· 在發(fā)送電子郵件之前，重新閱讀一遍，想象一下對(duì)方在心情最糟糕的情況下閱讀這封電子郵件的情況。大多數(shù)電子郵件給對(duì)方留下的印象都比你預(yù)想的更咄咄逼人。你應(yīng)該想一想在最糟糕的情況下對(duì)方腦海中的畫面。這樣做會(huì)大大減少風(fēng)險(xiǎn)。

· 進(jìn)行角色互換。在電子郵件中首先提一些與對(duì)方有關(guān)的事情 相當(dāng)于聊天?！跋Ｍ愀忻耙呀?jīng)好了。”“聽說(shuō)你那里下大雪了。”這樣做會(huì)讓你更富有人情味，也會(huì)使其更像一次有著更多人際交流的面對(duì)面的會(huì)談。

· 心煩或生氣的時(shí)候千萬(wàn)不要發(fā)送電子郵件。因?yàn)槟銜?huì)說(shuō)出一些原本不想說(shuō)的話。如果可以，先寫好電子郵件并保存為草稿，過(guò)些時(shí)候再重新讀一遍。

· 盡量使電子郵件簡(jiǎn)短些。如果你要提一些需要花很長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行檢查的復(fù)雜建議，電子郵件并非最佳手段。如需發(fā)送報(bào)告，請(qǐng)以附件形式發(fā)送，標(biāo)出你希望對(duì)方閱讀的時(shí)間段（“在您方便的時(shí)候”或“在未來(lái)幾天之內(nèi)”）。這樣做既考慮了對(duì)方的時(shí)間，也不至于使對(duì)方一拍腦門說(shuō)：“噢，天哪，又是一封長(zhǎng)長(zhǎng)的郵件！”

· 如果你正在寫一封特別敏感的電子郵件，在發(fā)送之前請(qǐng)找一位同事或朋友先檢查一遍。另一雙眼睛的視角通常會(huì)對(duì)你有很大幫助。

· 如果不得不在心情不好的時(shí)候發(fā)送電子郵件，應(yīng)主動(dòng)向?qū)Ψ秸f(shuō)明。郵件開頭可以這樣寫，“我現(xiàn)在的心情真的非常糟糕，所以請(qǐng)?jiān)徫业恼Z(yǔ)氣”，或其他任何需要對(duì)方諒解的話。

· 幽默非常有效，但前提是對(duì)方看待幽默的方式與你相同。幽默風(fēng)趣的語(yǔ)句就像聊天一般令人感到輕松。

最后，想想對(duì)方的溝通方式，盡可能與其接近。這并不是要你刻意模仿他們，而是在為對(duì)方作出轉(zhuǎn)變。

如果對(duì)方是一名工作繁忙的高管，他/她也許只會(huì)看寥寥數(shù)語(yǔ)。關(guān)鍵是要確保對(duì)方聽到了你想讓他們聽到的內(nèi)容。你采用的溝通方式在此會(huì)起很大作用。

為比爾·科格里安內(nèi)斯的婚禮設(shè)計(jì)邀請(qǐng)函的設(shè)計(jì)師，晚了一個(gè)多星期還沒交上設(shè)計(jì)樣品，而且只能通過(guò)電子郵件才能聯(lián)系上他。這位設(shè)計(jì)師的助理讓比爾再等一星期。比爾沒有匆忙地給予對(duì)方憤怒的回應(yīng)，而是發(fā)送了一封電子郵件，感謝設(shè)計(jì)師為他設(shè)計(jì)婚禮邀請(qǐng)函。接著，他以實(shí)事求是的態(tài)度告訴對(duì)方婚禮帶給自己的各種壓力，說(shuō)自己和未婚妻真的需要對(duì)邀請(qǐng)函的樣式作出決定。他想知道，設(shè)計(jì)師怎樣才能幫助他們完成這個(gè)計(jì)劃？

第二天，比爾拿到了連夜快遞來(lái)的設(shè)計(jì)樣品?！凹词乖谝环怆娮余]件中，對(duì)待延誤也不必態(tài)度粗魯?！北葼栒f(shuō)。他還補(bǔ)充說(shuō)，那封電子郵件不帶任何情緒，輕松地就讓設(shè)計(jì)師采取了迅速而積極的行動(dòng)。

注意各種信號(hào)

如果你仔細(xì)觀察和傾聽，大多數(shù)人都給出用以說(shuō)服他們的方法。但我們往往沒有充分注意對(duì)方的言行。注意各種信號(hào) 語(yǔ)言的和動(dòng)作的 可以為你提供許多有用的信息以說(shuō)服對(duì)方。

如果對(duì)方說(shuō)：“我不可能在這個(gè)時(shí)候?yàn)槟氵@樣做?！蹦憔蛻?yīng)該問(wèn)：“那你什么時(shí)候能這樣做呢？”或“還有誰(shuí)能這樣做呢？”如果對(duì)方說(shuō)：“這是我們的標(biāo)準(zhǔn)合同?！蹦憔蛻?yīng)該問(wèn)：“貴方曾有過(guò)例外情況嗎？”如果對(duì)方說(shuō)：“我們從來(lái)不議價(jià)。”你就應(yīng)該問(wèn)：“好吧，那你們議什么呢？”要注意對(duì)方的每一個(gè)用詞、每一個(gè)語(yǔ)調(diào)的變化和每一個(gè)舉動(dòng)。

梅利莎·格魯扎德要求降低房租，房東拒絕了。梅利莎問(wèn)房東最近是否能少收點(diǎn)房租?！皟赡昵翱梢?，今天可不行?！狈繓|說(shuō)?，F(xiàn)在是芝加哥一名律師的梅利莎捕捉到一個(gè)信號(hào)：“今天不行”，于是她問(wèn)道：“好吧，如果今天不行，那明天呢？”房東最后降低了房租。

法比奧·瓦塞爾想讓瑞銀投資銀行在他未能及時(shí)取得簽證的情況下保留他的工作機(jī)會(huì)。人力資源經(jīng)理說(shuō)：“我無(wú)能為力?！狈ū葕W說(shuō)：“好吧，那誰(shuí)能做主呢？”他找到了可以為他保留了工作機(jī)會(huì)的人。法比奧現(xiàn)在是倫敦野村國(guó)際的一名投資銀行家，他當(dāng)時(shí)因?yàn)檎J(rèn)真傾聽，所以得到了這樣的信號(hào)：人力資源經(jīng)理只是說(shuō)了她自己的職權(quán)范圍。