需要注意的是，文件校核工作程序是死的，而文件校核工作中的情況是復(fù)雜多變的。以上文件校核工作程序中的八個(gè)環(huán)節(jié)，是從一般意義上?結(jié)出來(lái)的。在文件校核的實(shí)際工作中，允許根據(jù)情況作變通處理。

5.秘書應(yīng)如何使用電子郵件

秘書在日常工作中經(jīng)常要接收或發(fā)送電子郵件。電子郵件作為一種新的交流方式，既簡(jiǎn)潔明了又充滿個(gè)性，而且成本費(fèi)用低廉。那么，秘書在使用電子郵件時(shí)，應(yīng)注意哪些方面呢？

（1）稱謂得體

電子郵件的內(nèi)容、格式與傳統(tǒng)書信一樣，稱呼、敬語(yǔ)不可少。正文的第一句應(yīng)寫上收件人的尊姓大名，并使用得體的稱呼。如“先生”、“小姐”、“領(lǐng)導(dǎo)”或“局長(zhǎng)”等。

（2）知禮行禮

與他人進(jìn)行電子郵件往來(lái)要講究“網(wǎng)德”，非禮勿行，不要發(fā)出輕狂、污穢、放肆之言。

（3）注意病毒掃描

發(fā)信前要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行病毒掃描，以免不小心把病毒帶給對(duì)方。特別當(dāng)使用者從其他系統(tǒng)接收或下載文檔時(shí)，要防止病毒的擴(kuò)散。

（4）小心過(guò)濾

轉(zhuǎn)寄不確定的信給他人時(shí)要小心過(guò)濾。對(duì)來(lái)歷不明的信件要謹(jǐn)慎處理，若不確定最好刪除，因?yàn)檗D(zhuǎn)發(fā)垃圾郵件是不道德的。

（5）尊重通信權(quán)利

未經(jīng)許可，任何人無(wú)權(quán)隱匿、毀棄或擅自打開(kāi)他人的電子郵件，這是通信自由的基本規(guī)范。

（6）注重保密

多址同步傳遞時(shí)，應(yīng)依秘密副件方式傳遞，這樣接信人只會(huì)看見(jiàn)信的內(nèi)容，而不知道其他收件人是誰(shuí)。不要把私人事情存在硬盤儲(chǔ)存空間中，不要把不愿公之于世的事情寫在電子郵件中，也不要把不適合公開(kāi)的任何事情發(fā)送出去或保留下來(lái)。

（7）及時(shí)回復(fù)

收到要求回復(fù)的電子郵件，要及時(shí)給予答復(fù)；如實(shí)在來(lái)不及作詳細(xì)回復(fù)，也應(yīng)先回信告訴對(duì)方已收到來(lái)信；如回復(fù)某人來(lái)信，可摘錄部分來(lái)信原文，并答復(fù)對(duì)方提出的要求。