有意識地權(quán)衡比較自己的全部工作和項目之后，你才能看出孰輕孰重。如果某件事情已經(jīng)存儲在你的記憶(心理內(nèi)存)中，那么它將占據(jù)你原本有限的思維空間，這既不合適，也沒有益處，而且它的價值很可能會被高估或低估。無論事情大小，你首先要建立一份完整的、最新的、可以檢查回顧的未完成事項清單，這是確保輕重緩急的安排可靠的前提。

“次重要”項目的危險

在當(dāng)今時代，有太多個人效率低下是因為缺乏處理次重要事情的能力造成的。你有沒有過這樣的感覺：因為忙于應(yīng)付那些迫在眉睫的事情，你根本無暇顧及那些次重要的事情。可是，你能猜到那些迫在眉睫的事情又是源自何處嗎？沒錯，都是源自那些因為緊急事情的影響而被忽視的次重要事情。這種病癥并不會自我糾正，而是會自我延續(xù)。

我認(rèn)為，之所以出現(xiàn)這種情況，部分原因在于最近時間管理和優(yōu)先管理培訓(xùn)中一度盛行的那種按照輕重緩急安排事情的思維方式。我也理解，應(yīng)該讓人們認(rèn)識到：如果他們能夠選擇如何利用自己的時間，那么有些選擇會比其他選擇效果更好。但是，這條原則的消極一面在于回避了管理責(zé)任。僅僅因為它們不是屬于最迫切的，就有許多沒有完成的事情被忽略掉。

參加我的研討會的人經(jīng)常會說我為什么建議列出一個完整的項目清單，而不計較輕重緩急、時間期限或任務(wù)大小。我真正建議大家注意區(qū)別的內(nèi)容非常簡單：真正的項目以及將來可能會做的事情。第一個清單要完整地列舉全部沒有完成、而且靠一次行動難以完成的任務(wù)。多數(shù)人都有30~100項此類工作。第二個清單則是列舉你想在將來某個時間完成、但目前卻不想著手去做的那些項目。

如果某件事情出現(xiàn)在項目清單上，那么你就需要將其同等對待，認(rèn)真決定隨后的行動并定期回顧事情的進(jìn)展。只要你清楚行動的性質(zhì)，只要你是有意為之，那么不采取行動也無妨。然而，多數(shù)人之所以不愿意著手開展工作，是因為他們并沒有停下來思考行動的習(xí)慣，結(jié)果錯失無數(shù)推動工作進(jìn)展的機(jī)會，最終演變成為危機(jī)。

你要么需要換新輪胎，要么不需要。在某個時間點上，輪胎問題會跨越明顯的界限。此前你不需要換新輪胎，此后才需要。一旦有了需要，輪胎問題也就不再屬于輕重緩急的范疇了。同樣，這類事情也不怎么符合“象限”矩陣。要么我們必須盡快完成，要么不是，僅此而已。

確實，項目一旦跨越了界限，就從僅僅“需要”逐漸過渡到了“迫切需要”的程度。頻頻出現(xiàn)的情況是，由于在僅僅“需要”階段沒能負(fù)責(zé)任地認(rèn)真對待，人們只能到了“迫切需要”階段才開始重視許多工作。原本應(yīng)該采取的“給輪胎店打電話咨詢價格”這樣的行動，結(jié)果卻變成了“給汽車俱樂部打電話請求修理輪胎”這樣的后續(xù)行動。

請徹底搞清楚你決心要實現(xiàn)的各種目標(biāo)，無論目標(biāo)大小，以及完成它們需要采取的行動。這樣，你就作好了準(zhǔn)備，可以真正有效地開展工作。你要盡快將每項工作完成，并且對每項工作的進(jìn)展感覺良好。

客戶服務(wù)部門不要認(rèn)為自己有權(quán)忽視任何請求或沒有完成的事情。如果你確實想為自身服務(wù)，你也不會那樣做。

順便想想……

●有沒有哪項工作因為當(dāng)前似乎不那么重要而被你忽視了？

●假設(shè)這項工作已經(jīng)完成，那么它有多大的重要性？

●如果這項工作已經(jīng)完成，你會有何感受？