四、信息化

信息化來源于計算機技術(shù)與現(xiàn)代通信技術(shù)。它在企業(yè)管理中的應(yīng)用解決了決策與調(diào)度的高效化、溝通與控制的實時化、存儲與檢索的條理化等問題。

計算機技術(shù)有三大特點：高速運算，海量存儲，刻板執(zhí)行或者說精確執(zhí)行。計算機不但在信息記錄與處理能力方面優(yōu)于人類，而且有一個刻板執(zhí)行的特點，人類因為觀念、情感、疲勞、溝通衰減會大大降低信息的傳播準(zhǔn)確度，也會使執(zhí)行的準(zhǔn)確度、力度降低。

心理學(xué)上有一個試驗，一句話由第1個人傳播到第10個人，原義或概念就會走樣，準(zhǔn)確率低于50%，原因是人類的表達與解讀會錯位，兩個人概念系統(tǒng)、表述系統(tǒng)有差距，一個人理解的概念與表述的詞語是一樣，另一個人又是另一樣，所以造成傳播失誤。計算機就不存在此類問題，一個命令從一個計算機傳播到另一個計算機，依次傳送到一百個、一千個計算機上，命令都不會走樣，命令還是那個命令，所有接到命令的計算機會執(zhí)行同一動作，比任何軍人都準(zhǔn)確。

現(xiàn)代通訊技術(shù)包含網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與衛(wèi)星通信技術(shù)。它實現(xiàn)了多點溝通與即時溝通。多點溝通是指我們可以同時調(diào)用任何地點的信息。即時溝通是指不管何時何地何人都可以與任何一個地點上的人溝通。公路、鐵路交通的監(jiān)控系統(tǒng)就是多點溝通的方式，ITERNET是多點與即時溝通的方式。

1.決策與調(diào)度的高效化

決策者往往會碰到這樣的決策困境，“要么干，要么不干，否則機會就過去了”。什么原因呢？大多數(shù)都是因為信息掌握不全和信息歸納分析太慢，決策者沒有看透事物的本質(zhì)，所以舉棋不定。一個正確的決策來源于決策者的觀念、邏輯分析能力、信息掌握數(shù)量、專業(yè)分析工具等4個方面素質(zhì)。決策者從觀念上來講一般都是先進的、客觀的，從邏輯分析能力上來講思辨能力都很強。決策者有時患得患失、盲目冒進，一是因為信息掌握不全，產(chǎn)生了盲人摸象的心理；二是信息掌握較全面，但是沒有快速加工成有用的決策依據(jù)，面對海量信息如墜云里霧里。因此決策者此時會產(chǎn)生一種哈姆雷特式的呻吟：“干，還是不干，這是一個問題?！?/p>

那么，怎樣把信息加工成有用的決策依據(jù)呢？

從哲學(xué)的角度講，事物的運動規(guī)律都可以用數(shù)學(xué)模型來表示，只是因為人類認(rèn)知不足，所以有些領(lǐng)域可以用數(shù)學(xué)模型來建立因果關(guān)系，有些領(lǐng)域還沒有建立起客觀、準(zhǔn)確的數(shù)學(xué)模型。但是即使有數(shù)學(xué)模型的經(jīng)濟規(guī)律，在處理大量信息時，人工計算量是很大的，有時得不到即時的結(jié)果，往往會錯過機會。比如說，天氣預(yù)報，數(shù)學(xué)模型很早以前就建立了起來，但是在計算機應(yīng)用之前，這些數(shù)學(xué)模型應(yīng)用得很少。為什么？因為當(dāng)數(shù)學(xué)家們計算出結(jié)果后，時間可能已經(jīng)過三四天了，對于第二天的預(yù)報已經(jīng)沒有意義了，但是計算機的應(yīng)用解決了這個問題。我們每天在新聞聯(lián)播后，看中央電視臺的天氣預(yù)報，云層的運動圖就是計算機模擬運算的結(jié)果。所以計算機可以從龐雜無序的信息中，迅速提煉出決策依據(jù)的數(shù)據(jù)，提高決策效率，讓決策者抓住身邊的每一個機會。而且決策者不必學(xué)習(xí)或懂得數(shù)學(xué)模型的機理，一個現(xiàn)成的軟件，搞定所有的計算，只要輸入數(shù)據(jù)，計算機就會給出結(jié)果。

2.溝通與監(jiān)控的實時化

對過程狀態(tài)的實時掌控溝通與監(jiān)控的實時化中所說的控制不是監(jiān)視員工行為的意思，而是過程控制、狀態(tài)調(diào)查?？刂频膶崟r化就是對過程狀態(tài)的實時掌控，以便于及時了解異常情況，實時進行處理，避免釀成錯誤。

即時溝通可以提高事務(wù)處理的效率。

3.存儲與檢索的條理化

企業(yè)有各種文件，包括規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、流程、作業(yè)指導(dǎo)書、計劃、統(tǒng)計報告、績效考核表等文件，文件繁雜，有時甚至相互沖突。這種情況讓使用者有時感覺凌亂，有時感覺迷茫。因為第一我們尋找數(shù)據(jù)與條款支持，是有針對性的，面對分散在各種文件中的數(shù)據(jù)與規(guī)定，靠手工檢索，一時很難全面、準(zhǔn)確地找到；第二若有來自相互沖突的數(shù)據(jù)或者規(guī)定，又讓我們不知所依，陷入兩難境地。第一種情況，企業(yè)在崗前培訓(xùn)中，常常見到；第二種情況，我們在總結(jié)會上常常見到。二者都會影響企業(yè)的運轉(zhuǎn)效率與決策準(zhǔn)確性。這種問題，利用信息化與計算機技術(shù)就可以很好地解決。

解決步驟：

建立分類標(biāo)準(zhǔn)，把規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、流程、作業(yè)指導(dǎo)書、計劃、統(tǒng)計報告、績效考核表、內(nèi)部規(guī)定與數(shù)據(jù)按崗位需求與作業(yè)需求分成不同的檢索單元。

在每一個條款或者是數(shù)據(jù)塊后面注明適用對象，作業(yè)類別，類似于索引目錄。

建立集計算機數(shù)據(jù)庫及其檢索項。

建立檢索鏈接。

本節(jié)參考了汪中求細(xì)節(jié)管理研究機構(gòu)推出的《精細(xì)化管理》叢書部分內(nèi)容。由于篇幅及本書體例所限，在這里對精細(xì)化管理如何把握只是泛泛而論，其中涉及到很多表格和示圖性的東西也只是一帶而過。

在汪中求細(xì)節(jié)管理研究機構(gòu)的《精細(xì)化管理》系列中，對如何把握精細(xì)化管理有詳盡的論述，并有很多實用性的表格和工具。想繼續(xù)深入了解者可參考此套叢書，在此我就不一一贅述。