成對使用開頭語和結(jié)束語→一般的書信，用“敬啟/敬上”；比較禮貌的書信，用“謹(jǐn)啟/敬上”；問候語省略時，用“前略/草草”；回信時，用“敬復(fù)/敬白”。

不要在深夜時分發(fā)送傳真到私人住宅。

不要用傳真發(fā)送大量文件。

用傳真或電子郵件送信后，一定要打電話進(jìn)行確認(rèn)。

首先要熟記書信的基本模式。一封信一般由四部分組成：問候語、正文、結(jié)尾、后附。下面我將逐一向大家說明，希望大家能在此基礎(chǔ)上寫出真誠的書信。

一是問候語。這主要是指“敬啟”等開始語以及時節(jié)問候語。在表達(dá)關(guān)心對方的同時，也向?qū)Ψ浇榻B自己這邊的情況。

實例：“敬啟時至深秋，近來可好。托您的福，我們部門……”；另外，如果是歸還資料之類的事務(wù)性的書信，則可以省略問候語。

二是正文。在進(jìn)入正文之前，我們一般會用一些轉(zhuǎn)折詞，然后再對主要內(nèi)容進(jìn)行簡潔明了的概括。

實例：“其實，上次收到您送來的貴重禮物，我們不勝感激……”

三是結(jié)尾。主要是寫對對方的祝福。

實例：“保重身體，注意風(fēng)寒”。

四是后附。寫上日期、署名，結(jié)尾處不要忘了“敬上”。

實例：“敬上”、“某月某日”、“某某某”。

在商務(wù)交往中，會有很多傳真文件的往來。寫傳真文件的重點在于，一定要寫清楚To和From再傳送。To和From的內(nèi)容包括對方的姓名、傳真號碼、電話號碼，發(fā)信人的姓名、傳真號碼、電話號碼，件名、發(fā)信日期、發(fā)信頁數(shù)。對于一些不便寫明的內(nèi)容則不要寫。另外，最好不要用傳真發(fā)送賬單等重要文件。

電子郵件是現(xiàn)在最為簡便的一種通信工具，為了不浪費對方的時間，在郵件里我們要盡量簡潔地概括要說的內(nèi)容，郵件中可以省略問候語或過多的敬語。郵件標(biāo)題最好能引起對方關(guān)注。在地址簿中事先要在收信人的名字后面加上“先生/女士”。在回復(fù)郵件時，要重新從地址簿中找出地址來。想要發(fā)送郵件給收件人以外的人，在抄送欄里輸入地址即可。但是要注意，郵箱地址也是一種個人信息，如果不愿意讓別人知道這些地址，那就要使用密送，并要在正文里說明你使用了密送。另外，最好在郵件后面注上自己的名字。回復(fù)郵件時，一定不要忘記寫上名字、郵箱地址、電話及傳真號碼。而且，回復(fù)時的郵件名不要繼續(xù)使用對方發(fā)過來的郵件名，一般應(yīng)以表達(dá)謝意的語句作為回復(fù)的郵件名，如“謝謝您的來信/我是某某”。