工作會(huì)議的禮儀

工作會(huì)議是指工作單位的領(lǐng)導(dǎo)人，將員工組織起來(lái)，就某些專門問(wèn)題進(jìn)行研究、討論，必要時(shí)做出決定的一種社會(huì)活動(dòng)形式。不論企業(yè)單位還是事業(yè)單位，召開(kāi)工作會(huì)議都是十分平常的事。因此，作為一名工作人員必須掌握會(huì)議的相關(guān)禮儀。

1.會(huì)前禮儀

無(wú)論何種會(huì)議，會(huì)前準(zhǔn)備工作都很重要，一般包括如下幾個(gè)方面。

(1)擬定工作會(huì)議主題。在舉行工作會(huì)議之前，作為領(lǐng)導(dǎo)必須先確定好會(huì)議主題，包括會(huì)議名稱。主題確定后，作為負(fù)責(zé)籌備會(huì)議的工作人員，則應(yīng)圍繞會(huì)議主題，策劃會(huì)議的規(guī)模、時(shí)間、議程等事項(xiàng)。注意分工要明確，將任務(wù)具體分配到各個(gè)人身上。

(2)擬發(fā)通知。會(huì)議舉行之前，負(fù)責(zé)籌備會(huì)議的工作人員要提前通知各參會(huì)者，如果需要邀請(qǐng)兄弟單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓，還需要以正規(guī)的形式向其發(fā)出邀請(qǐng)函，并派專人送達(dá)。會(huì)議通知必須寫明開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)及會(huì)議主題和會(huì)議參加者等內(nèi)容。擬發(fā)會(huì)議通知時(shí)應(yīng)注意以下兩個(gè)方面。

第一，通知內(nèi)容具體、詳細(xì)。工作會(huì)議通知內(nèi)容一般包括：標(biāo)題、主題、會(huì)議時(shí)間、出席對(duì)象、報(bào)到時(shí)間、報(bào)到地點(diǎn)等七個(gè)要點(diǎn)。會(huì)議時(shí)間一般不應(yīng)選擇在重大節(jié)日和假日，因?yàn)檫@些日子是與會(huì)者的休息日。為了使會(huì)議參加者能對(duì)自己的工作做好安排，有的會(huì)議通知還應(yīng)寫明閉會(huì)時(shí)間。擬寫通知時(shí)，應(yīng)保證其完整性和規(guī)范性。

第二，把握好送達(dá)時(shí)間。會(huì)議通知擬寫好以后，需要及時(shí)通知參會(huì)者，不得拖延時(shí)間，以免出現(xiàn)缺席現(xiàn)象。所以，發(fā)會(huì)議通知要提前一定的時(shí)間，以便會(huì)議參加者有所準(zhǔn)備。根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和參加者的地點(diǎn)，會(huì)議通知可采用張貼的辦法，也可郵寄。郵寄會(huì)議通知時(shí)在信封上寫明“會(huì)議通知，收到急轉(zhuǎn)”的字樣，以免中途耽擱。對(duì)外地的會(huì)議參加者，有關(guān)住宿和差旅費(fèi)等問(wèn)題都應(yīng)一一寫明，以免造成不必要的麻煩。

(3)準(zhǔn)備好文件材料。會(huì)議文件材料應(yīng)該在會(huì)議舉行前準(zhǔn)備好，單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件材料的擬定應(yīng)仔細(xì)斟酌。主要包括會(huì)議的議程、開(kāi)幕詞、閉幕詞、主題報(bào)告、大會(huì)決議、典型材料、背景介紹等。需要在會(huì)前下發(fā)的文件，及時(shí)發(fā)放給參會(huì)者。

(4)常規(guī)性準(zhǔn)備。工作會(huì)議召開(kāi)之前，具體細(xì)節(jié)問(wèn)題不能忽視，如布置會(huì)場(chǎng)、會(huì)議用品的采購(gòu)等。

第一，布置會(huì)場(chǎng)。首先要選擇好會(huì)議召開(kāi)的場(chǎng)地。會(huì)場(chǎng)的大小，要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和參加的人數(shù)而定。會(huì)場(chǎng)的布置也要和會(huì)議的內(nèi)容相稱。在一些大型會(huì)議的廣場(chǎng)或門口還應(yīng)該張貼“歡迎”之類的告示。如果會(huì)場(chǎng)不易尋找，應(yīng)在附近安設(shè)路標(biāo)以作指引。將會(huì)議所需的桌椅擺放整齊，所需用品準(zhǔn)備齊全，如空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像機(jī)等。注意提前調(diào)試好會(huì)議所需用品，以免會(huì)議召開(kāi)后出現(xiàn)麻煩。會(huì)標(biāo)因在主席臺(tái)上方，一般紅底白字或黑字，字要端莊大方，兩列或四周可布置一些帶有鼓動(dòng)性、號(hào)召性的標(biāo)語(yǔ)。座位的安排應(yīng)根據(jù)會(huì)議的類型，選擇圓形會(huì)場(chǎng)排列或長(zhǎng)方形、正方形、對(duì)稱形、凹字形等座位排列。擺設(shè)方面，應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型擺設(shè)，烘托會(huì)議氣氛。例如：座談會(huì)、協(xié)商會(huì)應(yīng)體現(xiàn)和諧、平等的氣氛，慶祝會(huì)應(yīng)布置得喜氣洋洋。會(huì)場(chǎng)布置應(yīng)注意顏色的心理效果和花草、盆景的擺設(shè)。

此外，還要正確安排主席臺(tái)的座次，我國(guó)目前的慣例是：前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左座高于右座。凡屬重要會(huì)議，應(yīng)先在主席臺(tái)每位就座者身前的桌子上，擺放好寫有其本人姓名的桌簽。排列聽(tīng)眾席的座次，目前主要有兩種方法：一是按指定區(qū)域統(tǒng)一就座；二是自由就座。