1．了解整個會議安排、議程。熟悉演講嘉賓簡歷與演講內(nèi)容，并做簡單提煉和概述。

2．駕馭會場氣氛。對整個會議主題、各發(fā)言選題之間銜接關(guān)系，可做些簡單評述并“串聯(lián)”起來。出現(xiàn)突發(fā)事件時，靈活應(yīng)對。

3．會議總負(fù)責(zé)人需做好細(xì)致的“幕后”策劃、設(shè)計和組織工作。應(yīng)備好專門的文字素材提供給主持人參考，并當(dāng)面說明會議現(xiàn)場情況和對主持人的特別提醒。

4．會議總負(fù)責(zé)人可以小紙條、便條等形式及時告知與會議主持相關(guān)的情況，如每個發(fā)言人的主題與立意、主辦單位意圖、臨時出現(xiàn)的變動，以確保主持人很清晰地隨時掌握會議現(xiàn)場情況。不要讓主持人有模糊唐突感。

5．上午主持的時候要把下午的安排說明一下，下午要把第二天安排再強(qiáng)調(diào)一遍，以提醒與會者再次確認(rèn)會議安排，準(zhǔn)時到會（多一點說明、看似不經(jīng)意的提示可從心理上消減會議懶散的情緒，確保會議的嚴(yán)謹(jǐn)整齊）。

評述：會議主持人是會議的“中樞神經(jīng)系統(tǒng)”，起著承上啟下、調(diào)節(jié)會場氣氛的作用，不是簡單的“報幕人”角色，需要對整個會議主題、過程有個總體把握，引導(dǎo)會議的方向，緩解與會者可能的抱怨和誤解。會議主持的語言分寸、時間把握和對發(fā)言人的評述都很有學(xué)問可講。

小型工作會議

1．根據(jù)議程，讓某些人僅出席部分時間的會議。

2．每份資料的標(biāo)題處可注明“供參閱”、“供討論”、“供決策”等字樣，使與會者知道要在會上做什么。

3．重要領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言和復(fù)雜論題需要充沛精力討論的，放在會議的前部。

4．會議主席應(yīng)明確會議議程，寫下每個項目準(zhǔn)備達(dá)到的目標(biāo)、需要決定的討論要點，確定參會人員和準(zhǔn)備會議過程中需提問的問題。

5．會議議程不宜過早分發(fā)，以免有些與會者可能會忘記或丟失，提前2—3天足夠了。

6．在會議前半天應(yīng)電話再通知、提示一次。對需要準(zhǔn)備材料者應(yīng)提前一天以上做特別提醒，以引起對方重視。

7．會議結(jié)束前，主持人總結(jié)要點，明確每項任務(wù)的責(zé)任人、執(zhí)行要素、注意事項、完成時間、會議成果。

8．每次會議都要做筆錄，重要會議應(yīng)不晚于第3天即形成紀(jì)要發(fā)給與會者，在下一次會議時主持人可拿著上次會議紀(jì)要逐項對照檢查執(zhí)行情況。

9．業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會議重點不在于講流水賬，而是把需要知會、需領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)、提示大家特別注意的動向和問題、需要大家協(xié)助的事項等等說明清楚。座談會也需提醒每人座談主題和大致發(fā)言時間，避免一個人發(fā)言說個不停或者與主題無關(guān)。

如何找錯

隨時隨地留意身邊每一次重大會議或其他項目運(yùn)作中的疏漏和差錯。每一次總結(jié)都可暢所欲言，將任何細(xì)微差錯、疏漏、特別提請注意的事項提出來，每個人講出來的就是具體情節(jié)和活生生的事例，是“干貨”，而不是大道理、大原則或簡單的抱怨。專人記錄，“找錯”甚至可以作為一個“硬任務(wù)”，起初讓每一個參與者至少提出五個差錯，十個人就匯成了五十個差錯案例！匯總發(fā)給每個人去補(bǔ)充，并編輯成冊，人人皆知，避免其他人或后來的人犯同樣的錯誤。最終形成標(biāo)準(zhǔn)化的會議工作手冊。

當(dāng)把“找錯”作為一種工作習(xí)慣和制度體現(xiàn)在管理的方方面面，錯誤一定會越來越少，直至不再需要“找錯”。