順便說一下，這種做法至關(guān)重要。事實上，我關(guān)于有序組織的第十七條原理正是：//在數(shù)字信息中加上相應(yīng)的關(guān)鍵詞，以便日后容易找到。//

最后，我會把原始文檔的PDF副本抄送給桑婭。這封郵件隨即就變成了Gmail郵箱中可搜索的歷史文檔的一部分，而我則可以通過自己的手機或任何一臺計算機來訪問這些文檔。

與此類似，當(dāng)我在網(wǎng)站上注冊新的賬戶和密碼的時候，我也會向Gmail郵箱里發(fā)一封備忘郵件。郵件內(nèi)容包括該網(wǎng)站的網(wǎng)址以及自己的賬戶和密碼的線索提示。這些郵件我都會加上“機密”的標簽，以便需要時可以迅速分類。（如何讓設(shè)置的密碼更安全，可以參看本章“密碼管理”那一部分。）

如何管理地址簿

Gmail郵箱有“聯(lián)系人”管理功能，可以根據(jù)郵件發(fā)件人和收件人的信息，自動建立地址簿。你可以從Outlook、Yahoo！等其他的地方導(dǎo)入郵件地址，也可以創(chuàng)建新的聯(lián)系人信息。

Gmail的“聯(lián)系人”功能方便好用。一旦開始在“發(fā)送到”后面輸入地址，只要郵箱地址簿里有這個人，Gmail馬上就會自動跳出完整地址。

但就地址簿的作用而言，Gmail提供的“聯(lián)系人”功能還相當(dāng)簡單。我主要利用這個功能保存有郵件往來的那些人的地址，因為回復(fù)郵件的時候，對方的郵箱地址可以自動顯示。不過，我的地址簿管理采用的是蘋果公司提供的MobileMe業(yè)務(wù)，因為這項服務(wù)比Gmail的聯(lián)系人功能更完善。我所使用的所有聯(lián)系地址都是在MobileMe上直接變更。變化情況也會自動更新我的電腦和iPhone手機上的地址信息。我愿意使用MobileMe，也是因其界面非常簡單。我可以在網(wǎng)頁上直接輸入數(shù)據(jù)，也可以直接修改地址簿里的內(nèi)容，并且MobileMe跟電腦、手機之間的更新同步性相當(dāng)可靠。總而言之，這兩個因素使得我對MobileMe喜愛有加。

我在本章前面部分曾經(jīng)指出盡可能地使用既有工具，而不是隨意增加新工具的重要性。但是在組織管理信息的過程中，針對每種辦法使用合適的工具也是同樣重要的。你可以看到，這兩個原則有時候會發(fā)生沖突。出現(xiàn)這種情況的時候，你必須記住自己的目標。在地址簿管理上，我的目標是集中存儲通訊地址，并且在所有設(shè)備上保持一致，同時也要易于更新。由于確定了這樣的目標，我選用了完成這件事的最佳工具MobileMe，而不是固守此前已有的工具（Gmail的“聯(lián)系人”）。

與Outlook和諧共處

看到現(xiàn)在，你可能會有這樣一種總體感覺：在Gmail和Outlook之間，我非常偏愛前者。（在寫本書的時候，我還沒有機會使用Outlook 2010，因此我的評論意見都是針對Outlook 2007及之前的版本。）但是，如果你還在使用Outlook處理工作郵件（事實上，大部分公司還是要求員工這么做），有些辦法可以把類似Gmail的功能技巧應(yīng)用到微軟的Outlook中，從而更有效地組織管理Outlook郵件。（你可以安裝一些附加功能，讓Outlook更適于存儲郵件。）

譬如，我在前面已經(jīng)提到，你可以像使用Gmail的星號功能那樣使用Outlook的標記功能。Outlook的標記實際上還有一個非常有用的特色功能。右鍵點擊電子郵件，在彈出菜單中選擇“后續(xù)標記”選項，然后“添加提醒”，這樣就設(shè)置了一個帶有提醒功能的待辦事項，這個提示信息以后會在電腦屏幕或手機上彈出。對于需要在特定時間之前完成的任務(wù)而言，這是一種很好的提醒方式。（順便說一下，Gmail也有一個“任務(wù)”工具。使用這個工具，可以從任何一個電子郵件上創(chuàng)建一項新任務(wù)，也可以創(chuàng)建獨立于郵件的任務(wù)。然后可以在Google日歷上為每項任務(wù)指定一個日期。）