閱讀本章，您將能夠：

1.了解會(huì)議的成本情況；

2.知道什么樣的會(huì)議必須召開(kāi)；

3.知道會(huì)議召開(kāi)前需要做哪些準(zhǔn)備工作。

一、你需要開(kāi)會(huì)嗎？

你真的需要開(kāi)會(huì)嗎？——無(wú)論是你決定自己發(fā)起會(huì)議，還是即將參加別人組織的會(huì)議，在做出決定之前，務(wù)必認(rèn)真思考這一問(wèn)題。要知道，一旦參與會(huì)議，你很可能付出大把的時(shí)間，而且無(wú)法確保這些付出是值得的。除了開(kāi)會(huì)，你也許還可以通過(guò)其他有效的方式來(lái)解決問(wèn)題。

高昂的會(huì)議成本

一小時(shí)的會(huì)議，如果參與者是十個(gè)人，那么，這場(chǎng)會(huì)議的時(shí)間成本起碼是十小時(shí)。這種算法還沒(méi)有囊括下發(fā)通知、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備、會(huì)后清理等工作所耗費(fèi)的時(shí)間。會(huì)議規(guī)模越大，時(shí)間成本就越高，尤其是上百人一起出席的大型會(huì)議，其時(shí)間成本更是高昂！然而，很多會(huì)議發(fā)起者并沒(méi)有看到這一點(diǎn)。

另外，會(huì)議所需的硬件設(shè)施也是一筆費(fèi)用。路途遙遠(yuǎn)的人，還要加上抵達(dá)會(huì)議地點(diǎn)所需要的時(shí)間、交通、住宿等成本。最后還有“機(jī)會(huì)成本”，即這些與會(huì)者若不出席會(huì)議，他們能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價(jià)值？召集會(huì)議之前，必須考慮所有這些成本。

具體而言，會(huì)議的成本分為時(shí)間成本、直接成本和效率損失三種：

1.時(shí)間成本。

任何會(huì)議最大的成本通常是與會(huì)者的時(shí)間——從閱讀議程，準(zhǔn)備材料，到出席會(huì)議。如果與會(huì)者還需長(zhǎng)途旅行，這個(gè)時(shí)間也必須計(jì)算在內(nèi)。時(shí)間成本的計(jì)算方式為：會(huì)議時(shí)間成本=參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間 與會(huì)者的交通時(shí)間 會(huì)議秘書(shū)工作時(shí)間 會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）。

為了更加直觀地體現(xiàn)出高昂的會(huì)議成本，我們還可以將時(shí)間成本換算為金錢(qián)成本。換算方式為：會(huì)議金錢(qián)成本=會(huì)議時(shí)間成本×與會(huì)人員平均每小時(shí)的薪水。

經(jīng)過(guò)計(jì)算，你或許被驚呆了——一場(chǎng)會(huì)議的金錢(qián)成本竟然如此之高！然而事實(shí)就是如此。

2.直接成本。

直接成本是指為了支撐會(huì)議順利進(jìn)行而花費(fèi)的金錢(qián)、物資等成本，其計(jì)算方式為：直接成本=會(huì)議場(chǎng)地租用費(fèi) 會(huì)議設(shè)備租用費(fèi)（損耗、折舊費(fèi)） 與會(huì)者差旅、食宿費(fèi) 會(huì)議資料費(fèi)。

3.隱性成本。

隱性成本是指召開(kāi)會(huì)議所導(dǎo)致的效率損失的成本。具體包括以下三個(gè)方面：第一，不能及時(shí)地解決自己管轄范圍內(nèi)的緊急事件；第二，不能及時(shí)獲知客戶(hù)信息而丟失一筆業(yè)務(wù)；第三，不能及時(shí)處理客戶(hù)投訴而致使客戶(hù)流失。

尋求其他途徑

身為管理者，你有必要慎重地決定是否采取會(huì)議的形式解決問(wèn)題，換而言之，你絕不能隨意地說(shuō)“還是開(kāi)個(gè)會(huì)商量一下吧”。在做出開(kāi)會(huì)的決定之前，先冷靜地思考一下——問(wèn)題是否還有其他更便捷、低成本的解決之道？例如：群發(fā)電子郵件；下發(fā)書(shū)面通知；單獨(dú)逐個(gè)溝通；電話(huà)交流；視頻會(huì)議；利用支持多人聊天的軟件召開(kāi)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議；等等。

前通用電器總裁杰克·韋爾奇喜歡使用非正式的溝通方式——他與下屬在飲水機(jī)旁的幾分鐘對(duì)話(huà)，解決的卻是一個(gè)不小的問(wèn)題；他與員工在走廊上的簡(jiǎn)單談話(huà)，卻幫助員工鏟除了工作上的難題；工作午餐更是值得充分利用的時(shí)間，人們?cè)诰筒偷妮p松氣氛下，更加坦誠(chéng)地交換意見(jiàn)，更易于接受別人的看法。韋爾奇告誡我們：并不是大家正襟危坐在會(huì)議室就意味著在解決問(wèn)題，除了開(kāi)會(huì)，還有很多種輕松解決問(wèn)題的途徑。

對(duì)于別人組織、需要你出席的會(huì)議，同樣需要仔細(xì)甄別參與的必要性。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，你一定深知，絕大多數(shù)會(huì)議并沒(méi)有出席的必要，只需要閱讀一下會(huì)議記錄就足夠了；或者委派助理、秘書(shū)參加會(huì)議，然后請(qǐng)他們向你反饋會(huì)議信息。然而在現(xiàn)實(shí)中，拒絕參加會(huì)議需要極大的勇氣和決心，簡(jiǎn)單的一個(gè)“不”字，卻難倒了幾乎所有人。拒絕出席會(huì)議常被別人視為另類(lèi)和高傲，雖然人們明知并無(wú)與會(huì)的必要，卻礙于情面而不得不忍受無(wú)效會(huì)議所帶來(lái)的痛苦。無(wú)論如何，管理者還是應(yīng)當(dāng)盡可能地減少出席無(wú)價(jià)值的會(huì)議，將寶貴的時(shí)間用在更重要的事情上。

對(duì)于例行會(huì)議，也就是組織規(guī)定定期召開(kāi)的會(huì)議，例如年度全員大會(huì)、月分析會(huì)、周例會(huì)、每日晨會(huì)、每日總結(jié)會(huì)等。這些會(huì)議定期召開(kāi)，主持人常常要說(shuō)“大家看看，今天我們討論什么”；或者按照約定俗成的程序展開(kāi)會(huì)議。絕大多數(shù)情況下，人們對(duì)這些缺乏新意和實(shí)質(zhì)內(nèi)容的例會(huì)抱著應(yīng)付的態(tài)度，這些例會(huì)常常流于形式，沒(méi)有發(fā)揮真正的作用，僅僅是一種工作慣例。我的建議是應(yīng)當(dāng)盡可能地減少此類(lèi)會(huì)議的密度，“每日”、“每周”這樣的字眼最好不要出現(xiàn)在會(huì)議前。弗塞斯[1]說(shuō)：“我想斗膽倡導(dǎo)和建議禁止任何與諸如‘每周’這樣字眼有關(guān)的例會(huì)?！彼凇堕_(kāi)好會(huì)議》的書(shū)中提供了一個(gè)不錯(cuò)的方法——根據(jù)業(yè)務(wù)的旺季和淡季來(lái)調(diào)節(jié)例會(huì)的密度。為了應(yīng)付旺季繁多的工作事項(xiàng)，增加召開(kāi)例會(huì)的次數(shù)理所當(dāng)然；而淡季則完全沒(méi)有必要維持高密度的例會(huì)。總是，就像古時(shí)的皇帝早朝一樣，“有事啟奏，無(wú)事退朝”，開(kāi)會(huì)是為了達(dá)成特定的目的，而不是為了完成任務(wù)、走形式。

【小貼士】

取代會(huì)議的其他途徑

一般而言，會(huì)議具有提供信息、收集信息、解決問(wèn)題、宣傳政策、教育會(huì)議的五大功能。讓我們探索一下不用開(kāi)會(huì)，卻照樣可以發(fā)揮會(huì)議功能的各種途徑。

1.提供信息

我們可憑便條、備忘錄、書(shū)面報(bào)告、打電話(huà)、發(fā)短信、借助網(wǎng)絡(luò)聊天工具等方式從事信息的交流。這樣做，顯然要比開(kāi)會(huì)更加經(jīng)濟(jì)劃算。但是，人們對(duì)書(shū)面文字信息有時(shí)不一定看，即使看了也不一定能完全理解。從這個(gè)意義來(lái)說(shuō)，開(kāi)會(huì)要?jiǎng)儆谄渌畔⑻峁┑姆绞健Ｔ跁?huì)議中，信息提供者不但能當(dāng)面澄清與會(huì)者的疑問(wèn)，而且可借助視聽(tīng)器材，增進(jìn)與會(huì)者對(duì)信息的了解與興趣。

2.收集信息

召集能夠提供信息的人開(kāi)會(huì)，是收集信息的一種有效方法。除此之外，你也可以請(qǐng)求信息提供者用書(shū)面的方式將信息傳遞給你。如果有必要讓其他的人了解這種信息，你也可將它復(fù)印然后分發(fā)出去。另外，你還可以通過(guò)個(gè)別約見(jiàn)有關(guān)人士，當(dāng)面向他們收集信息，這樣做效果極佳。

3.解決問(wèn)題

當(dāng)管理者面臨問(wèn)題時(shí)，他可以親自解決，也可以授權(quán)給他人代為解決，而不需付諸于會(huì)議。但若問(wèn)題并不緊迫，而且管理者希望集思廣益，尋找出最佳解決方案，最好是能邀請(qǐng)部屬開(kāi)會(huì)解決。

4.宣傳政策

管理者要將政策傳達(dá)給下屬，他可以采取三種途徑：第一、書(shū)面宣傳；第二、面對(duì)面?zhèn)€別宣傳；第三、開(kāi)會(huì)公開(kāi)宣傳。書(shū)面宣傳成本較低、操作方便；個(gè)別宣傳則更有說(shuō)服力，管理者可以根據(jù)每位員工的特點(diǎn)來(lái)調(diào)整宣傳方式。開(kāi)會(huì)宣傳相當(dāng)于一對(duì)多溝通，為管理者減少了溝通成本。

5.教育會(huì)議

組織除了召開(kāi)會(huì)議為成員實(shí)施教育會(huì)議之外，還可以采取以下五種措施：

1)指定員工閱讀書(shū)刊；

2)要求參加函授課程；

3)主管或其他有訓(xùn)練專(zhuān)長(zhǎng)的人，為員工進(jìn)行在職輔導(dǎo)；

4)派遣員工學(xué)習(xí)外界訓(xùn)練課程；

5)以“企校聯(lián)合”方式，派遣員工到教育機(jī)構(gòu)進(jìn)修。

不得不開(kāi)的會(huì)議

雖然會(huì)議的成本高昂，但還是有很多不得不開(kāi)的會(huì)議。如何準(zhǔn)確地判斷哪些會(huì)議必須召開(kāi)？——這是一位合格的會(huì)議管理者首先需要具備的能力。

管理大師德魯克告誡我們，做正確的事比正確地做事更重要。所謂做正確的事，就是將有限的時(shí)間用在值得我們?nèi)プ龅氖虑?。最大的浪費(fèi)莫過(guò)于花費(fèi)了巨大的時(shí)間和精力去做一件根本不需要做的事情。因此，高效率會(huì)議的第一步就是確定是否真的有必要開(kāi)會(huì)，把那些不符合開(kāi)會(huì)條件的“會(huì)議”篩選出去，從一開(kāi)始就減少做錯(cuò)事的機(jī)會(huì)。

如果你是唯一可以做決策的人，那么不要浪費(fèi)自己和別人的時(shí)間去召開(kāi)耗時(shí)長(zhǎng)久的會(huì)議，他人的參與只會(huì)讓問(wèn)題變得更糟，既不利于解決問(wèn)題，又容易令自己陷入尷尬境地，因?yàn)闆Q策既然只能由你做出，就無(wú)需聚集他人集體討論，結(jié)果你又要推翻他人的意見(jiàn)。

一般而言，不得不開(kāi)的會(huì)議符合以下特征：

●需要團(tuán)隊(duì)成員就某個(gè)問(wèn)題提出他們的建議；

●需要發(fā)揮團(tuán)隊(duì)成員的集體智慧來(lái)解決一個(gè)僅通過(guò)一對(duì)一的交流無(wú)法解決的問(wèn)題；

●需要與整個(gè)團(tuán)隊(duì)一起分享信息、成功、憂(yōu)難；

●需要團(tuán)隊(duì)成員參與決策；

●需要明確由誰(shuí)來(lái)對(duì)所出現(xiàn)的問(wèn)題、所造成的麻煩或者所涉及的領(lǐng)域負(fù)責(zé)；

●需要集思廣益。

【小貼士】

會(huì)議的目的與類(lèi)型

目的需要考慮的事項(xiàng)會(huì)議類(lèi)型

處理信息

例如聽(tīng)取報(bào)告，發(fā)布指令，宣布或解釋程序上的變化。最多涉及三個(gè)人非正式的

四個(gè)人以上，或一個(gè)團(tuán)隊(duì)正式的

要求反饋并討論非正式或正式的

讓公司董事了解最新形勢(shì)正式的

涉及股東年會(huì)或臨時(shí)股東大會(huì)

要告知公司外盡可能多的人，包括媒體。公開(kāi)的

涉及提供信息的發(fā)言人新聞發(fā)布會(huì)

激發(fā)創(chuàng)意

例如形成創(chuàng)造性的解決方法需要討論創(chuàng)新的想法非正式的

需要迅速地產(chǎn)生全新思想頭腦風(fēng)暴

需要對(duì)有關(guān)事宜的報(bào)告進(jìn)行考慮、討論或準(zhǔn)備正式的

解決問(wèn)題

例如應(yīng)付不滿(mǎn)。僅涉及一人一對(duì)一

需要幾個(gè)人或一個(gè)團(tuán)隊(duì)的投入專(zhuān)門(mén)委員會(huì)

涉及緊急問(wèn)題臨時(shí)的

做出決定

例如做出選擇，獲得授權(quán)，承諾采取行動(dòng)需要立即討論，或涉及非典型的商務(wù)問(wèn)題臨時(shí)的

涉及反復(fù)出現(xiàn)的商務(wù)問(wèn)題正式的

要求一個(gè)組織的高層進(jìn)行討論或授權(quán)董事會(huì)

要求公司的股東們授權(quán)年會(huì)或臨時(shí)股東大會(huì)

[1] 弗塞斯，英國(guó)暢銷(xiāo)書(shū)作家、咨詢(xún)專(zhuān)家，著有《開(kāi)好會(huì)議》，上海人民出版社。