1．按與會人數(shù)準(zhǔn)備座位牌，通常多備20多個，以備不時之需。

2．會議前一天晚上擺放座位牌，開會前一小時再仔細(xì)檢查一遍，仔細(xì)核對與會者姓名是否有錯，發(fā)現(xiàn)遺漏或名字錯誤立即補(bǔ)救。

3．會議桌、椅子及會議桌上的水杯、紙、鉛筆等用繩子拉成一條直線、一個方向，造成一種整齊劃一、壯觀嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍鈩荨?/p>

4．會場門口簽到處設(shè)立會議標(biāo)志，說明會議名稱、演講人員姓名、會議議題以及會議的開始和結(jié)束時間。

5．投影設(shè)備、大屏幕顯示、電腦、同聲傳譯設(shè)備（指大型國際研討會）擺放在合適的位置，方便使用但又不影響與會者視線，并逐一檢查是否備全。

6．會場音樂安排：

①選擇與會議主題和會議議程相適應(yīng)的會議音樂，提前選擇并請總負(fù)責(zé)人審聽。

②與酒店音響師溝通，告知放音樂的順序和曲目，上下午會議開始前以進(jìn)行曲為主，是會議開始的“鈴聲”，會議休息間以輕松歡快音樂為主。合適的音樂能渲染會議氣氛，振奮精神。

7．電腦和大屏幕顯示。開會前一天，對電腦進(jìn)行預(yù)演，注意會場每個角落都要能清晰地看到大屏幕，在開會當(dāng)天提前一小時再次進(jìn)行預(yù)演。角度和焦距要調(diào)整好，以免字太小或偏離視線。

8．麥克風(fēng)。根據(jù)會議需求情況進(jìn)行調(diào)查，是否安裝固定麥克風(fēng)、別針式麥克風(fēng)、無線麥克風(fēng)等，數(shù)量需求是多少，無論使用哪種麥克風(fēng)，在會議開始前都應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)檢查會場內(nèi)麥克風(fēng)是否足夠，擺放位置是否合適，以及能否正常使用。

9．當(dāng)會議演講者或主持人需要同與會者交流、回答問題時，應(yīng)有兩個服務(wù)員分開在兩邊傳遞麥克風(fēng)，掃視全場。麥克風(fēng)放到講臺上的時候要注意聲音是否夠大。會議開始前也可在發(fā)言席上放一個無線麥克，便于演講者走動式演講。

10．在會議演講臺旁可根據(jù)需要準(zhǔn)備白板、白板筆、激光筆，并需試用一遍，以確認(rèn)是否能用。

11．燈光：在需要使用視聽設(shè)備時，用可以調(diào)節(jié)亮度的白熾燈較好，如有必要對燈光進(jìn)行亮度控制。將所有燈光變化進(jìn)行預(yù)演，如因會議議程需要，還要對在什么時候調(diào)整燈光有所準(zhǔn)備。

12．空調(diào)溫度控制：注意場內(nèi)溫度的變化，及時調(diào)節(jié)溫度調(diào)節(jié)裝置。通常在與會者入場前把會場溫度調(diào)得較低，隨著與會者增多，會場內(nèi)溫度會自然升高，也可將溫度調(diào)節(jié)裝置設(shè)定一個合適的溫度。避免過冷或過熱。

13．開會前，會務(wù)組提前一小時到會場，對賓館會務(wù)各個環(huán)節(jié)全面檢查一番——場地、主席臺、座位牌、音響、音樂、燈光、背板、嘉賓證、文件、資料等，現(xiàn)場使用或“過濾”一遍，看有無漏洞、疏忽。

14．差錯舉例：

①在布置會場時，主席臺排位順序錯誤，重要嘉賓、發(fā)言者姓名、職務(wù)、性別弄錯。沒有注意到是否保證所有與會者都能看到大屏幕。

②播放powerpoint時，沒有及時調(diào)整燈光或powerpoint顏色影響視角，與會者看不清楚屏幕內(nèi)容。

③會前播放的音樂與會議氛圍不協(xié)調(diào)，過于嘈雜或音樂碟片損壞。

④沒有仔細(xì)檢查麥克風(fēng)，話筒無聲。投影機(jī)放不出演講材料。

⑤沒有預(yù)留座位余量（通常20％），在突然增加與會者時出現(xiàn)被動局面。

⑥在打印雙面座位牌時，只打印單面，座位牌另一面是空白。

評述：電腦、麥克風(fēng)、投影這三項工具如在會議進(jìn)行過程中出現(xiàn)障礙，極有可能導(dǎo)致會議癱瘓，有時會議就因此搞砸。會議開始前或休息中配備不同的音樂，能給人以爽心悅耳的感覺，并配合會議不同階段的氛圍。燈光、音響、座位上紙茶筆的擺放等等都會影響到會場效果。會議組織是否夠?qū)I(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)往往在這些細(xì)處得到體現(xiàn)。