為了使讀者有效地利用本《指南》，幫助利用者查閱使用本館檔案資料，現將編寫本書中的幾個問題說明如下：1. 由于部分檔案材料數量、完整程度的限制以及有關國家機密等原因，按照國家規(guī)定，本《指南》不對館藏全宗名冊中的每一全宗檔案內容逐一進行具體介紹。2. 由于歷史原因，本《指南》館藏介紹的部分檔案全宗，在時間上跨有幾個時期，并沒有按政權性質分開。如“天津商會”檔案全宗，就跨有清代、前民國、日偽及后民國四個歷史時期。因此，本書在檔案全宗介紹的時期劃分上，對每個全宗采取了以多數檔案的時期為主的分類方法。還有曹勃檔案全宗，屬清代檔案，但檔案卷數不多，沒有單獨劃分清代檔案時期。3. 檔案全宗介紹分為兩種形式：對于一般內容豐富的檔案全宗（包括匯集全宗），均進行逐個介紹；對于同類或者性質、職能相近的機構檔案全宗，采取了組合介紹的方法。每一全宗介紹的文字，主要由“機構概況”和“檔案情況及內容介紹”兩部分構成。檔案內容一般按問題進行分類介紹。另外，由于每一全宗均編有簿式案卷目錄，絕大部分全宗編有卡片式目錄，為減少贅言，除對編有多種檢索工具的全宗，在簡介文字中加以特殊說明外，一般全宗均未提及檢索工具情況。4. 館藏檔案全宗號由漢語拼音字頭和阿拉伯數字兩部分組成。漢語拼音字頭分為3種：以“x”為字頭者，指建國后“現行檔案”；以“J”為字頭者，指建國前“舊政權檔案”；以“w”為字頭者，指“外文檔案”。 5. 關于歷史紀年的使用，建國后采用公元紀年，建國前先寫朝代年號或民國紀年（數字用漢字數碼），其后在括號內注明相應的公元紀年。6. 書中對各類機關、團體、企事業(yè)單位在首次出現時均使用全稱，再次出現時使用簡稱。對于1937年七七事變至1945年日本統治期間天津日偽各機構的名稱，除在類名標題上冠以“日偽”字樣外，正文中一般加以省略。另外，對畫后約定俗成社會公認的專用語及歷次政治運動簡稱，均未加引號。
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