項目實施文檔

在ERP項目實施過程中用來記錄、描述、展示實施工作過程所生產(chǎn)的文檔，或者是對項目活動結(jié)果的描述、規(guī)定或報告。從上述定義中可以看出，ERP項目實施文檔可以分為成果文檔和過程文檔兩大類。成果文檔作為項目實施工作交付產(chǎn)物的一個組成部分，是項目實施過程中的必備文檔。而過程文檔記錄了項目實施過程中的各類信息，是項目實施人員或是公司管理層進(jìn)行決策的重要依據(jù)，也是實施過程中非常寶貴的資產(chǎn)。

項目實施文檔有什么作用？

n 文檔能提高實施過程的能見度：實施成員用一定時間編制、整理實施文檔，可以使實施人員對各個階段的工作進(jìn)行周密思考、理順和找出存在的問題，從而減少差錯，提高項目實施質(zhì)量。

n 文檔能規(guī)范實施問題的處理：項目實施過程中難免會出現(xiàn)問題，但問題產(chǎn)生的原因是什么？是誰的責(zé)任？應(yīng)該由誰來解決？是否已經(jīng)得到有效解決？這一切都依賴于良好的項目實施文檔進(jìn)行追蹤。 

n 便于項目成員之間的交流與合作：描述清楚、完備的文檔便于團(tuán)隊成員了解實施過程中的各項指標(biāo)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與實施團(tuán)隊之間架起的一座橋梁。同時，當(dāng)項目有新成員進(jìn)入，或者是有新人接手時，ERP實施文檔可以承擔(dān)起指導(dǎo)新成員快速工作的作用，而不是只能通過詢問原來的成員來找到答案。

n 實施文檔是人員經(jīng)驗提升的最好途徑：對于ERP實施顧問來說，善于學(xué)習(xí)與總結(jié)，才是職業(yè)生涯不斷進(jìn)步的基礎(chǔ)。專業(yè)的實施文檔能夠體現(xiàn)一個實施顧問的學(xué)習(xí)與總結(jié)能力，也是體現(xiàn)一個ERP實施團(tuán)隊管理水平的重要標(biāo)志。

n 有利于項目實施的監(jiān)控作用：項目的階段性成果是以文檔形式體現(xiàn)的，人們熟知的一句話“項目的運(yùn)作在一定程度上是由文檔驅(qū)動的”是有道理的。從文檔的角度來看，ERP項目的實施過程就是一個文檔制作與實施的過程。

大家都認(rèn)識到了項目文檔在項目實施過程中是非常重要的，所以目前的ERP實施顧問都會把文檔一個不少地整理好，但實施顧問在實際構(gòu)建項目實施文檔的過程中，通常用了最快捷的方式——復(fù)制，但就是這個復(fù)制過程，實施顧問并沒有掌握好如何進(jìn)行復(fù)制，其實實施過程中的模板只是提供了一個文檔結(jié)構(gòu)而已，實施顧問只需要按照這個結(jié)構(gòu)，將主要精力放到思考客戶問題上來，類似于在一定的文檔結(jié)構(gòu)下做“填空題”，而不需要重新進(jìn)行文檔組織工作，寫一份全新的文檔。同時，實施顧問可以參考?xì)v史項目實施的文檔，但不能照搬，每一個項目都有其特殊性與個性，如果沒有在相應(yīng)的項目實施成果中顯示這個特性，那我們也就不需要另外再做一次項目，也就沒有所謂的項目實施過程了。

所以，有了項目實施模板和實施案例文檔，實施顧問可以不用思考如何構(gòu)建文檔格式；但一定要更貼近客戶進(jìn)行思考，思考這個客戶的具體業(yè)務(wù)，以及我們?nèi)绾谓鉀Q問題，這才是顧問的核心價值所在。