會議方案

1．會議議題、會務(wù)、接待的具體工作細(xì)分到個人或部門，形成會議紀(jì)錄或方案，會議前后逐項(xiàng)檢查。

2．確定會議目標(biāo)。必須先問一些問題，最重要的是：“會議準(zhǔn)備實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)？”或者換個角度問：“要是不開行不行？”“什么時候結(jié)束？怎樣開才算成功或失?。俊遍_會的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重復(fù)、價值不大的會議，否則會議很可能是浪費(fèi)大家的時間。

3．會議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會議效率。會議議程的大忌是太簡單、太模糊。各項(xiàng)議程應(yīng)與主講人事先取得聯(lián)系，征求意見，以求議題的表述準(zhǔn)確、專業(yè)。

4．在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會議，檢查工作是否有疏漏及進(jìn)展情況。會議召開前一天所有會務(wù)人員集中開會，強(qiáng)調(diào)會議事項(xiàng)，確保每個人都清楚各自職責(zé)。

5．每一項(xiàng)工作旁邊都應(yīng)注明相關(guān)的負(fù)責(zé)人員。在會務(wù)安排表格上出現(xiàn)的所有人員都應(yīng)將相關(guān)事項(xiàng)、具體標(biāo)準(zhǔn)通知到本人，不要遺漏。

6．總負(fù)責(zé)人的最重要職責(zé)是溝通和協(xié)調(diào)，檢查任務(wù)完成進(jìn)度。對會務(wù)工作每一環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)做到心中有數(shù)，對會務(wù)工作中可能出現(xiàn)的問題要打足提前量，隨時檢查?？傌?fù)責(zé)人應(yīng)該是掌握會議細(xì)節(jié)最全面、信息最集中、最操心費(fèi)神者，能隨時根據(jù)各項(xiàng)信息協(xié)調(diào)所有參與者。切忌丟三落四，不注意過程和環(huán)節(jié)控制，有頭無尾。

7．總負(fù)責(zé)人在重大會議剛開始一段時間，自始至終在會議現(xiàn)場巡視，留意場內(nèi)情況，確保會議開場即步入正軌，隨時應(yīng)對突發(fā)問題。會議開場的順利與否對整個會議效果影響很大。

8．差錯舉例

①會務(wù)方案涉及議程、會場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關(guān)人員，會場工作人員不了解需求，也未指定好對應(yīng)不同嘉賓的接待聯(lián)絡(luò)人或分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。會場秩序凌亂，工作人員沒有佩戴特定的標(biāo)志。

②時間進(jìn)度不明確或沒有按規(guī)定流程完成銜接。

③任務(wù)沒有落實(shí)到個人，沒有說定哪個人負(fù)責(zé)到何種程度，好像誰都負(fù)責(zé)又好像沒人負(fù)責(zé)。

④會議工作人員接受任務(wù)，執(zhí)行情況沒有及時報告總負(fù)責(zé)人，總負(fù)責(zé)人無法對整個會議的協(xié)調(diào)與情況全面把握，以至于“險象環(huán)生”。

評述：會議方案也相當(dāng)于備忘錄、提示清單，一個全面細(xì)致的方案就構(gòu)成了可以根據(jù)會議進(jìn)程隨時完善的基礎(chǔ)。而會議總負(fù)責(zé)人則是駕馭會議的總舵手，所有信息都在此集中、發(fā)布，因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定著會議準(zhǔn)備是否充分。會議要確保高效、務(wù)實(shí)，要特別關(guān)注以下七個關(guān)鍵要素：會議方案、會議目標(biāo)與主旨、會議議程、出席人員與發(fā)言人、任務(wù)分配與職責(zé)安排、會議材料、信息反饋。

會議材料

1．裝訂后的會議材料需從頭至尾翻閱一遍，重點(diǎn)核查內(nèi)容有無重大差錯、內(nèi)容分類或邏輯結(jié)構(gòu)是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰。

2．針對各類論壇、各類研討會的發(fā)言材料需重點(diǎn)關(guān)注：標(biāo)題（即議題）是否圍繞會議主線、條理是否清晰、重點(diǎn)是否突出、觀點(diǎn)是否有新意、與會議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重復(fù)。特別提防假大空、冗長、脫離會議主題、八股文式的發(fā)言材料。針對這些問題虛心與演講人耐心交流、認(rèn)真反饋。

3．會議須知：

①會議時間、地點(diǎn)、會議室（標(biāo)明具體路線）。

②就餐時間、地點(diǎn)。

③會務(wù)組聯(lián)絡(luò)辦法、訂票、醫(yī)療。

④會議紀(jì)律。

⑤當(dāng)?shù)貧夂颉⒔煌案浇糜尉包c(diǎn)介紹。

⑥“想客人之所想”，會議須知應(yīng)將會議期間有關(guān)食、宿、行以及與會者可能要咨詢的各種問題表述全面、準(zhǔn)確，應(yīng)視為會議最重要的材料之一。讓與會者一拿到會議須知，就感受到周到、細(xì)致、關(guān)懷的特色，能得知所想問的問題答案，賓至如歸。

⑦最終定稿與復(fù)印后的資料一定要有兩人以上審看，并從頭至尾再細(xì)看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標(biāo)示、印刷是否有差錯。

4．差錯舉例：

①會議材料沒有分類整理，材料內(nèi)容空洞雷同，大話套話過多，沒有充分反映會議的主題與實(shí)質(zhì)性需求。

②匯總與會者名單時，要注意核對清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想當(dāng)然地認(rèn)為就是女性。

③與會者職務(wù)出錯。例如：正職副職弄錯。

評述：會議材料如果切中會議主題，有事實(shí)、數(shù)據(jù)和案例分析，有獨(dú)到見解和新穎的提法，就意味著會議已成功了一半，哪怕是發(fā)言人演講水平差點(diǎn)。有兩點(diǎn)切記：A.不管是什么權(quán)威人士、專家發(fā)言都事先需要反復(fù)溝通、督促發(fā)言提綱，這樣能把握主題，避免脫離主題，空洞沒內(nèi)容。B.給發(fā)言者事先應(yīng)發(fā)出正式的文字邀請函并附上會議發(fā)言的需求、聽講對象、主題、注意事項(xiàng)，切忌以為一個電話溝通，對方“沒問題”就萬事大吉。當(dāng)您很專業(yè)地按上述兩條去做的話，對方也會認(rèn)為你很認(rèn)真、專業(yè)，才會真正重視發(fā)言稿的準(zhǔn)備。