文處理辦法》有關標準和規(guī)定撰寫。第一章行政公文概述，是對《公文處理辦法》中“總則”、“行文規(guī)則”部分的內容衍化；第二章至十三章，緊緊扣住13種文種的寫作要領，展開具體闡述；第十五章是對公文辦理的程序、內容和方法的系統(tǒng)說明，建構了一種與《公文處理辦法》趨同的較為嚴密的理論框架和實踐體系。避免了某些公文寫作教材追新求異，自行其是，另搞一套，帶著較強隨意性和“游擊”習氣的弊病。二是簡明和實用。由于作者已經考慮到本書主要是供內地城鄉(xiāng)和港澳臺民眾學習使用的，所以在揭示行政公文的個性特征和基本規(guī)律的同時，力求簡潔明了，通俗易懂。在對具體文種的概念、特點、分類、格式規(guī)范和寫作注意事項進行表述時，不僅深入淺出，要言不煩，而且配以規(guī)范的例文并加以評析，給讀者以切實指導，顯現出實用性、可操作性強的特色。三是有一定理論深度。本書雖為通用讀本，卻不乏獨到的理論探索。尤其是每一章內一節(jié)“說明”文字，對文種嬗變狀況進行梳理，對寫作的關節(jié)問題進行強調，從而加深讀者對每一文種的認識和理解，也給全書增添了新意和生氣，這些都是值得贊賞的。這里有一點需要說明：由于作者力求本書簡明、易讀、易行，也由于作者是沿著《公文處理辦法》的脈絡著述，本書不可能就中國行政公文作更全面、詳盡的論述。雖在第14章對部分常用行政公文作了簡介，但重點還在《公文處理辦法》規(guī)定的13種文種方面。對此，讀者可以融會貫通，推及方方面面加以理解?？傊?，本書規(guī)范、簡明、實用又不失理論深度，說明李孝華先生花費了不少心血與努力，這是值得贊揚和尊敬的。我和李孝華先生曾在1495年新疆的一次學術研討會上見過一面，這次應中國內地、港澳臺叢書正副主編裴顯生、于成鯤教授和李孝華副教授之邀，赴杭州審稿，心情自然高興，特寫這篇短文，把本書推薦給讀者。我相信，本書將會受到內地、港澳臺廣大秘書工作者和公務員的歡迎，并對中國公文寫作學的建設作出積極的貢獻。一九九七年五月十五日于北京
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