要準(zhǔn)備好會議的硬件設(shè)施。召開會議所需要的設(shè)備，要提前準(zhǔn)備和調(diào)試好，避免因?yàn)橛布O(shè)施出現(xiàn)問題而影響會議。

制定好會議流程和會議注意事項(xiàng)。有條件的最好準(zhǔn)備會議流程表，明確會議注意事項(xiàng)，并將其發(fā)放到與會者手中，讓與會者能夠更加清晰地了解本次會議的全過程，及時(shí)將會議主題、時(shí)間地點(diǎn)、注意事項(xiàng)等信息傳達(dá)給與會者。

要嚴(yán)格按照會議流程落實(shí)會議。為了保證會議的順利進(jìn)行，會議主持者要嚴(yán)格按照流程主持會議，對在會議中扯遠(yuǎn)的話題要及時(shí)引導(dǎo)到會議主題上來。

掌控好會議時(shí)間。一個(gè)人的注意力最多能夠集中40多分鐘，會議主持及負(fù)責(zé)人要及時(shí)調(diào)節(jié)大家的注意力，將注意力及時(shí)吸引到會議議題上來。

用數(shù)據(jù)說話。在會議召開的過程中要多分析數(shù)據(jù)，用數(shù)據(jù)和事實(shí)說話，通過數(shù)據(jù)可以讓經(jīng)銷商們看到希望、看到前景、看到不足，比批評、強(qiáng)迫的效果要好得多，多調(diào)動積極氛圍要比機(jī)械地念稿好得多。

要做好防范和應(yīng)對措施。由于區(qū)域市場中存在的各種問題，經(jīng)銷商之間既有合作也有矛盾，在這樣的小型會議上很容易就會有人出頭來反映市場問題，隨意打斷會議、擾亂會議秩序，讓會議陷入尷尬的境地。針對這種情況，要在會議之前做好防范，告訴與會者會有專門的時(shí)間來反映和討論、解決市場中存在的問題。如果依然有人惡意打斷會議，這個(gè)時(shí)候就要采取必要措施，及時(shí)制止擾亂會議的行為。在處理這些問題時(shí)，會議負(fù)責(zé)人一定要克制，不要因?yàn)閯e人的出言不遜而大動肝火，記住一點(diǎn)：會議是解決問題的，不是制造矛盾的！

會后要及時(shí)總結(jié)。會議是否達(dá)到預(yù)期效果、哪些地方需要改進(jìn)、達(dá)成了哪些共識，解決了哪些問題……會后要及時(shí)進(jìn)行總結(jié)，這樣才能讓區(qū)域會議更加有效率、有效果！

小提示：會議是解決問題的，而不是制造矛盾的！