團(tuán)隊(duì)寫作的一個(gè)常見缺陷就是在項(xiàng)目中很難達(dá)成統(tǒng)一的“聲音”。不管誰準(zhǔn)備報(bào)告的哪個(gè)部分，最終的報(bào)告必須看起來并且聽起來像是一個(gè)作者寫的。把這個(gè)報(bào)告想象成一個(gè)單一的文件，而不是很多部分的集合。組織并展示數(shù)據(jù)，讓這個(gè)報(bào)告連貫、統(tǒng)一。

提供有用的團(tuán)隊(duì)寫作反饋  評論同事的寫作對于你、還有被評論的那個(gè)同事都有幫助。當(dāng)你對他人的寫作做出反應(yīng)時(shí)，你會練習(xí)寫作技巧，這些技巧可以讓你對自己的寫作反應(yīng)更快。作為作者，你從不同讀者的觀點(diǎn)中受益，通過知道你的寫作中哪些有用哪些無用，你也可以提高自己的寫作技巧。在團(tuán)隊(duì)環(huán)境中，同事的評論會使更多人積極參與，在團(tuán)隊(duì)中營造團(tuán)體意識。

當(dāng)你檢查同事的寫作時(shí)，按照檢查表1“評論同事的寫作”的指示進(jìn)行。

修改草稿  要保證留出足夠的時(shí)間來修改草稿。這個(gè)任務(wù)最好這樣來完成：事先給每個(gè)成員提供一份整個(gè)草稿的復(fù)印件（給他們足夠的時(shí)間閱讀并做筆記），然后開小組會議，檢查每個(gè)部分的錯誤，檢查其內(nèi)容、缺陷或重復(fù)和有效的寫作風(fēng)格。決定由誰負(fù)責(zé)每個(gè)部分的修改，文件如何排版，由誰負(fù)責(zé)校對最終的文件。通常一個(gè)人（最好不是打字的人）會被安排校對終稿，檢查它的一致性、內(nèi)容的準(zhǔn)確性、語言風(fēng)格和版式。

檢查表1   評論同事的寫作

首先看意思；也就是說，首先評論大問題--比如文章的中心思想、組織、對目標(biāo)讀者是否合適，還有總體上是否清晰。

假設(shè)讀者的角色--不是老師。你的工作是幫助作者，而不是給作業(yè)評分。

指出你喜歡的部分，還有你不喜歡的部分，并詳細(xì)解釋你為什么認(rèn)為這些部分是有效的或者無效的（不要說“我喜歡這部分”，而要說“你在解釋這個(gè)難懂的概念上做得很好”）。

最好使用“我”的語言（不要說“此處你需要說得更清楚”，而要說“我對這里很困惑”）。

給出有用的評論--但不要多余。沒有必要指出同一個(gè)排印錯誤十幾遍。

給出肯定反饋時(shí)要強(qiáng)調(diào)作者，給出否定反饋時(shí)要強(qiáng)調(diào)文本（而不是作者）：“你能從公司的主頁上得到最新數(shù)據(jù)我很高興?！薄叭绻@個(gè)論點(diǎn)包含最新數(shù)據(jù)，那它會更有說服力。”

避免借用別人的文本。要承認(rèn)這個(gè)事實(shí)，這是別人的寫作，而不是你的。給出建設(shè)性意見，不要亂做決定或提出要求。