按圖索驥——項(xiàng)目進(jìn)度控制要領(lǐng)

項(xiàng)目進(jìn)度控制是非常困難的事情，IT項(xiàng)目的拖期幾乎成了普遍現(xiàn)象，盡管項(xiàng)目管理人員作出各種各樣的努力，還是不能避免項(xiàng)目拖延的命運(yùn)。筆者認(rèn)為，造成項(xiàng)目拖期的主要原因有兩大類，一類是初期估算工作量有誤，項(xiàng)目難度考慮不足或者估算過于樂觀；另一類則是缺乏有效的進(jìn)度檢查和控制手段，下面將簡(jiǎn)要介紹一下項(xiàng)目進(jìn)度控制的流程和要領(lǐng)。

●項(xiàng)目進(jìn)度控制流程

編制進(jìn)度計(jì)劃的目的，就是指導(dǎo)項(xiàng)目的實(shí)施，以保證實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的工期目標(biāo)。但在進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施過程中，由于主客觀條件的不斷變化，計(jì)劃亦需隨之改變。憑借一個(gè)最優(yōu)計(jì)劃來實(shí)現(xiàn)一勞永逸的工作是不可能的。因此，在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，必須不斷監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)程以確保每項(xiàng)工作都能按進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行；同時(shí)必須不斷掌握計(jì)劃的實(shí)施狀況，并將實(shí)際情況與計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比分析，必要時(shí)應(yīng)采取有效的對(duì)策，使項(xiàng)目按預(yù)定的進(jìn)度目標(biāo)進(jìn)行，避免工期的拖延。這一過程稱之為進(jìn)度控制。該過程可用圖3-1加以描述。

圖3-1 項(xiàng)目進(jìn)度控制過程

有效進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度控制的關(guān)鍵是監(jiān)控實(shí)際進(jìn)度，及時(shí)、定期地將實(shí)際進(jìn)度與進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行比較，并及時(shí)采取糾正措施。項(xiàng)目管理人員不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為問題會(huì)在不采取任何措施的情況下自動(dòng)消失。項(xiàng)目的進(jìn)度控制就是在既定工期內(nèi)，編制出最優(yōu)的進(jìn)度計(jì)劃，在執(zhí)行計(jì)劃的過程中，經(jīng)常檢查項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度情況，并將其與進(jìn)度計(jì)劃相比較，若出現(xiàn)偏差，便分析產(chǎn)生的原因及對(duì)工期的影響程度，確定必要的調(diào)整措施，更新原計(jì)劃。這一過程不斷地循環(huán)，直至項(xiàng)目完成。項(xiàng)目進(jìn)度控制的目標(biāo)就是確保項(xiàng)目按既定工期目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，或是在保證項(xiàng)目質(zhì)量并不因此而增加項(xiàng)目實(shí)際成本的條件下，適當(dāng)縮短項(xiàng)目工期。

項(xiàng)目進(jìn)度控制的主要方法是規(guī)劃、控制和協(xié)調(diào)。規(guī)劃是指確定項(xiàng)目總進(jìn)度控制目標(biāo)和分進(jìn)度控制目標(biāo)，并編制其進(jìn)度計(jì)劃；控制是指在項(xiàng)目實(shí)施全過程，進(jìn)行的檢查、比較及調(diào)整；協(xié)調(diào)是指協(xié)調(diào)參與項(xiàng)目的各有關(guān)單位、部門和人員之間的關(guān)系，使之有利于項(xiàng)目的進(jìn)展。

進(jìn)度控制所采取的措施主要有組織措施、技術(shù)措施、合同措施、經(jīng)濟(jì)措施和管理措施等。組織措施是指落實(shí)各層次的進(jìn)度控制人員，具體任務(wù)和工作責(zé)任；建立進(jìn)度控制的組織系統(tǒng)；按照項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)、工作流程或合同結(jié)構(gòu)等進(jìn)行項(xiàng)目的分解，確定其進(jìn)度目標(biāo)，建立控制目標(biāo)體系；確定進(jìn)度控制工作制度，如檢查時(shí)間、方法、協(xié)調(diào)會(huì)議時(shí)間、參加人員等；對(duì)影響進(jìn)度的因素進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)。技術(shù)措施主要是指采取加快項(xiàng)目進(jìn)度的技術(shù)方法。合同措施是指項(xiàng)目的發(fā)包方和承包方之間，總包方與分包方之間等通過簽訂合同明確工期目標(biāo)，對(duì)項(xiàng)目完成的時(shí)間進(jìn)行制約。經(jīng)濟(jì)措施是指實(shí)現(xiàn)進(jìn)度計(jì)劃的資金保證措施。管理措施是指加強(qiáng)信息管理，不斷地收集項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度的有關(guān)信息資料，進(jìn)行整理統(tǒng)計(jì)，與進(jìn)度計(jì)劃相比較，并定期提出項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告，以此作為決策依據(jù)之一。項(xiàng)目計(jì)劃中的某些東西在付諸實(shí)施后才會(huì)發(fā)現(xiàn)無法實(shí)現(xiàn)。即使勉強(qiáng)實(shí)現(xiàn)，也要付出很高的代價(jià)。遇到這種情況，就必須對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行修改，或重新規(guī)劃。在項(xiàng)目實(shí)施過程中要進(jìn)行多次規(guī)劃(P)、實(shí)施(D)、檢查(C)和行動(dòng)(A)循環(huán)。