我跟你一樣，生活中混雜著公事和私事，二者總是交叉疊加在一起。晚上和周末時(shí)間我也會(huì)料理公事，上班期間有時(shí)也會(huì)處理私事。既然如此，為什么還要根據(jù)任務(wù)是否跟工作有關(guān)來(lái)管理自己的日程安排呢？這種安排能否幫助你更好地做到井然有序呢？

那種安排無(wú)法幫你更好地實(shí)現(xiàn)井然有序。對(duì)于今天的現(xiàn)實(shí)需要而言，廣泛應(yīng)用于企業(yè)環(huán)境中的Outlook/Exchange模式根本就是錯(cuò)誤的，原因就在這里。

雖然Outlook/Exchange可以收發(fā)電子郵件并擁有其他功能，但那本質(zhì)上就是一個(gè)針對(duì)企業(yè)員工的辦公日程表。同樣，Outlook/Exchange圍繞你的工作日程，建立了一個(gè)外人禁入的城堡，你可以跟城堡之內(nèi)的人共享信息，但是絕對(duì)沒(méi)有建設(shè)允許城堡之外的人進(jìn)入城堡的吊橋。換言之，Outlook/Exchange上的日程安排就不是用來(lái)跟組織之外的人共享的。（在家用電腦上使用Outlook作為私人日程表，也是同樣如此。）

我知道，采用Outlook/Exchange那種設(shè)計(jì)方式，有其正當(dāng)理由。各公司一開(kāi)始都希望自己的信息能夠盡量保密。但是，設(shè)計(jì)這個(gè)日程表根據(jù)的是一個(gè)過(guò)時(shí)的無(wú)用假設(shè)—工作和生活是兩個(gè)涇渭分明的世界。在我看來(lái)，一個(gè)好的日程表應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)共享，你愿意跟誰(shuí)共享就能跟誰(shuí)共享，愿意什么時(shí)候共享就能什么時(shí)候共享。不管用什么樣的設(shè)備查看，一個(gè)好的日程表應(yīng)該始終能夠看到，而且每次看到的結(jié)果都是完整的。這樣的日程表應(yīng)該輕松方便地完成全面搜索。這樣的日程表應(yīng)該涵蓋你的全部活動(dòng)安排，而不是僅僅針對(duì)某個(gè)方面。

Google日歷（）能夠?qū)崿F(xiàn)上述所有目標(biāo)。本章討論的是我對(duì)Google日歷的使用，這是我在管理日程安排和日常生活中所使用的最重要的腳手架。

可以搜索和共享的Google日歷

雖然我相信使用Google日歷這樣的日程表來(lái)管理你的所有日程安排是一種理想的選擇，但我也知道你在工作中使用Outlook/Exchange可能也是別無(wú)他選。如果是這樣，我建議你無(wú)論如何還是要用Google日歷來(lái)管理自己的私人日程安排，原因與我在第九章中推薦你使用Gmail郵箱處理私人郵件一樣—你應(yīng)該把日程安排看做自己可搜索的私人數(shù)據(jù)庫(kù)的組成部分。是的，這意味著你需要至少管理兩個(gè)日程表，一個(gè)是Outlook/Exchange，一個(gè)是Google日歷。這樣會(huì)給生活增加復(fù)雜性，如果不小心，可能還會(huì)出差錯(cuò)。唉，我們生活在一個(gè)并不完美的世界，我覺(jué)得受點(diǎn)苦最終也值得。同時(shí)也應(yīng)該看到希望所在：你可以非常禮貌地建議公司信息技術(shù)主管考慮整個(gè)公司改用Google軟件（其中包括Google日歷）。

順便說(shuō)一下，諸如Google Calendar Sync之類的工具（搜索google calendar sync即可找到），可以自動(dòng)實(shí)現(xiàn)Outlook和Google日歷上日程安排的同步。一般來(lái)說(shuō)，使用日程同步功能需要一定的技巧。如果用的是Google Calendar Sync，計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)才能完成同步工作。然而，如果你不管出于什么原因，總要使用Outlook，同時(shí)也愿意使用Google日歷，那么Google Calendar Sync或者其他類似工具就值得一用。

Google日歷的工作方式跟Outlook之類日程安排軟件十分相似。自己確定的預(yù)約安排，或者接受別人的預(yù)約邀請(qǐng)，隨后都會(huì)自動(dòng)添加到日程表中。要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)新的約定事項(xiàng)，可以點(diǎn)擊“添加”鏈接（位于Google日歷的徽標(biāo)下方），也可以在Google日歷界面下按Q鍵。然后輸入“星期五晚上7點(diǎn)與桑婭共進(jìn)晚餐”之類內(nèi)容，隨后Google日歷會(huì)把這項(xiàng)安排加入到相應(yīng)的日期和時(shí)間點(diǎn)上。如果需要添加日程安排的詳細(xì)內(nèi)容，可以在Google日歷徽標(biāo)下面選擇“創(chuàng)建活動(dòng)”，由此處開(kāi)始編輯新增日程條目。