002　理好自己的文件

　　很多員工似乎并不在意自己的文件，辦公桌上、電腦里的文件堆得亂七八糟，用的時候怎么也找不到，浪費(fèi)心情又花費(fèi)時間，工作效率也低了下來。很多人工作失誤的原因就是不知道如何整理自己的文件。
　　文件管理對于一個公司來說有著舉足輕重的作用。一個運(yùn)轉(zhuǎn)良好的公司，其文件管理系統(tǒng)一定是規(guī)范而清晰的。
　　文件管理制度——對所有文件的管理制度，包含編寫、審批、執(zhí)行、控制、保存等，甚至文件的模板、字體、字號、段落必須有嚴(yán)格的規(guī)定，必須符合公司統(tǒng)一的CI形象。
　　文件的分類——按內(nèi)部文件、部門文件、外來文件、外發(fā)文件、機(jī)密文件等分門別類。確保文件查找、執(zhí)行得準(zhǔn)確、快速。
　　文件的整理——定期檢查、監(jiān)督。
　　文件的執(zhí)行與控制——責(zé)任到人，有章可依，有據(jù)可尋。
　　文件的歸檔與保存——專人負(fù)責(zé)。
　　以上這些對于一個公司是必須要做的事情，而對于一個優(yōu)秀的員工來講，這也是我們應(yīng)該做的。整理好自己的文件是我們的一項基本能力，文件整理好了對我們的工作能起到事半功倍的效果，反之，我們的工作效率便會大大減低，而工作成本卻大大增加，這是任何一個員工都不想看到的。
　　很多時候我們都在煩惱，為什么一天下來我只做了這么點(diǎn)事情？你為你的效率感到苦惱，甚至你懷疑你工作的能力。其實如果靜下心來看看我們的辦公桌，看看我們計算機(jī)里面的文件，你就會發(fā)現(xiàn)問題出在哪兒了。對，問題就出在這兒，我們的辦公桌亂得不能夠再亂，我們的計算機(jī)文件也是混亂不堪。這時候，我們應(yīng)該整理一下自己的文件了。
　　一日，一位老板心血來潮，想視察員工們的工作情況。于是，他不動聲色地觀察著員工們的工作狀態(tài)。結(jié)果讓老板大吃一驚，他發(fā)現(xiàn)每個人似乎都很忙，忙著在桌上亂翻自己的文件，忙著狂敲鍵盤，亂點(diǎn)文件夾，找到了的人欣喜一番，沒有找到的人，一邊皺著眉，一邊自言自語：“在哪兒呢？我記得明明放在這兒的，怎么不見了呢？”老板看到這番景象，盛怒之下決定馬上召開全體員工大會，在大會上宣布，把整理自己的文件作為一項能力來考核員工。規(guī)定執(zhí)行以后，老板發(fā)現(xiàn)，整個公司的效率提高了一倍！
　　可見，整理文件有多么重要！
　　那么，我們先從自己的辦公桌開始整理。你的辦公桌都有哪些東西，哪些是私人物品，哪些是公司文件，你的包、你的水壺應(yīng)該放哪里，這些你都應(yīng)該搞清楚。尤其是你的文件，哪些常用，哪些不常用，哪些已經(jīng)用完，哪些只用一半等都要分門別類，歸檔整理好。這樣以后取的時候，就不至于手忙腳亂了。有些重要文件，一定要特殊保護(hù)，比如合同，不要放在桌子上，不要隨便夾在書里，最好的辦法就是放在文件夾里，然后放進(jìn)抽屜里，這樣就不會遺失了，要知道一份合同的遺失會給公司造成無法估量的損失。
　　丁先生是一個很隨便的人，辦公桌上的文件到處亂放，一旦需要的時候要花很長時間才能夠找到。一次公司老板和一個客戶發(fā)生矛盾，客戶違背自己的承諾，使得公司遭受巨大的損失。公司老板決定起訴客戶，于是叫丁先生把合同找來。丁先生找了半天也沒找到，最后不得不跟老板說，合同丟了。老板一聽火冒三丈，這樣重要的合同竟然丟了！老板當(dāng)場把丁先生辭掉了。
　　辦公桌成了垃圾桶似乎是職場人士司空見慣的事情，成堆的有用無用的紙、雜亂無章的書籍和辦公用品散落在各處。這似乎顯示一個人很忙，但其實是一種假象，如果你工作的時候辦公桌亂點(diǎn)也許可以代表你在認(rèn)真工作，但你下班了也不整理一下，第二天一大早桌子上還是混亂不堪，那就是你的態(tài)度問題了。
　　整理好辦公桌上的文件后，就該輪到整理計算機(jī)文件了。我們處于一個信息化的時代，你會發(fā)現(xiàn)，計算機(jī)里面的重要文件遠(yuǎn)比辦公桌上的文件還要多。在計算機(jī)的內(nèi)部，在計算機(jī)的桌面上，在“資源管理器”中，充斥著無序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了計算機(jī)的性能和我們辦公的效率，當(dāng)許多人面臨這個問題時，總會認(rèn)為硬盤空間又不夠了，計算機(jī)性能又不跟不上了，需要再換一臺新的計算機(jī)了。事實上，我們真正需要的是坐下來，好好花時間將計算機(jī)里的文件真正管理起來，這樣才會為自己日后省下更多的時間。