第八章 遠程訓練，團隊訓練以及過程訓練（4）

　　語音郵件、電子郵件……

　　如果你必須使用語音郵件、電子郵件、短信等工具進行“訓練”，或者留言向對方說明優(yōu)點以及有待改進之處，務必在發(fā)送之前檢查信息內容以及語調。在按發(fā)送鍵之間，再檢查一下措辭。只要有可能，盡量選擇面對面地討論一些私事或嚴重的事。如果不得不用電話交流，盡量強調你很希望可以私下里交談。

　　如果必須涉及有待改進之處，信息內容一定要留有余地，因為你不可能了解所有情況或觀點。比如，你可以說：“我很想當面跟你談談，因為我還沒了解你的看法?；谖覍Α牧私?，我想……”然后再多提幾個問題。在做出反饋的時候，優(yōu)點和缺點都要提出來。在信息的最后，說明行動步驟，并詢問對方會在何時以怎樣的方式跟你聯(lián)系。如果必須做出批評，而且你的語音郵件系統(tǒng)不具備編輯功能時，必須想好再說。在留言過程中，如果你改變了主意，要馬上掛斷，重新來說。如果你感到情緒沮喪，就不要選擇語音郵件，去發(fā)電子郵件或短信。如果你很生氣，就等情緒平復后再留言。一位銷售經(jīng)理對上級使用語音郵件的方式很惱火，聲稱那是他們“單向的發(fā)言管道”。

　　請確保你的信息于人于事都有利，而不是有害。如果對此有懷疑，就不要發(fā)。跟其他單向的溝通方式一樣，語音郵件和電子郵件剝奪了銷售員及時做出反饋的機會。如果無法及時表明自己的觀點，他們會產(chǎn)生不必要的沮喪和憤懣情緒。語音郵件訓練需要你三思而后行，注意每句話的措辭。因為可能不是當事人先聽到留言，而且由于對方無法及時給你回復，或過了糟糕的一天，不當留言的后果會很嚴重。試想，一名銷售員搭乘的飛機誤點，以至晚上11點才到家，結果卻收到負面信息，會作何感想？

　　有位資深銷售員就因為收到一封不當?shù)恼Z音郵件而辭職了。在收到郵件之前，她工作了一整天，內容是一次很難對付的團隊洽談。小組成員包括她的經(jīng)理、一名專家，還有一名資歷很淺的銷售員。會中，她讓那名專家做了一份重要的報告。她的策略是，給那名專家一次機會建立威信。當晚上9點半?到家時，她收到了經(jīng)理的留言，內容很傷人。他說：“珍（Jean），我對你今天的表現(xiàn)很失望。你自己坐在那兒一句話不說，卻讓鮑勃一個人唱獨角戲。你應該擔當重任才是。我對你的表現(xiàn)很不滿，也很惱火！”對珍來說，這條留言就像壓垮駱駝的最后一根稻草。這個例子充分說明了什么是不良“訓練”。相反，如果是這樣的留言就會加強他們之間的關系——“珍，希望你已經(jīng)安全到家。給我回個電話，我想談談這次洽談以及你的表現(xiàn)?！边€有一位經(jīng)理利用電子郵件很好地處理了一次事務。他不同意一名銷售員即將實施的策略，但在郵件中他沒給出任何建議，只是出了三個問題，最后祝對方好運。

　　利用聊天工具進行訓練的好處是可以獲取即時反饋，但缺點是不易控制對話的速度。謹記，一定要保持合作和支持的語氣，多提問題，并給出均衡的反饋。

　　盡管有隱患，但只要具備良好的判斷力和技巧，電話、語音郵件、電子郵件、短信以及聊天工具等都可以變成提高業(yè)績、加強關系的有效訓練媒介。