當我們具備了管理時間的“雙P和雙C”道德品質(zhì)后，我們一定可以很好地利用上面的五個管理品質(zhì)（“ART”和“雙F”），那么，對于時間管理的課題，我們就只剩下最后的四大時間難題需要化解。在具體談?wù)撨@四大難題之前，我先問你幾個問題：

◎ 當你興沖沖地去邀請一位老朋友參加你的聚會時，他卻對你說：“我真的好想去啊，可是我沒有時間?！?/p>

◎ 當你想要把工作任務(wù)分派給屬下時，下屬可能面露難色地說：“我可能沒有多余的時間啊。”

◎ 你可能會忍不住想問他們：“那么，時間用到哪里了呢？”

◎ 我有時候經(jīng)常會反問對方：“我看你活得好好的呀，一天24小時，怎么老說自己沒時間呢？難道你的時間沒有得到很好的規(guī)劃和管理嗎？”

◎ 也有些人可能會在心里思量：“人生苦短，還要去費力思考如何管理時間，把自己框得死死的，還不如灑脫點兒！”

你會不會也有上面這樣的想法呢？如果你有，那么，一定要小心了：因為你的思路剛好和正確的思路相反，管理時間的課題不是讓你把自己框死，工作和生活過得索然無味，按部就班。正相反，管理時間是為了讓我們的工作更加高效、有板有眼地完成工作而避免出現(xiàn)忙亂和顧此失彼的情況；是為了讓我們的生活更加精彩、更加滋潤和快樂。

什么是時間難題呢？其實就是最容易影響我們耽誤時間、效率下降的四個因素，他們都是時間的殺手，攻克他們，我們才能在工作中表現(xiàn)得更為出色，生活中享有更多快樂。我們逐一來看，并探討如何化解這些時間管理難題。為了便于記憶，我把這四個時間難題，稱為阻礙我們時間管理高效運行的大軍“ARMY”。

A是指：分工和授權(quán)藝術(shù)（Authorize）。

首先，下面這兩樣?xùn)|西，你認為哪一個容量更大一些呢？

A. 一口井；B. 一個漏斗。

從物理學(xué)的角度上來看，當然是一口井的容量更大些，它的體積是一個漏斗的好多倍，但從管理學(xué)的角度上來看，可能答案剛好相反：“漏斗”在其中一端承接企業(yè)所賦予的各項使命和各種具體的工作任務(wù)，在這些大大小小的任務(wù)進入“漏斗”之后，“漏斗”開始發(fā)揮它的功能，它的中間部位很窄，但剛好可以慢慢過“濾掉”一些細小瑣碎的工作任務(wù)，這樣也就能釋放更多的空間，以應(yīng)對每天還在不斷增加的工作任務(wù)。而井卻不行，容量再大也只是個有限的器皿，他無法將自身承載的工作任務(wù)分銷出去，授權(quán)的工作無法開展，因此遲早有一天會出現(xiàn)滿負荷的狀況，被填塞滿之后，便會出現(xiàn)抱怨和疲累的呻吟。

所以，作為任何一位企業(yè)的管理人員，或者任何一位即將邁向管理崗位的人員都需要明白管理者最重要的工作之一就是對人事方面的管理?！爸松迫巍边@個詞往往被用來形容一些英明的企業(yè)管理者，我們來細細體會“知人善任”的含義。

“知人”的意思自然是指管理者對企業(yè)內(nèi)各個崗位的人員有清晰的認知，比如，各個崗位的具體職責、各位員工的性格特點、各位員工自身的擅長和性格中的優(yōu)劣勢；“善任”的意思更多是指對于運營中各項事務(wù)運作的了解、對于每項事務(wù)在具體執(zhí)行時所需具備的優(yōu)勢和特點、對于眾多事務(wù)的分派能夠準確無誤等意思。我們現(xiàn)在要談的正是“善任”，也可以簡單些，叫做“授權(quán)和合理分工”。

小時候，我最愛看的電視劇之一就是《西游記》，孫悟空簡直無所不能，他具有我們夢想擁有但事實上卻沒有的很多能力，比如,最神奇之一就是他總能在危難之際，拔出三根汗毛用嘴那么輕輕一吹，便會跳出來很多和他一樣的孫悟空，幫他跟那些小妖怪們進行廝殺。他便轉(zhuǎn)身專心跟大妖怪打斗。有時候我工作忙起來，真恨不得自己也能把頭發(fā)揪一綹下來變出很多個楊文利，可惜分身乏術(shù)??！我相信這樣的感慨你也有過吧，這種道理總是說起來容易，做起來難。很多時候明知道手上的一些工作沒必要自己親力親為，但是抬頭看看少得可憐的下屬，低頭想想他們的能力和素質(zhì)，真是感到授權(quán)工作難上加難。

所以，你可能注意到，我把授權(quán)稱為藝術(shù)，因為藝術(shù)通常都是存乎一心，很難輕易用言語說得明白，很多細節(jié)你沒注意到就會栽跟頭、出紕漏，所以，授權(quán)工作之所以難是因為內(nèi)在存在很多因素，我們來一一剖析它們并逐個擊破吧：

第一，擔心別人沒有自己做得到位。

我感觸最深的就是這一點：總認為這項工作交給別人完成一定沒有自己親自來做效果更好。我可以舉兩個例子，第一個例子是我在2004年學(xué)開車的事，當時我費了九牛二虎之力總算拿到了駕照，但是依然不敢上路。最后，在老板的一再催促下，我才硬著頭皮花了幾百元錢約了一名帶車的駕駛教練，讓教練直接帶著我上路行駛，找點兒感覺，找點兒自信。結(jié)果在緊張和拘謹了幾個小時之后，我發(fā)現(xiàn)沒那么難，還有點兒開始喜歡上聽著對面的車從我左耳邊疾馳而過的呼嘯聲，于是膽子就越來越大，有時候還忍不住故意鳴笛，嫌前面的司機車開得太慢。公司里的司機后來就經(jīng)常坐在副駕駛的座位上看著我開車，老板則坐在后排座樂呵呵地看著我們兩個。司機師傅每次都緊張得手心兒出汗，左手握著手剎、右手緊緊抓住車箱內(nèi)上方的扶手，全副武裝的神情和不停地嘮叨總讓我有種不舒服的感覺，也或許是來自某種挫敗感吧。第二個例子，也是最典型的事情，就是炒菜做飯，站在旁邊的老公總愛指揮我，我不會做的就虛心聽著，乖乖照著指示操作，可碰到很多特別簡單的操作，他也“極富耐心”地指導(dǎo)我時，我就很不耐煩，心里嘀咕：既然授權(quán)給我，又不信任我，索性你自己弄?。∵@兩個例子也極度證明了授權(quán)工作難度最大的一點，就是：無法充分信任對方的能力。

第二，總擔心授權(quán)之后失去了掌控權(quán)。

我內(nèi)心深處總是在把工作任務(wù)交付出去之后有個小小的聲音在重復(fù)著：這事兒辦砸了怎么辦？萬一要是事情沒處理好怎么辦？他該不會自己中飽私囊、借機會揩公司的“油水”吧？他會不會把信息透露給競爭對手?。看蠹叶济靼滓粋€道理：人與人之間面對面的交流很多是心靈的感應(yīng)，當你不信任對方時，對方自然會產(chǎn)生不愉快的感受，也會多少影響到工作的完成情況。我只是擔心授權(quán)之后無法繼續(xù)擁有掌控全局的優(yōu)勢和主動權(quán)，對方可能就會有很多消極的情緒出現(xiàn)。所以，我們必須“大大方方”授權(quán)，并且“明明白白”約定工作過程的監(jiān)督控制手段，以結(jié)果為導(dǎo)向，以控制過程為手段，鼓勵對方的創(chuàng)造性工作態(tài)度和創(chuàng)新工作手段，給予信任和支持并隨時溝通，這樣的授權(quán)體系才能避免所有的擔心和不必要的矛盾。

第三，總擔心下屬搶了我的功勞。

你們是否有過總擔心領(lǐng)導(dǎo)看不到我的努力，總擔心下屬的光輝超過我的情況？于是遇到無能的下屬，自己煩躁得不行；碰上能干的下屬，又會糾結(jié)得不行。在矛盾中煎熬著，工作的焦慮感也日益增強，精力一半在工作上，另一半則放在了這些無謂的擔憂上。那么，我們可不可以換個角度想問題：強將下面無弱兵，我的下屬如果無能是我管理和導(dǎo)引不到位，如果下屬能干我就可以多授權(quán)些工作給他們，我把控關(guān)鍵節(jié)點就好了。他們做事，我來監(jiān)督。如果他們做得好，我就把功勞都給他們。老板如果賞識我，我就繼續(xù)加油；老板如果不懂得賞識我，那是他的意識還不到位，至少我擁有了一群好同事，一群將來可能成為創(chuàng)業(yè)合作伙伴的朋友。其實幾乎所有的老板都會明白部門業(yè)績的功勞是歸功于部門領(lǐng)導(dǎo)的。

總是搶下屬功勞的部門領(lǐng)導(dǎo)不會有更大的發(fā)展；總是招聘一群廢物的部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該盡早撤換。

第四，總怕耽誤員工手上現(xiàn)有的工作。

舉一個我親歷的事情：2007年上半年，我創(chuàng)立了自己的室內(nèi)設(shè)計工作室，除了合作伙伴以外，我們還招聘了兩名員工，其中一位是社會招聘，另一位是我的一個遠房親戚的女兒。我很喜歡這個小妹妹，她年輕漂亮，總是讓我想起我年輕的時候，所以對她格外疼愛，而另一名員工則非親非故，很年輕也很能干。我在分配日常工作時，總是把一些瑣碎的、繁重的部分交給招聘來的那名員工，而把一些簡單易做的工作交給自己的這位小妹妹。其實，親疏有別在企業(yè)運營中是最要不得的，我把這位小妹妹當做寶貝一樣來照顧，生怕她受到一點點疲累，所以她幾乎很難得到成長，過了不到一年的時間，她堅決提出要離開我去另外一家設(shè)計公司打工，待遇還沒我這里好。我疑惑不解，可是她的一番話，讓我徹底頓悟。

她說：“姐姐，我知道你總害怕我辛苦，也老是擔心影響我手上的工作，不怎么給我指派活兒，可我出來就是想學(xué)東西，還想將來能有更大的發(fā)展。你老是護著我，我心里感激你，但是這樣下去你會害了我，我不想一輩子都只能跟著你當個小助手?！?/p>

就這樣我疼愛的小妹妹掙扎著從我的保護中逃脫了，我被家長上了一課，也讓妹妹失望了。我對自己也很失望，這么明白易懂的道理當時就是沒想明白、沒做到位。

第五，不跟員工分享企業(yè)前景，還嫌員工沒有干勁。

這個因素和企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃有關(guān)。公司里開會的時候，一般是分等級的，高層領(lǐng)導(dǎo)在一起開會，中層和普通員工連聽的份兒都沒有，哪天要是通知你列席高層領(lǐng)導(dǎo)會議，八成你就該被提升了，至少也會被委以重任。所以，很多中層和基層員工平日里工作起來沒那么大的激情，反正是做一天和尚撞一天鐘，誰知道我現(xiàn)在手里這差事公司領(lǐng)導(dǎo)是否重視，或許做好做壞都一個樣呢。前面我們談到時間管理必備的技巧時提到過要養(yǎng)成記錄的習慣，并在那段話里提到過“殺人游戲”，游戲里面有很多的角色，有法官、有警察、有匪徒，還有群眾。玩過這個游戲的都知道，最沒趣的就是群眾，因為整個游戲中他們是不明真相的，總在閉著眼睛，并不知道身邊發(fā)生了什么狀況，一路迷茫、一路猜測，“死”都不知道是怎么“死”的。這種感受很多人都能體會，因為公司領(lǐng)導(dǎo)到底每天在忙些什么，沒幾個人真正清楚，甚至被一些中層和基層領(lǐng)導(dǎo)們當成八卦新聞一樣竊竊私語地傳遞著、編造著、演繹著。

總之，他們?nèi)绻恢拦镜膽?zhàn)略發(fā)展方向，就無從在處理自身工作時做到有的放矢；他們?nèi)绻恢栏邔宇I(lǐng)導(dǎo)們的工作重心在哪里，就難免會在心里產(chǎn)生一種不受公司或領(lǐng)導(dǎo)重視的感覺。因此，他們的工作態(tài)度會存在一些負面的因素，你在授權(quán)工作任務(wù)的過程中就會發(fā)現(xiàn)很難把你全部的意圖表達清楚，以致你會產(chǎn)生授權(quán)工作所帶來的困惑，也因此，授權(quán)的效果大打折扣。所以，別太故弄玄虛，把企業(yè)的發(fā)展方向和你未來心中的格局大聲地告訴大家，為大家描繪一個可以讓大家和你一樣群情激奮的藍圖，大家才能夠在做現(xiàn)有手上那些不是很有激情的工作時充滿著激情和主人翁意識，才能夠因為未來的那個壯觀的藍圖而對你所授權(quán)的工作性質(zhì)有種全新的認識。

綜合上述五點，作為管理者的你有過幾點憂慮呢？我或多或少都有體驗過，所以才總結(jié)出來分享給你，希圖210以授權(quán)為意圖的機制望你能引以為戒。如果用開頭孫悟空的例子來比喻的話，其實作為領(lǐng)導(dǎo)者，授權(quán)就是一種復(fù)制自己的行為，復(fù)制的能力越強，自己的精力就越能得到釋放，這樣才便于你把精力放在真正重要的事情上，比如,去思考戰(zhàn)略發(fā)展方向、選擇重要人選等宏觀方面的關(guān)鍵性問題。在你授權(quán)藝術(shù)掌握不夠熟練時，就不得不把精力放在這三個方面的事情上，即找人、培養(yǎng)和授權(quán)，并循環(huán)往復(fù)地去實行。

如圖2-10所示，無論你的腦袋多么發(fā)達，也必須要在企業(yè)內(nèi)建立這種以授權(quán)為意圖的機制，包括但不限于授權(quán)工作任務(wù)、控制任務(wù)完成情況、支持他人更好地完成工作和客觀全面地評價員工等程序，進而通過你的觀察和科學(xué)的考核標準將真正優(yōu)秀的員工留在企業(yè)里，讓他們發(fā)揮更大的作用，為企業(yè)帶來更光明的前景。

具體來說，授權(quán)工作任務(wù)需要明確如下內(nèi)容：

◎ 授權(quán)范圍。

◎ 工作任務(wù)所包含的具體內(nèi)容。

◎ 界定工作完成的標準。

◎ 考核工作完成的優(yōu)秀程度的量化指標。

◎ 工作任務(wù)完成的期限。

◎ 授權(quán)針對的具體對象。

◎ 被授權(quán)人相對應(yīng)的權(quán)利（如財權(quán)、用人權(quán)等）范圍等。

我們可以建立相應(yīng)的標準文件在企業(yè)內(nèi)部使用，如《工作聯(lián)系單》、《授權(quán)委托書》、《工作考核細則》等；這些都是企業(yè)管理中的雙刃劍，我們既能保證授權(quán)的同時又不會失去控制權(quán)，也能對于一些難以管理的人形成實質(zhì)的控制，白紙黑字的東西更有分量，避免了個別人的“有口無心”或者彼此之間的“扯皮”現(xiàn)象。

再來看控制。管理者在授權(quán)之后并不是就完事大吉了，即使再有默契的合作伙伴，你也該將此類事情放在第三類事項中，定期提醒自己監(jiān)督、檢查和控制。有效的過程控制才能保障結(jié)果的完美呈現(xiàn)。這種與授權(quán)有關(guān)的控制主要是指：

◎ 掌控工作任務(wù)順利并如期完成。

◎ 控制實施工作任務(wù)的人員沒有大的變動（人員流動要盡量避免）。

◎ 在控制工作任務(wù)完成的過程中所必須產(chǎn)生的成本費用（盡量別超過公司的預(yù)算）。

◎ 在控制工作任務(wù)完成的過程中沒有對無關(guān)人員產(chǎn)生不良影響。

◎ 在控制工作任務(wù)完成的過程中不會對企業(yè)形象和外在品牌造成不必要的干擾等。

同樣地，我們可以通過建立相應(yīng)的標準文件在企業(yè)內(nèi)部推廣使用，如《項目節(jié)點匯報》、《項目要點討論的會議紀要》、《項目報價清單》、《人員簽到表》、《項目完成情況周/月報》等。

第三個是支持，管理者一定要在內(nèi)心相信企業(yè)所制定的授權(quán)機制效果，并在授權(quán)的時候向?qū)Ψ秸宫F(xiàn)自己的信任和重視；管理者還需要在過程控制時更多地關(guān)注工作任務(wù)本身的完成情況，而不是完成的方式方法，要鼓勵創(chuàng)新和思辨；管理者要在過程控制時更多地表示出來的態(tài)度是一種重視和關(guān)注，而不是不放心和猜忌；只有在確信對方需要支持，或者對方主動提出需要支持時才給予有力的、明確的支持，讓對方心存感激并繼續(xù)大力度地實施下去，而不是角色轉(zhuǎn)移成管理者“自己實施，屬下監(jiān)督”的情形。這雖然聽著滑稽可笑，但事實上，這種現(xiàn)象在企業(yè)里屢見不鮮。支持工作的具體內(nèi)容包括精神上的支持和鼓勵（這一點至關(guān)重要，千萬別小看你的鼓勵和稱贊）、財力上的支持、調(diào)派人手等用人方面的權(quán)限支持、資源整合的支持和企業(yè)宏觀政策上的支持等。

其實授權(quán)有時候也是一種培養(yǎng)，培養(yǎng)本身也意味著授權(quán)，我們要對不同的人有盡量客觀全面的評判。用對人有時候可以為企業(yè)省去很多麻煩；授權(quán)對象搞錯了，可能過程控制手段再高明，也注定會失敗。在很多年前，有位朋友的一句口頭禪始終讓我記憶猶新，他說：“我可不會把自己的寶貴時間浪費在那些不值得的人身上?！边@話雖然不是很好聽，但是卻也有幾分道理。每位領(lǐng)導(dǎo)者都應(yīng)該在完成工作之余，多對員工們進行觀察和評判，并找出適合的人選加以培養(yǎng)，通過授權(quán)的方式加以培養(yǎng)和重用，培養(yǎng)了合格的接班人自己才能向上發(fā)展，這也被越來越多的大型企業(yè)所認可。作為企業(yè)的高層管理者在提拔任何一名干部時一定關(guān)心的是企業(yè)整體的人員組織構(gòu)架，倘若因為提拔你之后，造成了你原有職位的空缺，你換位思考后就會懂得我這話的意思。而授權(quán)就不失為一個培養(yǎng)人才的良方，所以掌握授權(quán)的藝術(shù)需要我們加緊提升并逐步領(lǐng)悟。

最后是評價，當工作任務(wù)完成并塵埃落定后，事情并不是就完事大吉了，管理者要做的還有一項工作，就是評價。這個評價看似無關(guān)痛癢，實則具有相當大的威懾力，因為員工從某種意義上是企業(yè)最大的客戶，任何一個客戶都需要通過我們的員工進行協(xié)力配合才能留住并服務(wù)好。這項工作任務(wù)完成后，還會有下一個工作任務(wù)，所以對員工態(tài)度的激勵、能力的肯定、業(yè)績的表揚、失誤的提醒、創(chuàng)新的鼓勵、思路的肯定、方法的傳承等工作內(nèi)容，會直接決定這些參與了工作任務(wù)完成的員工在下一次工作任務(wù)來臨時的心態(tài)和干勁，需要很多諸如《員工評價表》、《工作成果展現(xiàn)討論會》等形式輔助實施，也需要組織和策劃某種業(yè)績表彰大會、工作方法推廣和實實在在的獎金形式協(xié)助完成。

就這樣，授權(quán)、控制、支持和評價形成了閉環(huán)效應(yīng)，在一項工作任務(wù)完成之后，轉(zhuǎn)而投向下一個工作任務(wù)，很多任務(wù)交織在一起，但是按照這樣的體制有條不紊地進行，構(gòu)成了你日常管理工作中的主要線索。授權(quán)的藝術(shù)存乎一心，我也是用這短暫的篇幅分享了我的經(jīng)驗，希望對你有所幫助。正如剛開頭我提及授權(quán)時所問的小問題，希望你努力成為一個快樂的“小漏斗”，順暢高效，讓你的工作因為有效授權(quán)而更加高效、更加快樂！

R是指拒絕（Rejection）。時間是一種資源，一種最為寶貴的、不可再生的資源。失去了時間，就意味著我們失去了生命。所以，別說自己沒時間，只能說明自己沒能管理好自己的時間。時光如同脫韁的野馬，你要掌控它、駕馭它，可沒那么容易。如果它把你從“馬背”上摔下來幾次實屬正常，你也只有嘗試、嘗試、再嘗試，才有可能適應(yīng)它并掌控它，這之后，你就可以成為真正的時光騎士了！

圖211生活三大元素我們的生活由家庭、事業(yè)、生活三大元素構(gòu)成（見圖2-11）。如果你想擁有快樂的人生，就需要讓你的家庭充滿快樂、讓事業(yè)充滿快樂、讓生活充滿快樂。正像這本書的主題一樣，事業(yè)往往為家庭和生活提供了堅實有力的物質(zhì)基礎(chǔ)，也因此顯得格外重要，在職場上活得快樂非常有必要。

我經(jīng)常會聽到一些朋友跟我說著類似的話：為什么我一上班就煩得要命，一下班立馬整個人就精神起來；上班著實讓人痛苦??！還是回到家有意思，要么下班后跟朋友一起玩兒也挺好……那么，這樣的狀態(tài)怎么可能真正收獲發(fā)自內(nèi)心的快樂呢？

圖212生活平衡齒輪在我們的一生中有很多因素需要平衡，只有這些因素達到某種平衡時，我們的生活方式才能為我們帶來健康和快樂，所以，經(jīng)常審視自己的生活狀態(tài)，根據(jù)重要程度不同合理支配和規(guī)劃自己的時間，適當屏蔽一些不必要的干擾因素，我們才能得到真正的快樂（見圖2-11）。

日常我們所有的行為如果從管理時間的角度上劃分，可以被分為三類，分別如下。

◎ 消費部分：吃飯、睡覺、逛街、電視、聊天等。

◎ 儲存部分：思考、學(xué)習、記憶、計劃、奮斗等。

◎ 浪費部分：等待、發(fā)呆、糾結(jié)、猶豫、抱怨等。

那么，出現(xiàn)在我們生活里的這些牽絆因素，導(dǎo)致了我們無法暢快淋漓地做我們應(yīng)該做的事情，我們就必須對之施以巧妙而有效的拒絕，達到既不傷害感情，又不浪費自己時間的效果。

首先，我們來說說那響個不停、關(guān)鍵時候又偏偏沉默的電話。

電話的發(fā)明是為了方便無法見面的人進行信息的交流，直白點說，電話只是人與人之間溝通的一種形式，是一種商業(yè)工具，它是為我們所用的，我們不能反受其累。但是很多人都難逃電話這個時間天敵的干擾，正如羅伯特·西奧迪尼在《影響力》一書中強調(diào)的稀缺原理一樣：對失去某種東西的恐懼，更能激發(fā)人們的行動力。有這樣一段話鮮活地指出了我們每個人都曾有過的心理過程：我經(jīng)常會中斷有趣的面對面交談，接聽一通未知來電。此時，來電者擁有一種坐在我對面的客人所不具備的重要特點，即如果我不接電話，我可能和它及其攜帶的信息失之交臂。哪怕眼下的交談是多么熱烈、多么重要，又哪怕我通常接到的電話都沒什么大不了的事，可電話鈴每多響一聲，我接起它的機會就少了一分。因此，我們拒絕電話的干擾必須有一套行而有效的方法才能克服這種人與生俱來的心理趨勢，我為你總結(jié)了六個要點，可供你借鑒并參考。

(1)將電話看作商業(yè)工具。有些人天性對電話鈴聲敏感，只要聽到電話鈴聲，心里就總會認為電話那頭是“大人物”，這電話不接起來身邊的人說什么話基本上就聽不進去了。其實，現(xiàn)在的溝通手段有很多，適當?shù)臅r候要讓自己的大腦放松下來，別太把電話當回事。除了一些特定的崗位以外，比如，呼叫中心的工作（其主要工作就是圍繞接聽電話開展業(yè)務(wù)）等，要另當別論，如何在電話里進行高效的溝通至關(guān)重要。

(2)定期檢查電話。如果可以的話，你的電話應(yīng)該選擇帶有來電提醒的功能，這樣曾經(jīng)想要找到你的人就會留下痕跡，你只需要定期檢查電話就可以了。不必要和接線員一樣，隨時隨地準備著讓自己陷入被打擾的狀態(tài)，主動權(quán)要想掌握在自己手里就必須記住這一點。無論你所在的企業(yè)有多大，真正和你發(fā)生緊密聯(lián)系的人不會很多，他們會利用包括電話在內(nèi)的各種聯(lián)系方式與你進行工作和業(yè)務(wù)交流，你只需要讓他們知道你的工作習慣和之前提及的塊區(qū)1時段，他們就會自然知趣地選擇更為合適的方式與你聯(lián)系。

(3)不接或直接掛斷。任何一個行業(yè)都會處在一個產(chǎn)業(yè)鏈條當中，你同時是別人的甲方，又是另外一些人的乙方，我們經(jīng)常盯著我們的甲方轉(zhuǎn)，而對我們的乙方置之不理或者愛答不理。有些商家甚至和你沒有任何業(yè)務(wù)往來，但是依然可能掌握著你的聯(lián)系方式，比如，一些餐飲公司、娛樂公司、投資公司、放貸機構(gòu)、房地產(chǎn)商、培訓(xùn)機構(gòu)、違法的發(fā)票提供商、幼兒教育中心、拓展訓(xùn)練營地、車險等保險經(jīng)紀人等，他們就像洪水一樣，通過很多時光縫隙滲入我們的生活，令我們防不勝防。有一次，我主持一場讀書會，大概持續(xù)了兩個小時，電話靜音后我就放在身邊不再理會，讀書會結(jié)束后我順便看了眼電話，居然顯示17條未讀短信和7個未接電話。我當時心里想，一定是錯過了什么天大的急事，結(jié)果一一看下去，全是諸如此類的垃圾信息和莫名的電話號碼。相信大家也都不足為奇了，在無奈的嘆息中逐一將它們刪除了事。有些你通過來電顯示知道是沒必要接的電話，可以直接掛斷或者干脆消音后不予理睬。電話那頭并不知道你這邊發(fā)生了什么事情，所以只要避免言語的正面沖突就可以了。

(4)明確回復(fù)電話的時間。如果當你恰好抓起了電話，接聽并確認對方身份后，你若不想被打擾，也可以直接明確地用兩句話處理好這個問題：“抱歉，我手頭上正好有點兒急事需要處理，我下午四點再給你回電話吧?！蓖ǔΨ讲皇翘貏e急的話都能接受這樣的說法，同時對方也可以根據(jù)你的這種回答合理調(diào)整他們自己的時間安排，彼此都沒有受到太多的影響。相應(yīng)地，如果你給對方致電時也可以采取類似的方法。我通常會首先自報家門后詢問對方一句是否方便，你可以通過對方的回應(yīng)來判斷是否合適繼續(xù)交流下去，比如回答的三種情況：① 痛快并大聲地告訴你很方便；② 小聲但明確地讓你長話短說；③ 各種形式的不方便。這樣，接下來你再針對性地采取行動就顯得主動很多，也從某種程度上避免了電話這種特殊形式而產(chǎn)生的麻煩。

(5)將電話集中起來撥打和回復(fù)。我通常會在一天內(nèi)有段時間是站起來辦公的，這個時間里我會帶上耳機，雙手騰出來收拾文件資料和案頭的各種物品（如名片、面巾紙、計算器、紙筆、書籍、水果盤、訂書器和各種數(shù)據(jù)線等），集中把承諾要回的電話打上一遍，順手記錄在固定的本子上；也會集中主動地打電話，安排晚上的各種活動。有時候，電話還沒打完，東西就收拾整齊了，看著整潔的桌面心情就會好很多、自信很多，再做些舒展運動更是很不錯的選擇了；有時候電話打完了，東西還沒收拾好，便打開一些音頻文件學(xué)習充實自己。就是這樣，正如人們?yōu)榱斯?jié)省空間想到樓房一樣，節(jié)省時間就要考慮重疊做事。

(6)做好詳細的記錄。在接電話的過程中，要做適當?shù)挠涗?，并進行重復(fù)，與對方核實。做記錄還有個很好的優(yōu)勢，可以避免雙方跑題，尤其是兩人彼此熟悉，就更容易說到一些無聊的話題上，而忘記了到底為什么要打這通電話。記錄本上，通常你不會記錄很長的句子，而是一些關(guān)鍵詞，比如時間、地點、數(shù)字、網(wǎng)址、郵件地址和人員姓名等。

其次，我們來說說如何對待那些不速之客。

工作中，一些不速之客會讓你浪費掉大量的時間。我經(jīng)常會故意把一些大幅的工程資料和材料樣板（如地毯樣板、花崗巖樣板等）放在沙發(fā)上，目的是為了讓那些喜歡來我的辦公室名為“串門”，實則是想“小憩”的員工，無處落座之后快速離開。以下有六種方法使你以后再也不用因為他們的到來而頭疼了。

(1)為工作創(chuàng)造整塊時間。這一點很好理解，就是找到自己精力最為充沛的時候，集中精力去工作：關(guān)起辦公室的門、放置免打擾的桌牌、找到不被打擾的封閉空間（如公司某些小型會議室、家中和咖啡館等）。拒絕的最高境界是創(chuàng)造條件讓外界的打擾無法降臨，這也免去拒絕本身所浪費的時間，畢竟拒人于千里之外是件讓對方感到不舒服的事情，所以要創(chuàng)造不被別人打擾的工作環(huán)境。

(2)用身體動作拒絕。當你發(fā)現(xiàn)對方來訪并無實質(zhì)性工作時，你可以通過身體的一系列動作來暗示對方，表達你的拒絕。比如：眼睛不時看表、腦袋轉(zhuǎn)向?qū)Ψ降茄劬Σ浑x開自己的工作（電腦屏幕或者文件）、站起身來向門口走、拿包做準備出門的動作等。這樣對方多數(shù)會詢問你是否時間不很寬裕，這樣你就可以順勢回答工作上有安排或工作任務(wù)較為繁重等。在整個拒絕的過程中，一旦對方知道了你的意圖，一定要在對方離開之前報以誠懇的歉意，送上感謝和溫暖的話語，這些都是潤滑人際關(guān)系的要素。

(3)假設(shè)領(lǐng)導(dǎo)或客戶召喚。拒絕的真正目的不是傷害彼此的交情，而是有效管理自己的時間，避免當下自己被別人打擾。如果你是因為領(lǐng)導(dǎo)或客戶召喚你，你就會很輕易地拒絕對方并獲得對方的諒解。善意的謊言有時候可以適當加以使用，畢竟你的工作時間確實應(yīng)該為你的領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)的客戶所利用，而不應(yīng)浪費在一些無足輕重的事情或者人身上。

(4)安排特定的時間。我們也不妨把不速之客分類歸納一下，如，有同事、下屬、供應(yīng)商、其他人員等。我們可以在規(guī)劃自己的日常工作時，專門留出一個時間段接待這些人員，就像我們接聽電話時一樣，可以明確告訴他們我們很重視對方，并相應(yīng)地為他們預(yù)留了時間。這樣一來，對方得到了重視，我們也更好地為自己的時間做了有效地“排水”工作。當然，任何人員的來訪，你都要溫和但明確地讓對方清楚，你們大概的談話時間是多久，并在適當?shù)臅r候示意對方，打斷并結(jié)束談話。

(5)委派別人接待處理。曾有一段時間，我每次早上一來到公司，就有些材料供應(yīng)商殷勤地在會客室等待，他們的敬業(yè)精神、勤奮程度和不服輸?shù)挠職饬钗覛J佩，但是我并不完全認可他們的行事方式。但是畢竟對方一大早跑來，我不想讓對方太過傷心和難堪，便讓一位行政人員負責接待并與之洽談，對方留下資料后才離開。之后我會在專門的時間與行政人員交流，對這位工作人員而言其實也是一個培養(yǎng)的過程，委派他人的時候你可以適度向來訪者表示你的歉意，畢竟他沒有和你提前約定，所以也就可以原諒你的做法；對待被委派的同事要表示明確的感謝和信任，之后再找時間進行溝通，提煉有用的信息即可。

(6)推門離開辦公室。你也有可能會碰上一些十分難纏的家伙，那種執(zhí)著的精神總是讓我禁不住想起一句話“臉皮厚，吃肥肉”。對方一點都不傻，他完全明白你的一系列暗示，但是他似乎就是抓住你的這個心理，所以自顧自地頑抗到底，那最后一招就只能是“他不走，你走”。保持自己的風度，并向之表示歉意，推門離開，順便去趟洗手間或者借機走動一下，舒展舒展身體。同時，一定要告訴自己的助手或者公司的接待人員，對其作為特殊照顧：下次再來讓他預(yù)約或者直接拒絕登門。

最后，我們來說說所謂的人情交往。

公司里的人情交往可不是對誰都是輕松、快樂的差事。有的人說的很慘烈，把公司里的人際交往和各種錯綜復(fù)雜的現(xiàn)象稱為“辦公室政治”；有的人被這種無休止的內(nèi)耗搞得筋疲力盡，工作本身倒變成了相對輕松、單純的事。其實，每個人在職場上想要謀取的目的不一樣，也就因此顯現(xiàn)出不同的狀態(tài)，如果把工作當做生活的一部分，當成是實現(xiàn)人生價值和自我價值的機會，就會清醒很多、釋然很多、快樂很多。

我們要尊重自己的時間，也要尊重他人的時間。及時對別人說“不”，聽上去可能有些過于直接，但是實際上越早說“不”越輕松，而且是彼此都輕松。往往在人際交往中，拖延是一種很殘忍的行為，也是一種不負責任的行為，辦公室戀情在很多公司是明令禁止的，有些開明的企業(yè)會許可（只要不是利益相關(guān)部門即可），你應(yīng)該及時向?qū)Ψ奖磉_清楚自己的想法和態(tài)度，對方會盡早進入收拾感情殘局的階段，而不是對你抱以無休止的幻想之中。我的一位女同學(xué)，一米七以上的個子，長相雖然一般，但是很清秀，性格很溫和，長長的頭發(fā)烏黑發(fā)亮，令我始料未及的是她居然在大學(xué)畢業(yè)十年之后依然還是單身，而且聚會時很少談及感情。我通過瀏覽她微博里的只言片語，漸漸清晰了事情的緣由。原來她多年都對她的一名公司同事懷有愛慕之情，并還在繼續(xù)著。但是那位男同事對她并沒有過多的私人情感，只是維持著同事應(yīng)有的關(guān)系和一些曖昧的交往，致使我這位大學(xué)同學(xué)在感情的處理上始終放不下。雖然他并沒有向我這位女同學(xué)說過一句殘忍的拒絕，但結(jié)果卻是殘忍之極。

同事之間的情面有時候要盡量客觀地去看待。我遇到過這樣一件事，讓人哭笑不得。有一天中午，大概有七名同事相約去吃飯，因為大家都是老鄉(xiāng)，便一起前前后后走出了公司的大門，在經(jīng)過公司大門的時候迎面碰見了施工部門的李工。李工性格很拘謹，說話也很少，看著我們歡聲笑語地走過來，便問其中一位同事我們上哪去，同事隨口說吃飯去，要不要一起，李工遲疑了一下之后就返身隨著我們一起走。很多人起初沒在意，到了地方坐下后才發(fā)現(xiàn)多了一位，不過還好都是同事也沒多說什么?？墒抢罟た瓷先ズ芫执?，因為平時和我們聊得很少，加上他本身經(jīng)常在項目部工作，對施工現(xiàn)場的工作方式比較適應(yīng)，而公司總部的溝通方式可能不太一樣。我當時注意到了，還特意照顧李工，點名讓李工多吃點兒，也有故意把話題往李工身上導(dǎo)引，鼓勵李工多說些項目部發(fā)生的趣事。但是隨著時間一點一點的推移，李工越來越坐不住了，后來起身叫我到旁邊，跟我說：他是回來開會的，可能要提前先走一步。我這才明白他為什么不安，就讓他先行離開，他卻很為難的樣子。我寬慰他，都是同事，沒什么要緊的，他卻指指其中一位同事說：那是當時招聘他來公司的姚工，這樣中途走掉姚工會不會不高興，畢竟他內(nèi)心很感激姚工。

這種過于看重人際交往的心態(tài)勢必會讓自己看上去很緊張、很可笑，本末倒置對工作并無好處。記得喬布斯總愛問自己一句話：如果今天是我生命中的最后一天，我該作何思考和行為？我想任何事情都沒有你的時間來得重要，因為沒了時間的人就是沒了生命，所以如何在重視時間的同時，規(guī)劃自己的時間安排就是一門我們每個人都要面對的學(xué)問。這門學(xué)問做得好，就能有較大的發(fā)展，反之，必將碌碌一生，毫無作為。

在你了解并逐漸學(xué)會巧妙運用拒絕的技巧來節(jié)省自己的時間時，還要學(xué)會如何聽懂別人的話，辨別他人是否在拒絕自己。我們不但要看重自己的時間，同時，也要尊重別人的時間。下面這些情況可能就是別人已經(jīng)在婉言拒絕你了，比如：

◎ 如果領(lǐng)導(dǎo)聽完你的工作匯報之后說要再研究一下，你就不要再繼續(xù)你那興沖沖地、自以為完美又獨具創(chuàng)新的提議了。

◎ 如果朋友在接聽你的電話，明白你找他是什么事情之后，告訴你真不湊巧，他剛好在外地出差，你就不要再追問什么時間回來和什么時候方便見面之類的問題了，因為對方很顯然不想與你見面。

◎ 如果你想向?qū)Ψ浇榻B一種新鮮產(chǎn)品或者銷售某種服務(wù)時，對方聽完之后告訴你應(yīng)該更早點兒告訴他，現(xiàn)在他已經(jīng)擁有了一個類似的產(chǎn)品，對方的言下之意是告訴你他沒有這方面的需求了。

◎ 如果你向他人打聽一些事情，對方很小心、很謹慎地反問是否可以不回答，你就要努力按捺住自己的好奇心，因為對方只是用了一種反問的方式向你表達了拒絕的意思。

◎ 如果你向同事發(fā)出請求，同事則很好心地向你推薦另外一位同事的優(yōu)勢和擅長，你也就不必要再繼續(xù)糾纏下去了。

總之，很多人總覺得自己職位太低，沒有下屬或者是下屬太少，所以用來自己支配的時間少，等到做高管的時候，就能改善這種狀況，那你就大錯特錯了。你無法很好地管理自己的時間，你的工作績效就很難得到改善，你擔任高管的希望就會很渺茫。即使哪一天你果真幸運地當上了高管，你就會明白德魯克在《卓有成效的管理者》一書中所說的話：“管理者的地位越高，他能夠控制的時間就越少，他的大部分時間都花在沒什么貢獻的事情上了。”他和安迪·格魯夫都這樣說道：“時間是最緊缺的資源，若不將時間管理好，要想管理好其他別的事情那只是空談?！?/p>

M是指會議管理（Meeting）。

越來越多的公司需要完美的團隊，而不是完美的個人。因為既然企業(yè)需要招聘員工，就說明企業(yè)需要這些員工為公司帶來效益。既然一個部門由不止一名員工以上構(gòu)成，那么就說明了這個部門的職能需要集眾人的智慧才能有更好的工作結(jié)果。但是可笑的是，通常完成工作任務(wù)的人數(shù)越多，完成工作任務(wù)的時間就越長。這其中很大的一個問題在于“溝通成本”太高，而這其中，開會就是一種十分常見的溝通形式。在讀MBA期間，同學(xué)們總愛熱情地參與到班級的各項活動和學(xué)校的大型年會中，越是龐大的組織，會議時間就越長，很多時候大家的紛爭并不是在討論活動本身，而是在有意無意地較量著自己的口才和能力；活動本身得不到解決的另一個障礙是大家開始積極主動地、富有熱情地向大家匯報自己所掌握到的各種八卦新聞。

大概是在2007年年底，我擔任一個重要項目的施工現(xiàn)場總指揮。照常理來講，施工項目的總指揮應(yīng)該由項目經(jīng)理擔任，而我們公司的組織架構(gòu)卻在項目經(jīng)理之上設(shè)置了總指揮。我的工作內(nèi)容就是天天開會，不開會就是在解決開會時遺留下來的各種協(xié)調(diào)問題，所以，與其說是項目總指揮，不如說是協(xié)調(diào)員。一個建筑項目從項目考察、性質(zhì)定位、建筑設(shè)計到結(jié)構(gòu)招標，又從土建施工、外墻裝修、設(shè)備安裝、內(nèi)部裝修和設(shè)備調(diào)試需要很多專業(yè)機構(gòu)共同協(xié)調(diào)完成，因此在后續(xù)的裝修和設(shè)備調(diào)試階段工作的內(nèi)容就有大半以上是開會和協(xié)調(diào)了，但是經(jīng)歷過大大小小的不同項目后，我也發(fā)現(xiàn)了很多問題，比如，技術(shù)協(xié)調(diào)會議上如果有精通各個專業(yè)接口的資深總工，會議效率就能大大提高；專業(yè)接口碰頭會議上，如果有業(yè)主指定的代表或較高級別的總包方代表，問題就能很快得到解決。

◎ 究竟如何才能減少召開會議的次數(shù)？

◎ 究竟如何才能調(diào)動參會人員的熱情？

◎ 究竟如何才能真正提高會議的效率？

如果你所在的企業(yè)會議占用了大量的時間（除去風險投資、資質(zhì)評級等特殊企業(yè)機構(gòu)，他們的運營就是要通過大量的會議來開展），那么你首先要考慮的問題不是如何提高會議管理的效率，而是嚴格審視企業(yè)自身組織構(gòu)架的設(shè)計是否合理，是否存在重復(fù)性設(shè)置、交叉性設(shè)置等問題，通過調(diào)整組織架構(gòu)可以顯著減少不必要的會議次數(shù)。確定召開會議的必要性之后才真正涉及會議管理，接下來我們按照會前、會中和會后三個方面展開討論，并悉數(shù)解答上述難題。

首先，我們來說說會前準備。

會前的組織和準備工作往往直接決定了會議召開的成功與否。如果企業(yè)里總有員工會莫名其妙地被臨時叫去開會，會上又一言不發(fā)，那就是純屬浪費生命。因為企業(yè)里做任何事情都要考慮成本，開會也不例外。可是會議成本很多并不受企業(yè)管理者的重視，總認為時間是無限多的。每位員工只有兩只手、一個腦袋，他們不會同時出現(xiàn)在兩個地方。今天他們參加了這個會議，就不能去處理他們本應(yīng)處理的其他工作。彼此要協(xié)同作戰(zhàn)，共同完成一項工作任務(wù)才需要開會，所以貢獻彼此的智慧，協(xié)調(diào)彼此之間的盲點是會議的本質(zhì)意義。

(1)確定參會人員。不相干的人員不要通知參加會議。當我們有了“會議成本”的概念之后，就會在擬定參會人員的名單前審視，多問問自己：這個人不來開會，會議的主題和目的是否可以完成？如果答案是肯定的，那么這個人就不屬于應(yīng)該參加會議的成員。總之，將參會人員的確定當做是會前準備的第一大要務(wù)來抓，能夠通過參會人員傳承的就沒必要通知參會。確定參會人員后需盡量提前通知到人，并以對方確認收到參會信息為準。最后一項十分關(guān)鍵的是確認會議召開過程中的主持人，這個人選十分關(guān)鍵，通常應(yīng)該由兩種人擔任：一種人是有很強的主持能力，可以有效控制會議進程并保證大家緊密圍繞會議主題展開討論；另一種人是在企業(yè)里有決策權(quán)的人，他能夠為會議的結(jié)論做定性發(fā)言，并將會議的結(jié)論落實下去。

(2)確定會議的時間。這里的時間包括會議開始和結(jié)束的時間。每位參會人員都有自己的工作和相應(yīng)的時間安排，提前通知并標明會議召開的期限是為了方便每位參會人員合理調(diào)整自己的日程，也是為了讓參會人員明白自己準備在即將召開的會議上發(fā)言內(nèi)容的長短。確定會議時間最關(guān)鍵的是要跟確定好的會議主持人強調(diào)，很多時候我們不是沒有明確會議的開始和結(jié)束時間，而是我們指定的會議主持人沒有這樣的掌控能力。雖然只是按時開會并按時結(jié)束這么簡單的事情，卻很少有企業(yè)能做到。

(3)明確會議的主題。會前必須明確告知每位參會者，即將召開的會議所要討論的主題或者會議所要傳遞的信息主題是什么。有位朋友在一家外資企業(yè)擔任銷售主管，每天要參加諸如“地區(qū)銷售周會”、“產(chǎn)品技術(shù)會議”、“公司銷售周會”、“客戶項目會議”等名目繁多的會議，我就問他除了這么多的會議外還有多少時間可以用來進行銷售和銷售管理工作。他說正因為這樣，他才十分重視會議管理。有時他也很苦惱，為了開會而開會是最痛苦的。他的一句話十分詼諧又充滿無奈：“這些大小會議占用了我大量的工作時間，有些會議絲毫沒有效力，雖然他們的內(nèi)容、層次和對象均有所不同，有的是固定會議，有的則是臨時會議，但是相同的是都有我?！?/p>

(4)明確會議的日程。這里所知的日程主要針對會議召開過程中的具體環(huán)節(jié)和相對應(yīng)的時間期限。問候，感謝，會議主題的拋出，自由發(fā)言討論，依次發(fā)言亮明態(tài)度，點名發(fā)言搜集重要信息，主持人的提醒和把控，會議結(jié)果的總結(jié)，達成的共識執(zhí)行落實到人及會議紀要的抄送等。

(5)提前發(fā)放相關(guān)材料。發(fā)放會議的主題相對應(yīng)的材料。圍繞會議主題會有很多信息和資料，參會人員需要提前得到并熟悉，并基于此準備會議發(fā)言的內(nèi)容。開會必須能夠解決企業(yè)經(jīng)營中的切實的問題，否則就會失去召開會議的意義。我有個朋友從碩士畢業(yè)后就一直在一家國企工作，幾乎每次給他打電話他都是悄悄地接電話，然后告訴我說他在開會。見面我就問他，為什么開會還能接電話。他說主要是企業(yè)組織大家學(xué)習各種行業(yè)政策精神，開會幾乎等同于聽報告，所以很多人都是睡覺。他說他是屬于比較認真的那一種（不睡覺），我問他： “那你做什么？”他說了三個字，我當時就笑歪了：“刷微博?！?/p>

接著，我們來說說會中控制。

會議中能夠做到有效控制十分重要，就如同秋天的豐收季節(jié)果農(nóng)們到林子里采摘果實一樣，成熟的果實要采下來，沒成熟的和一些野草就要忽略或放棄。參會者可能都準備了很好的建議和看法，但是會議上沒能有效控制，就會出現(xiàn)該說的沒說，不該說的說了很多；有效控制的工作沒到位，可能造成會上不說、會下亂說的情況出現(xiàn)。

(1)嚴格遵守會議期限。如果通知是9點開會，那就不要拖到9點01分再開始，可能實際情況是該來的人確實沒有到齊，你無法開始，但是你也要進入會議狀態(tài)，否則這次你不開始下一次開會的時間就會繼續(xù)延長下去，一次次這樣延長下去就會變成一種習慣，在企業(yè)里就把這種習慣稱為文化。所以準時開會，等“點”不等“人”不是為了某一次會議的完美召開，而是為了企業(yè)里有關(guān)會議的文化將會朝向哪個趨勢發(fā)展。其實做到這一點并不難，就是兩手抓：一是時間到時無論有幾個人到會，必須開始進入會議狀態(tài)；二是在企業(yè)的制度上明確會議遲到的懲罰措施或是會議召開之前在通知參會者本人時附加遲到的懲罰措施。據(jù)說在聯(lián)想公司就有針對開會遲到的懲罰措施，他們規(guī)定必須準時開會，大家進入開會狀態(tài)，遲到的人進來后要接受罰站一分鐘，其余人則停下來，什么都不做，只是用眼睛盯著遲到者，嚴肅地、沉默地盯著遲到者。而第一個挑戰(zhàn)柳傳志這一規(guī)定的恰恰是一位柳傳志以前的老領(lǐng)導(dǎo)，但是柳傳志認真貫徹了下去，并在會后第一時間找到老領(lǐng)導(dǎo)，表示晚上去老領(lǐng)導(dǎo)家中為他站十分鐘，也表示會上遲到的那一分鐘情非得已，制度總是要落實的。會議到點無法結(jié)束的重要原因之一是沒有按時召開，當然還有很多其他原因，通常在一場會議之后會產(chǎn)生很多的小會議，參會的人員和各部門會沿著會議上形成的結(jié)論開展工作，所以人很習慣性地就在大會議上開始了小會議的議題討論，這一點必須制止。

(2)排除不必要的干擾。參會人員不要帶手機，十分特殊的情況可以帶手機，但要調(diào)到靜音狀態(tài)。另外，還要盡量做到不使用計算機，除了專門負責進行會議記錄的人員，否則很可能會出現(xiàn)參會者按時到場，可心依然在其他事情上的情況。當人們只帶紙和筆出現(xiàn)在會場上時，精力很容易就集中到發(fā)言的人身上，除非發(fā)言內(nèi)容太過生澀或無聊，至少他的耳朵無法躲避發(fā)言的內(nèi)容。參會者都應(yīng)該清楚，自己不是旁觀者，應(yīng)該積極熱情地參與到會議中來，尊重發(fā)言的每一位員工?？傊?，這是主動排除干擾的做法。確保參會者可以集中精力在討論主題上的任務(wù)就落在了會議主持人的身上。

(3)隨時總結(jié)會議討論的成果。每次提前確定會議的期限，并不能保證會議的主題全部被討論充分，所以在會議一開始時就要切入主題，并先說最重要的事項。如果發(fā)現(xiàn)跑題必須馬上提醒，并繼續(xù)按照會議主題所產(chǎn)生的問題一條一條逐步地展開討論，每一個問題形成結(jié)論后重復(fù)并征求大家意見，然后再進行下一個問題。周恩來總理在萬隆會議上提出來一個思維方式，叫做“求同存異”，即對于一些無法通過有限時間解決并達成共識的問題不要過多糾纏，那樣只會浪費時間，造成彼此不愉快的印象，記錄在案之后交由專門負責的領(lǐng)導(dǎo)另行組織討論，并進入下一個議題討論。有一種人看似熱烈討論，實則只是提出問題，很少動腦筋去思考如何解決問題，自己拋出一堆問題，有的毫無意義，卻害得參會人員要動用大量腦細胞。所以會議必須遵循一個原則，那便是：“問題的提出者也是問題的追蹤者和落實者?！边@樣可以促使在問題提出之前自己先做一定的分析，也為每一個出現(xiàn)在會議上的問題找到了主人，更便于隨時總結(jié)會議討論的成果。

(4)特殊對待“大嘴巴”和專家式的人物。有時候你發(fā)現(xiàn)無論討論什么話題，總有極個別人會積極地隨時發(fā)表自己的態(tài)度。一個人這樣還好辦，那就是盡量不讓他參加討論和會議，必須參加時告訴他要依次發(fā)言，沒到他的順序時不能發(fā)表言論。如果恰巧有兩個或兩個以上這樣的“大嘴巴”出現(xiàn)，切記不要讓他們坐在一起，否則整場會議就會有了一種近乎蒼蠅一樣的背景音樂。專家式的人物比較適合新聞發(fā)布會的發(fā)言人，并不適合討論型的會議，盡量避免這種人參加會議，否則主持人的壓力會很大，會議上也會頻頻出現(xiàn)生硬打斷他人談話的舉動，令整個會議變得粗糙且雜亂。總之，對付“大嘴巴”和專家式的人物只能采取這樣兩種策略：屏蔽他們參加會議或者指定有效的會議制度和流程，避免他們找到發(fā)揮的空間和機會。

(5)會議記錄當場公示并落實到人。在會議距離預(yù)定結(jié)束時間還有15分鐘時，主持人就要示意負責會議記錄的人員盡量匯總并梳理成型，交由主持人向參會者公示并一一落實到人。征得每位負責人同意后形成書面文字張貼或者形成電子郵件形式發(fā)送到每個人的電子郵箱里。這個環(huán)節(jié)很關(guān)鍵，評價一個會議的成效就是要看會議的結(jié)果促成了多少工作可以繼續(xù)展開，形成了多少決議等。如果大家十分清楚自己的工作職責，每個人也都可以心領(lǐng)神會地與他人配合，那就沒有召開會議的必要性，所以通過會議我們就要解決每個人可以分頭處理工作，并能在需要對方支持時獲得事先約定好的配合與支持。

最后，我們探討一下會后的跟蹤和落實工作。

會后的工作可以用一種動作來比喻，就像在農(nóng)田里收割莊稼之后要裝袋扎上口一樣。如果不把口袋扎緊，莊稼很有可能在你回家的路上就被撒落得到處都是，等你到家之后卻吃驚地發(fā)現(xiàn)依然是兩手空空。比如，會議上你收割了“蘿卜”，你就要在會后把口袋扎緊并帶回家中，然后根據(jù)不同的情況將“蘿卜”分類處理，長相漂亮的就拿到菜市場高價賣出；難看的可以把它們腌制成“蘿卜干兒”、“蘿卜條兒”、“蘿卜丁兒”和“蘿卜片兒”等，總之，因地制宜地對他們加以區(qū)分和有效地處理。

不重視跟蹤和落實工作，就等于把辛辛苦苦收割來的“蘿卜”放在口袋里，直到有一天你餓了、需要吃他們的時候，卻痛心地發(fā)現(xiàn)他們已經(jīng)全都爛掉，對于你來說已經(jīng)一文不值了。

Y是指自我管理（Yourself）。有的人一天工作8個小時，效率很高，雖然有些疲累，但不浪費分秒時間，休閑時充分享受生活；有的人一天工作10個小時以上，他不是很累，只是很懊惱，因為沒有成效，也沒了休閑時間，只剩下抱怨并惡性循環(huán)。

清爽的自我管理。雖然我們都是職場人士，在處理事情時我們代表更多的不是個人，而是背后的企業(yè)，但是，我們畢竟是生活中活蹦亂跳的人，我們餓了需要吃飯、困了需要睡覺、累了想要休息；我們都有情感，我們遇到不喜歡的人難免會情緒不高，遇到喜歡的人難免會格外傾心；我們都有欲望，女人多數(shù)都會喜歡讓自己看起來更年輕、偏愛精致華麗的裝飾品，男人多數(shù)都會喜歡讓自己看上去更有地位、聽一些動聽的贊美等；我們也都來自不同的家庭，有著不同的生活習慣和審美觀點。所以，清爽的自我管理就顯得非常必要，否則就會直接影響工作效率和我們的職業(yè)形象。

自我管理——洞悉你的生物鐘。我們需要認真地記錄我們的生活作息和工作節(jié)點安排，通過大概七天的時間，加上對于自己的一個感性判斷，來確定自己的生物鐘。了解自己在一天內(nèi)，什么時間段最為高效？什么時間段很難高效開展工作？

通過洞悉自己的生物鐘，我們可以確定一天內(nèi)的一些鐵定時間點和鐵定要做的事情：比如，早晨6點鐘必須起床，洗漱并開始晨讀；中午12點必然會肚子咕咕叫，我們就要放下手上的工作先去填飽肚子，而不是一味地追求工作效率而傷害身體健康；晚上10點，必須停下手邊的事情準備就寢，并在晚上11點入睡，讓身體得到很好的調(diào)整等。

通過洞悉我們自己的生物鐘，可以在工作較為高效的時間段里，集中精力處理一些重要的事情，完成一些較有難度和具有挑戰(zhàn)性的工作；反之亦然。總之，了解自己的習性之后，讓我們的工作和生物鐘一一對應(yīng)，這樣才能有的放矢、張弛有度。

我記得在我擔任總經(jīng)理助理時，就對自己說過：要讓領(lǐng)導(dǎo)對我產(chǎn)生信任和某種程度上的重視，這樣我才能對得起自己、實現(xiàn)自己的價值。隨著我的努力表現(xiàn)，漸漸地得到了領(lǐng)導(dǎo)的信任，工作任務(wù)也相應(yīng)增加。那時候我同時要負責協(xié)助老板維持企業(yè)現(xiàn)有的社會關(guān)系網(wǎng)絡(luò)、跟進重要項目的投標工作并負責辦理企業(yè)資質(zhì)從二級申請為一級的全部事情。每天的工作大概都是12個小時以上，體力和精力很難持續(xù)保持高效，所以我通常會在思路最清醒的早上9點到10點之間整理客戶信息、梳理資質(zhì)申請的行政資料工作和投標項目的進度跟進和檢查等工作，而在10點以后組織召開設(shè)計方案討論、資質(zhì)申請籌備工作的檢查和落實等。中午無論如何會給自己30分鐘的午休時間，然后再繼續(xù)各類討論和會議，大概在下午4點以后精力重回時，我富有熱情地邀約需要跟進的客戶并在晚上赴約洽談。從整體脈絡(luò)來看，我始終精神抖擻，士氣高昂，尤其是在上午10點到下午4點都在和同事們溝通和交流。其實那些時段我的工作效率并不高，更多是在積累原始資料、搜集真實素材，以便給高效的早晨工作做準備。很顯然，通過對自己生物鐘的了解，我們就能夠做到持續(xù)高效。

值得注意的是，我們在自己極為高效的時間段里，必然要創(chuàng)造環(huán)境讓自己躲開一些干擾和影響，才能真正充分地利用這一段時間。

總之，通過洞悉我們自己的生物鐘，我們可以明確工作時間段中的一些時間和相對應(yīng)該做的工作內(nèi)容、維持持續(xù)高效的工作狀態(tài)、禁止和屏蔽更多擾亂時間的人和事。

自我管理——樹立整潔的形象。我每次出門如果沒有穿對鞋子，再好的心情也只能用兩個字來形容，就是“疲累”；夏天來過我家做客的朋友都會發(fā)現(xiàn)我家的女士涼拖鞋比較多，原因就在于，出門后發(fā)現(xiàn)鞋子穿得不舒服，又不能中途而返，迫不得已只能找個附近的店新買雙鞋子穿上。我是個不太注重細節(jié)的人，也吃了很多這方面的虧，但是我逐漸懂得了這句話的道理：使你疲勞的不是遠方的高山，而是鞋子里的一粒沙。細微之處總能發(fā)揮它們無比的威力，正如《細節(jié)決定成敗》的作者汪中求老師對我講過的一句話：細節(jié)源于態(tài)度，細節(jié)體現(xiàn)素質(zhì)。

假如讓你面對兩張辦公桌，而辦公桌后面都沒有人坐在那里：一個桌面整潔并擺放著適宜的綠植，你可能會聯(lián)想到一個高效甚至是高薪的職業(yè)人士；一個桌面雜亂無章并堆滿生活用品如水杯、煙頭、鏡子，甚至是巧克力、餅干、水果等雜物的桌面，你一定會聯(lián)想到這個桌面的主人辦事效率拖拉、公私不分，不會有很好的職業(yè)發(fā)展前景。你的判斷完全正常，這是人之常情，人們總是會受到某些事物的心理暗示，你公司的同事和領(lǐng)導(dǎo)也不例外。

你可能會覺得把東西都攤在桌面上更容易找到，做事情也會更高效，但是嘗試著讓自己看起來更高效，嘗試著歸納和整理，花些時間和精力讓自己的案頭工作更有秩序一些，效率會比你現(xiàn)在的更高。同時，你的這種習慣也無聲地告訴大家：你是一個整潔高效、公私分明、從容冷靜、可以委以重任的職業(yè)人士。

無論你在公司里的職位高低，你的辦公桌面和辦公區(qū)域有多大，你一定會有屬于自己的領(lǐng)地。在你的領(lǐng)地里必須要有一個隱秘的、極為封閉的空間用來存放你的私人物品。

此外你用來存放工作文件檔案的空間也應(yīng)有所分割，簡單地劃分可以是常用和非常用、重要和次要、緊急和不緊急等。另外，你用來存放文檔工具的器皿要盡量簡潔，比如，存放訂書釘、訂書器、曲別針、剪刀、膠棒、筆、美工刀、尺子和橡皮等，需要一個造型大方、顏色中性的器皿，而不是夸張的卡通造型和色彩艷麗的那種，否則這樣會向觀眾泄密：你的心理年齡有待提高，你做事情不分輕重緩急。

還有一個值得提及的是個人電腦的桌面設(shè)置。有的人會設(shè)置自己的至愛，比如，美女、跑車、風景、娃娃或卡通人物等。除非你本身就是娛樂界或是游戲軟件設(shè)計者，其余行業(yè)通常不要設(shè)置這種過多展現(xiàn)個人生活喜好的信息，應(yīng)該換上簡潔大方的桌面背景，顯示出你作為職業(yè)人士的品位和人生態(tài)度。

當然，除了辦公環(huán)境以外，我們?nèi)吮旧淼男蜗笠卜浅ｊP(guān)鍵，在公司里的穿著要適宜，要符合公司里的企業(yè)文化和行業(yè)特點，不要過多彰顯不職業(yè)的一面，格格不入的穿著總是讓人產(chǎn)生不職業(yè)的聯(lián)想。整體給人的感覺可能就是一個詞——職業(yè)，但是卻也需要我們從細微之處做起，加強管理，比如：

◎ 頭發(fā)要整潔、無頭屑。

◎ 口氣要清新、無異味。

◎ 衣服要平整、無褶皺。

◎ 皮鞋要光亮、無裂痕。

◎ 背包要簡練、無滿漲。

◎ 配飾要得體、無繁瑣。

其實，生活中也一樣需要智慧，我們打理房間時總是能發(fā)現(xiàn)有些東西沒辦法歸類，收起來容易找不到，放在明處又礙事，畢竟不是天天能用到。分類存放是個很好的辦法，如果還不放心，也可以在存放同類物品的箱子外面貼上對應(yīng)的標簽，如內(nèi)衣、藥品、工具、現(xiàn)金、證件卡片、鑰匙、密碼和通訊錄備份等。井然有序的生活可以極大地提高人的自信心，并給人帶來快樂的心情。

自我管理——保證充足的睡眠。再好的身體也經(jīng)不住持久的體力透支，大學(xué)畢業(yè)5年以上的人就會有這種感覺，強烈地感到精力和體力大不如從前，但是往往工作5年以上的經(jīng)驗和體會才能使我們走向成熟和更高的崗位，那么，如何能夠持續(xù)高效地投入工作呢？

我把我的身體當做一節(jié)充電電池來看待，每天必須定時充電。當然，我的充電器就是我最溫暖舒適的床。不論多么拼命地工作，在床上得到充分的補充能量后，次日，我依然可以精神百倍，如日中天。所以充足的睡眠非常重要，大家對充足的理解一定要準確到位：充足和過量不一樣，過量的睡眠反而對身體有害。

剛畢業(yè)的前幾年，我經(jīng)常通宵達旦地熬夜加班，終于熬到休息日的時候，我就不安排任何活動，在家里補充睡眠，試圖要把一段時間以來缺乏的睡眠全都彌補回來，但是通常會睡得昏天黑地、面目憔悴、腰酸背痛。直到有一天，我在一本書上看到一句話：缺了的睡眠永遠無法挽回，浪費了的時間永遠無法彌補。我很受震撼，也從此開始了乖乖睡覺、充分利用時間的正確習慣。

至于每天應(yīng)該睡幾個小時才算充足，要看每個人的具體身體情況而定，年齡不同、身體狀況不同、職位角色不同，所需要的充足睡眠時間也不盡相同。有的人每天晚上5個小時睡眠，加上中午30分鐘的小憩，足夠支撐他一天的所有活動；有的人每天需要7個小時的睡眠，才能勉強保證工作狀態(tài)的維持，當然還要在下午1點到兩點努力克服困倦的感覺；有的人每天需要10個小時的睡眠，比如，30歲以前的人、一段時間里的生理周期階段或者孕婦等。但是你必須思考并清楚自己的睡眠時間多少算是充足，并嚴格保障這段時間的睡眠質(zhì)量。

說到睡眠質(zhì)量，很多人并不以為然。睡眠前后要配合適當?shù)氖嬲购头潘蛇\動：晚上入睡前要先做些伸展運動，舒展筋骨后再上床，更易入睡；早晨醒來起床前，別“嗖”地一下坐起來，那樣會讓自己的心臟承受突如其來的壓力，十分危險。習慣先在床上用5分鐘放松全身：先繃緊腳趾，后漸漸放松。接下來腳掌、小腿、大腿、臀部，直到上身和臉部肌肉，這5分鐘不能算作賴床，然后再從容地起床。

另外，記得入睡前把電話靜音或關(guān)機。我發(fā)現(xiàn)電話總是在你剛剛躺下來或剛要進入夢鄉(xiāng)時響起，所以不調(diào)靜音或關(guān)機就總要面對不得不再度爬起來的慘狀。如果你有午休的習慣，也要注意這個小問題。我們不能錯過任何一個可能很重要的電話，除非我們沒聽到，實際上，很多事情并沒有我們想象的那么嚴重。另外，手機充電最好別在臥室，遠離你的身體充電是明智的選擇，因為不接聽電話時應(yīng)該盡量遠離輻射。

要注意經(jīng)營睡眠的環(huán)境。同樣一個人在空氣混濁的環(huán)境和整潔清新的環(huán)境中，哪里更容易發(fā)脾氣呢？每周更換被單、床罩和枕套，清潔真的很重要，尤其是枕套，經(jīng)受我們頭發(fā)的蹂躪一周之后，纖維里必定藏有很多污垢，夜晚它們都會透過我們的呼吸道進入體內(nèi)。還有，每周褥子的方向可以調(diào)換，這樣就不會感覺被褥太薄、床太硬，在周末陽光充足時，把被褥拿出來曬曬最好。冬天的時候可以在臥室打開空氣加濕器，只要別對著臉部吹就好，那樣容易產(chǎn)生濕疹；放置合適的綠植，會讓空氣中氧氣更為充足；遮光的窗簾可以很好地照顧眼睛，如果出差的話可以隨身攜帶遮眼罩，因為通常情況下人在黑暗中更容易快速地進入睡眠狀態(tài)。我們要真正關(guān)注自己，根據(jù)自身的各種特殊情況注重改善睡眠環(huán)境。

創(chuàng)造條件重視睡眠。如果是因為鄰居的生活方式造成你終日睡眠難安那就搬家，我們每個人都需要通過睡眠來重拾體力和精神，別介意說房子是買的還是租的，關(guān)鍵是吃得好、睡得香，你說呢？睡夢有時候會給藝術(shù)家創(chuàng)作的靈感，給作家更多聯(lián)想的元素，給管理者更多思考的方向，給充足睡眠者一天的好心情。試著在睡眠前閱讀、思考或是記憶，你都會有意想不到的收獲。所以一定要高度重視睡眠這個因素。

自我管理——健身計劃。健身計劃并不一定意味著你需要去花費很多錢辦一張健身卡。不少人的抽屜里都靜靜地躺著各式各樣的健身卡，但是卻堅持不下來；不少人買了跑步機，放在客廳的一個顯眼的位置，占據(jù)一平方米的室內(nèi)空間，卻在上面放置了很多衣服或者毛巾等雜物，簡直就是把跑步機當做了“衣架”在使用；不少人運動鞋和運動衣一套又一套，運動器材比誰都專業(yè)，但是卻很少會定時拿出去使用。因為我們只有在購買和花費時才興趣正濃、意氣風發(fā)，之后就發(fā)現(xiàn)時間總是不夠用，而將它們擱置在了一邊。

健身計劃指的是你要考慮你所能夠利用的有限資源，在工作允許的情況下有多少業(yè)余時間，思考你真正的運動愛好是什么，以周為單位，把時間點固定下來，比如，周二下午6點到8點或是周五晚上的6點到8點。在這些時間段里，你不要安排任何事情，也讓他人知道你的這個時間段就是用來健身的，這樣時間的問題就能得到很好的解決。運動形式各種各樣，要找適合自己的，也是自己的興趣所在，才能堅持下去，最好這種方式不會受到天氣的影響，否則就是給自己之后不健身找借口。

總之，健身計劃讓自己的工作效率大大提高，經(jīng)常鍛煉身體的人就能從中體會這是行之有效的方法之一。 

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