小蔓是北京中儀公司的總經(jīng)理秘書。今天下午她去老總辦公室給老總送文件的時(shí)候，老總說快到年底了，今年公司業(yè)績(jī)不錯(cuò)，特別是今年開發(fā)的微電子探測(cè)儀銷路不錯(cuò)，把國外的同類產(chǎn)品壓下去了，董事會(huì)非常滿意。這同公司的廣告策劃分不開，所以，想請(qǐng)公司廣告部的人吃頓飯，表示一下公司領(lǐng)導(dǎo)的意思，讓小蔓具體安排。老總與小蔓把吃飯的具體時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)和地點(diǎn)商量之后，老總讓她通知廣告部。

　　小蔓剛回到自己的辦公桌時(shí)，辦公室主任就打來電話，讓她盡快把老總在公司年終總結(jié)大會(huì)上的講話稿寫出來。小蔓原想去一趟二樓的廣告部，當(dāng)面通知他們，一看自己手頭有一大攤子事，她就用電話通知廣告部的經(jīng)理，說老板在什么時(shí)間和地點(diǎn)請(qǐng)客?？煜掳鄷r(shí)，小蔓打電話給銷售部經(jīng)理，讓他趕快把年終總結(jié)交上來以便匯總，沒想到銷售部經(jīng)理說工作都是廣告部的人做的，你找他們要吧。原來，小蔓給廣告部經(jīng)理打電話時(shí)，銷售部經(jīng)理正在旁邊與他商量工作，自然也得知了老總請(qǐng)客的事情。不僅銷售部的人知道了，而且下班之前整個(gè)公司的人都知道了。老總也知道了這事，對(duì)小蔓感到非常失望。好事還沒做，壞事就出來了。小蔓當(dāng)然可以責(zé)怪銷售部經(jīng)理的心眼太小，但是她自己做事也欠思考。為什么會(huì)出現(xiàn)這種局面，最根本的原因是小蔓沒領(lǐng)會(huì)老總的真正意圖。老總請(qǐng)客，犒勞廣告部全體員工，并不是單純?yōu)榱顺砸活D飯，而是要營造一種氣氛，讓大家高興高興，從而達(dá)到精神鼓勵(lì)的目的。小蔓雖然有些忙，但是不至于抽不出時(shí)間親自到廣告部去一趟。小蔓用電話通知廣告部經(jīng)理，即使不被銷售部經(jīng)理聽到，你公事公辦，氣氛也出不來，老總要請(qǐng)客的效果就先打了一半的折扣。

　　秘書之所以不能了解上司的真正意圖，是因?yàn)樗诮邮苌纤镜闹甘緯r(shí)沒有用心，未聽出領(lǐng)導(dǎo)的弦外之音。上司站得高看得遠(yuǎn)，考慮問題全面而長(zhǎng)遠(yuǎn)，但是他們不會(huì)輕易地將自己所有的想法告訴秘書，這就要求秘書在與上司溝通時(shí)集中精力，吃透上司指示的精神。秘書是上司通往各部門的橋梁，他需要把上司的指令和意見傳達(dá)給各部門。如果秘書自己都沒有完全理解上司的真正意圖，他當(dāng)然就不能及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地將上司的指示傳達(dá)給職能部門或客戶。一些秘書在接受上司的指示時(shí)，總以為上司交辦的都是些雞毛蒜皮的小事，所以他們滿不在乎，敷衍了事，到頭來經(jīng)常是成事不足，敗事有余，只給上司幫倒忙。

　　如果小蔓在接受老總準(zhǔn)備請(qǐng)客的指示后，在心里琢磨出老總請(qǐng)客的真實(shí)意圖的話，她就一定會(huì)抽時(shí)間去廣告部，當(dāng)面告訴大家說老總要犒勞他們。聽到老總要請(qǐng)客的消息，大家一定會(huì)很高興，于是她與大家一起說說笑笑，甚至開幾個(gè)無傷大雅的玩笑，氣氛就出來了。老總的飯還沒吃，小蔓就已經(jīng)完成了老總請(qǐng)客的任務(wù)。

　　接受指示時(shí)集中注意力

　　秘書要正確理解上司指示的意圖，就要做到在接受指示時(shí)精神高度集中，最好是養(yǎng)成作記錄的習(xí)慣。對(duì)一些重要的指示，或涉及時(shí)間和地點(diǎn)的指示，在上司說完之后將重點(diǎn)重復(fù)一遍，以確認(rèn)無誤。

　　用心琢磨上司指示的真實(shí)意圖

　　在接受指示之后還應(yīng)多琢磨，例如，小蔓在接受完老總請(qǐng)客的指示之后，就要多想想：為什么老總單請(qǐng)廣告部？老總的真正意圖是什么，難道僅僅是為了吃一頓飯……秘書在接受上司的指示時(shí)不能拘泥于個(gè)別詞句，應(yīng)從總體上把握指示的精神，特別是要注意聽出他們的弦外之音。知道了上司指示的真正意圖之后，就應(yīng)用心琢磨用什么方式執(zhí)行能達(dá)到最佳效果。上司一般只看結(jié)果，很少看過程，這就給秘書發(fā)揮自己的聰明才智提供了極大的空間。