商務函件的禮儀

在頻繁的商務往來中，函件起到了很大的作用，是企業(yè)與企業(yè)之間溝通的橋梁。

1.函件的書寫禮儀

(1)稱呼要準確，要有禮貌。在商務函件中，準確和禮貌的稱呼是對收件人的尊重，也會受到收件人的認可。

(2)問候要真誠。函件開頭之后的應酬語(承啟語)起著開場白的作用。無論是經常通信者還是素昧平生者，信的開頭應有問候語。向對方問候一聲，是必不可少的禮儀。問候語可長可短，即使短到“您好”兩字，也體現(xiàn)出寫信人的一片真誠。

(3)結束語不可少。正文最后一行下空兩行處寫結束語。

2.函件的收發(fā)禮儀

收、發(fā)各種函件也需要掌握一些禮儀技巧。技巧運用得當，會產生積極效果，否則，將無法達到預期目的，從而違背了收、發(fā)函件的初衷。

收、發(fā)各種函件應該掌握哪些禮儀呢?不妨參考如下幾個方面。

(1)邀請函。

第一，邀請函的內容包括：會議舉辦的宗旨、時間、地點、被邀請者的姓名和職稱。注意：邀請函中被邀者的姓名、職稱一定要書寫工整。

第二，由于被邀請者的身份不同，邀請函發(fā)送方式也要相應變化。如果被邀者的身份、地位較高，則應由專人派送；如果是一般身份的賓客則可通過郵寄、發(fā)電子郵件的方式送達。值得注意的是，郵寄發(fā)送邀請函裝封時，正面要朝上，郵票要貼正。

第三，邀請函的發(fā)送時間，一般提前一個星期；記者招待會的邀請函大多提前五天發(fā)送。

(2)答復函。

收到邀請函后，不論出席還是不出席，都必須盡快給邀請者一個答復，答復函的書寫格式與邀請函大致相同，圈選出席或不出席，并在空白處寫上祝賀的話語，及時寄出。如果不能出席，還應另備信函說明缺席理由，并真誠地請對方諒解，此信函與答復函一并寄出。如有必要還應給對方打電話，再次說明缺席理由，并向對方的邀請表示由衷的感謝。

(3)謝函。

日常生活中，謝函很少使用。一般情況下，人們收到禮品或應邀參加宴會時，都以電話致謝。當然，也有以信函的方式表達謝意的，這時對信函中的用字遣詞一定要慎重，因為這很可能是主人收到的唯一一封謝函，為表誠意，馬虎不得。

邀請函、答復函和謝函的書寫和發(fā)送是一項十分嚴肅的工作，書寫應以“工整、得體、簡明”為原則，發(fā)送要以及時為條件，千萬不能有絲毫怠慢，使邀請函、答復函和謝函失去原有的功效。

3.信箋(信紙)的禮儀

信箋在商業(yè)交往中起到了很大的作用，商業(yè)信箋也代表著企業(yè)的形象，所以在使用函件的過程中，也要注意信箋的禮儀。

(1)在訂購企業(yè)信箋的時候，將企業(yè)的電話號碼和傳真號碼寫在信箋的首行空白處，這樣收件人就能很容易與企業(yè)聯(lián)系，這給收件人帶來了很大的便利。

(2)信箋上的字體要夠大，也不是越大越好，以對方能夠看清字體為最佳。

(3)信箋的內容寫好以后，要把信箋折疊整齊，再裝進信封里。

(4)如果企業(yè)的電話或者地址發(fā)生變化，要及時訂購新的信箋，此時如果還使用舊的信箋會給企業(yè)和商業(yè)伙伴帶來麻煩。

(5)信箋表面要保持整潔，臟兮兮的信箋會讓企業(yè)的形象大打折扣，同時在使用信封的時候，記得要把信封完全封好，這樣才不會破壞信箋的美感。

商品展覽會參展單位的禮儀

展覽會主要是有關方面為了介紹本單位的業(yè)績，展示本單位的成果，推銷本單位的產品、技術或專利，而以集中陳列實物、模型、文字、圖表、影像資料等供人參觀了解的一種形式，是一種宣傳性的聚會。有時，人們也將其簡稱為展覽，或稱之為展示、展示會。

展覽會禮儀通常是指商界單位在組織、參加展覽會時，所應當遵循的規(guī)范與慣例。

參展單位在正式參加展覽會時，必須要求自己的全部派出人員齊心協(xié)力、同心同德，為大獲全勝而努力奮斗。在整體形象、待人禮貌、解說技巧等三個主要方面，參展單位尤其要予以特別的重視。以下分別對其作簡要的介紹。