掌控工作流程

1 . 收集

· 用有形的“桶”（工作籃、電子郵件、筆記本、語(yǔ)音信箱）等捕捉引起你關(guān)注的所有事情，不要遺漏。把它們從短期記憶中轉(zhuǎn)移出去（用“未完成事務(wù)提示清單”讓自己“卸載”）。

· 用盡量少的收納工具，照顧到盡量多的需求。

· 定期整理和組織，把它們清空（見(jiàn)后面）。

2. 處理

· 處理收集起來(lái)的事務(wù)（想好每件事的具體意義）。

· 如果不可以行動(dòng)，就要丟棄，或保存以備今后執(zhí)行，或存為參考資料。

· 如果可以行動(dòng)，想清楚具體的下一步行動(dòng)：執(zhí)行（如果不超過(guò)兩分鐘）、委派別人（在“等待”清單上追蹤）或者延后（列入行動(dòng)提示清單或收入行動(dòng)文件夾）。如果某個(gè)行動(dòng)不能完成，那么，把它的承諾視為項(xiàng)目，列入項(xiàng)目提示清單。

3. 組織整理

· 把整理結(jié)果進(jìn)行分類，以便及時(shí)查看追蹤。行動(dòng)可分為四大類：

項(xiàng)目（你承諾要完成的事）

日程表（必須在指定日期或時(shí)間發(fā)生的行動(dòng)）

下一步行動(dòng)（要盡早做的事）

等待事務(wù)（你關(guān)心的應(yīng)由別人執(zhí)行的項(xiàng)目和行動(dòng)）

· 把這些清單再作細(xì)分，使之方便好用（電話、跑腿活、家里、電腦等）。

· 在清單上添加長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)和對(duì)你具有影響的價(jià)值觀。

· 必要時(shí)添加有用的對(duì)照表（崗位描述、事務(wù)提示清單、組織結(jié)構(gòu)圖等）。

· 把無(wú)須采取行動(dòng)、但可能回訪的信息和資料保存為一般參考檔案。

· 把稍后可能采取行動(dòng)的提示信息保持為“持續(xù)關(guān)注”系統(tǒng)（“將來(lái)/也許”清單、日程表、備忘錄）。

· 保存項(xiàng)目的輔助材料系統(tǒng)，以備萬(wàn)一（可以保存在參考系統(tǒng)或急迫事務(wù)中）。

4. 回顧

每天回顧日程表和行動(dòng)清單（也可在執(zhí)行時(shí)隨時(shí)查看）。

養(yǎng)成每周回顧的習(xí)慣，保持大腦清空、最新和具有靈活性（見(jiàn)“每周回顧”）。

必要時(shí)經(jīng)常查看目標(biāo)、價(jià)值觀和愿景等長(zhǎng)遠(yuǎn)關(guān)注的清單，保持項(xiàng)目清單全面、最新。

5. 執(zhí)行

根據(jù)能否執(zhí)行（場(chǎng)合）、可支配時(shí)間和精力以及關(guān)注重點(diǎn)，作出執(zhí)行的選擇。

建立可隨時(shí)查看、面面俱到的行動(dòng)提示系統(tǒng)，相信自己直覺(jué)的決定是對(duì)的，保持靈活性。

選擇：

（1）執(zhí)行先前確定的事務(wù)

（2）臨時(shí)事務(wù)一旦出現(xiàn)立即執(zhí)行

（3）花時(shí)間明確自己的工作

（整理和組織必須做得充分，才能確信你對(duì)臨時(shí)事務(wù)的處理辦法是對(duì)的。）

長(zhǎng)期持續(xù)關(guān)注工作重心，確保正確的直覺(jué)選擇（“我執(zhí)行X而非Y，是出于什么樣的價(jià)值觀考慮？”）定期回訪、重新調(diào)整你在生活和工作各個(gè)層面作出的承諾（見(jiàn)附錄7：“關(guān)注層次”）：

· 跑道—當(dāng)前行動(dòng)（每天）

· 1萬(wàn)英尺—當(dāng)前項(xiàng)目（每周）

· 2萬(wàn)英尺—當(dāng)前職責(zé)（每月）

· 3萬(wàn)英尺—1~2年目標(biāo)（每季度）

· 4萬(wàn)英尺—3~5年目標(biāo)（每年）

· 5萬(wàn)英尺—事業(yè)、目標(biāo)、生活方式（1年以上）