1．邀請(qǐng)函在會(huì)議召開(kāi)前15天全部發(fā)出，每天統(tǒng)計(jì)反饋人數(shù)主動(dòng)匯報(bào)給總負(fù)責(zé)人。每發(fā)一份邀請(qǐng)函都應(yīng)同時(shí)以電話確認(rèn)。在發(fā)出邀請(qǐng)函后，一周內(nèi)沒(méi)有收到回執(zhí)，要電話確認(rèn)并匯報(bào)總負(fù)責(zé)人，總負(fù)責(zé)人決定是否增加人員或用其他方式與邀請(qǐng)人員聯(lián)絡(luò)。

2．對(duì)邀請(qǐng)函確認(rèn)要分多次跟蹤（至少三次）、反復(fù)提示：

①邀請(qǐng)函發(fā)出后立即確認(rèn)是否收到；

②會(huì)議前十五天最終確定是否決定參加、來(lái)程安排；

③會(huì)議前三天確認(rèn)航班；

④重要嘉賓及發(fā)言人在會(huì)議前一天再次確認(rèn)何時(shí)到達(dá)，告知誰(shuí)接機(jī)，并有專人過(guò)問(wèn)其食宿行安排；

⑤在會(huì)議正式開(kāi)始前半天，確認(rèn)主要嘉賓和發(fā)言人座位、住宿房號(hào)，專門提醒開(kāi)會(huì)、發(fā)言準(zhǔn)確時(shí)間，有專人接應(yīng)、引導(dǎo)。

3．掌握上菜時(shí)間，尤其是在中午安排的就餐時(shí)間正式開(kāi)始前5分鐘，應(yīng)有2個(gè)熱菜先上到桌上并蓋好（如會(huì)議延時(shí)則靈活掌握，及時(shí)通知餐廳更改）?？腿说烬R即可用餐，避免所有人到齊后再上菜，用餐等待時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。

4．每一次會(huì)議開(kāi)始前，要給賓館一個(gè)詳細(xì)的接待需求清單與對(duì)口聯(lián)絡(luò)人清單，需要賓館配合的會(huì)議接待、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理問(wèn)題以文字化的表格明示，對(duì)賓館作詳細(xì)說(shuō)明，常規(guī)性事項(xiàng)也應(yīng)重復(fù)提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。

5．差錯(cuò)舉例：

①在通知演講嘉賓時(shí)，交待不清楚或演講嘉賓沒(méi)有理解會(huì)議主題、參會(huì)對(duì)象的需求，不了解其他發(fā)言者的情況，演講者不能準(zhǔn)確地根據(jù)會(huì)議需求把握內(nèi)容。

②事先沒(méi)有專人審閱發(fā)言稿件，演講內(nèi)容脫離主題，離題太遠(yuǎn)，大道理過(guò)多，空話套話一大堆，與其他發(fā)言者內(nèi)容重復(fù)。

③演講時(shí)間超出約定，主持人未注意控制和提醒，影響其他會(huì)議安排（應(yīng)事先向發(fā)言人交待發(fā)言時(shí)間或有專人在臺(tái)下醒目位置處出示發(fā)言時(shí)間提示牌）。

④與賓館協(xié)調(diào)、溝通渠道不通暢，導(dǎo)致銜接脫節(jié)或要求賓館配合的事項(xiàng)沒(méi)人做，或未與賓館方面確認(rèn)。

⑤與接機(jī)人員銜接或交待不清楚接待要素（時(shí)間、航班號(hào)、人數(shù)），導(dǎo)致無(wú)人接機(jī)或未接到人，或車輛不夠座位。

評(píng)述：對(duì)一些會(huì)議嘉賓和發(fā)言者為什么強(qiáng)調(diào)三次以上的確認(rèn)？一是表示主辦單位的尊重和誠(chéng)意；二是在反復(fù)聯(lián)絡(luò)溝通過(guò)程中引起重視，充分準(zhǔn)備。因?yàn)橐话闳私拥酵ㄖ蠖紩?huì)“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各種“借口”反復(fù)地與重要嘉賓尤其是演講者聯(lián)系溝通，可以促動(dòng)其做好符合會(huì)議需求的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，也可在溝通中聽(tīng)取到專家意見(jiàn)，從而對(duì)會(huì)議主題、具體內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行適當(dāng)修正。