張弛有度——項(xiàng)目沖刺管理

曾經(jīng)和一位長期駐外實(shí)施項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理聊天，他說：

我們的公司在上海，去年承攬了深圳一個大項(xiàng)目，我任項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目組有9個成員都跟我一樣是上海派駐深圳實(shí)施項(xiàng)目的，大概每個月可以回一趟上?！，F(xiàn)在我們的項(xiàng)目進(jìn)度嚴(yán)重滯后，原計劃10個月驗(yàn)收,現(xiàn)在已經(jīng)做了12個月,預(yù)計至少還要投入1～2個月。由于項(xiàng)目組成員長期出差在外，團(tuán)隊(duì)士氣下降得很厲害，他們的激情和凝聚力都在下降，沖突也多起來，一些成員開始不再關(guān)注項(xiàng)目結(jié)果，目標(biāo)意識差，責(zé)任心也越來越差，缺乏求勝的欲望。更可怕的是，連我在內(nèi)大家都感覺到項(xiàng)目的盡頭還是那么的模糊，而團(tuán)隊(duì)又如此缺乏斗志，我該怎么辦呢？

這位項(xiàng)目經(jīng)理所講的案例非常典型，我們姑且不分析項(xiàng)目如何延期的原因，項(xiàng)目延期的原因通常是多因素的，但就他描述的情況看，如果不改變這種工作效率低下的團(tuán)隊(duì)狀態(tài)，可以判斷，該項(xiàng)目延期會越來嚴(yán)重，甚至可能把項(xiàng)目拖垮。

事實(shí)上，團(tuán)隊(duì)士氣和項(xiàng)目工作進(jìn)展的非常微妙。我們經(jīng)常遇到的困擾是當(dāng)項(xiàng)目還有很遠(yuǎn)歷程要走的時候，團(tuán)隊(duì)士氣卻異常低下，因?yàn)楫?dāng)多數(shù)團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)為項(xiàng)目已經(jīng)接近尾聲的時候，其實(shí)真正的工作量也許剛剛過半。做項(xiàng)目就像長跑運(yùn)動員賽跑，一定要把握好節(jié)奏，沒經(jīng)驗(yàn)的運(yùn)動員往往在賽程還沒過半的時候就把體力消耗光了。張弛有度的項(xiàng)目節(jié)奏在項(xiàng)目實(shí)施過程非常必須，而這一點(diǎn)恰好又是中國人的專長，因?yàn)槲覀兎浅Ｉ朴诟氵\(yùn)動，搞突擊，中國人也習(xí)慣于搞運(yùn)動，所以我們經(jīng)常會遇到大掃除運(yùn)動、植樹運(yùn)動、交通安全月運(yùn)動等各式各樣的運(yùn)動。我們經(jīng)常會看到“大干一百天，保證XX工程如期竣工”、“安全運(yùn)營XX天”等運(yùn)動標(biāo)語。要解決開頭案例中項(xiàng)目經(jīng)理的難題，最好的辦法是掀起一波項(xiàng)目攻堅沖刺運(yùn)動。某種意義上講，為了更好的把握項(xiàng)目節(jié)奏，項(xiàng)目經(jīng)理適時推動一些工作沖刺運(yùn)動對團(tuán)隊(duì)工作效率提升、項(xiàng)目時間和成本的管控非常必須。下面介紹幾個項(xiàng)目沖刺運(yùn)動的關(guān)鍵成功要素。

1. 晰目標(biāo)

最首要的一點(diǎn)就是樹立項(xiàng)目階段沖刺的目標(biāo)，研究發(fā)現(xiàn)，影響團(tuán)隊(duì)氛圍的最主要的因素就是團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)是否清晰。在漫長的項(xiàng)目實(shí)施過程中，尤其在中后期，團(tuán)隊(duì)成員最大的迷惑是目標(biāo)缺失，項(xiàng)目啟動時的大目標(biāo)可能被淡忘，或者因?yàn)榉N種外界條件的變化而被扭曲，團(tuán)隊(duì)成員在一種看似有遠(yuǎn)大目標(biāo)，其實(shí)近期目標(biāo)缺失的狀態(tài)下工作，因而看不到實(shí)際的終點(diǎn)，繼而士氣下降。樹立清晰的階段沖刺目標(biāo)有助于把所有團(tuán)隊(duì)成員的注意力聚焦起來，讓團(tuán)隊(duì)振作起來，在短期內(nèi)一鼓作氣完成一個非常清晰、具體的目標(biāo)。清晰的目標(biāo)具備以下幾個特點(diǎn)：

1) 團(tuán)隊(duì)成員非常清楚地認(rèn)識到現(xiàn)實(shí)和目標(biāo)之間的差距

2) 團(tuán)隊(duì)成員對短期目標(biāo)的達(dá)成形成共識

3) 有能力達(dá)成短期目標(biāo)，并信心十足

4) 所需要的資源能夠得到保障，前進(jìn)路上的障礙能夠清楚

沖刺目標(biāo)要具體并且能夠分解能到所有成員頭上，使得每一位團(tuán)隊(duì)成員非常清楚自己在實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)過程中的責(zé)任和所要付出的努力。

2. 詳計劃

目標(biāo)清晰還不算，更重要的是要制定一個詳細(xì)地、切實(shí)可行地達(dá)成目標(biāo)的計劃，光有目標(biāo)沒有配套的行動計劃，沖刺運(yùn)動非常容易流于形式。一個周詳?shù)挠媱潙?yīng)該清晰定義沖刺運(yùn)動中的所有關(guān)鍵活動，針對每一個關(guān)鍵活動，又要明確其責(zé)任人、起始時間、結(jié)果輸出、檢查標(biāo)準(zhǔn)等等。周詳?shù)挠媱澮軌蛑文繕?biāo)的實(shí)現(xiàn)，目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)要分解為若干個能按時完成的小活動。

實(shí)踐中比較有效的方式是項(xiàng)目經(jīng)理確定總體目標(biāo)和總體計劃，把具體的工作分解到小的團(tuán)隊(duì)或個人頭上，再由每個小團(tuán)隊(duì)或個人制定自己所承擔(dān)工作部分的詳細(xì)計劃，并報項(xiàng)目經(jīng)理審批。